Kết Nối Máy In Mạng Nội Bộ: Hướng Dẫn Chi Tiết

Trong môi trường làm việc hiện đại, nhu cầu in ấn tài liệu từ nhiều máy tính là rất phổ biến. Thay vì trang bị mỗi máy tính một máy in riêng, giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí hàng đầu là kết nối máy in mạng nội bộ. Điều này cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và sử dụng chung một thiết bị, tối ưu hóa hiệu quả in ấn cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp in ấn chất lượng cao hoặc máy in phù hợp cho nhu cầu văn phòng, hãy khám phá tại lambanghieudep.vn. Tuy nhiên, việc thiết lập và chia sẻ máy in qua mạng LAN có thể khiến không ít người bối rối. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cách thực hiện điều đó.

Các Bước Chuẩn Bị Trước Khi Kết Nối Máy In Mạng LAN

Trước khi tiến hành kết nối máy in mạng nội bộ và chia sẻ, bạn cần đảm bảo một số yếu tố cơ bản được chuẩn bị sẵn sàng. Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng tất cả các máy tính trong mạng nội bộ cần sử dụng máy in đều đã được kết nối thành công với nhau qua mạng LAN (có dây hoặc Wi-Fi). Thường thì một máy tính sẽ được chọn làm máy chủ (host), kết nối trực tiếp với máy in qua cáp USB hoặc mạng (nếu máy in có cổng mạng tích hợp).

Tiếp theo, việc cài đặt driver máy in cho tất cả các máy tính là bước cực kỳ quan trọng. Bạn nên tải driver mới nhất từ website chính thức của nhà sản xuất máy in. Cài đặt driver này lên máy chủ trước tiên, đảm bảo máy in hoạt động bình thường khi in trực tiếp từ máy chủ. Sau đó, bạn cũng cần chuẩn bị sẵn driver cho các máy tính khác (máy trạm) sẽ kết nối tới máy in được chia sẻ này. Đôi khi hệ thống tự động cài đặt driver khi kết nối, nhưng có sẵn bộ cài sẽ giúp khắc phục lỗi dễ dàng hơn và đảm bảo tính tương thích.

Hướng Dẫn Chia Sẻ Máy In Từ Máy Chủ Qua Mạng Nội Bộ

Sau khi máy in đã được cài đặt driver và hoạt động tốt trên máy chủ, bạn cần thực hiện các bước chia sẻ để các máy tính khác trong mạng nội bộ có thể truy cập. Quy trình này được thực hiện trên máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in (máy chủ).

Mở Control Panel trên máy chủ, sau đó tìm và chọn mục “Devices and Printers“.

Tìm tên máy in bạn muốn chia sẻ trong danh sách. Nhấp chuột phải vào tên máy in đó và chọn “Printer properties“. (Lưu ý: Đôi khi bạn sẽ thấy tùy chọn “Set as default printer” ở đây, bạn có thể chọn nếu muốn máy in này là máy in mặc định cho máy chủ).

Trong cửa sổ “Printer properties” vừa mở, chuyển sang tab “Sharing“. Đánh dấu vào ô “Share this printer“. Hệ thống sẽ tự động điền một tên chia sẻ (Share name) mặc định, bạn có thể giữ nguyên hoặc đổi tên dễ nhớ hơn. Nhấn “Apply” rồi “OK” để lưu lại cài đặt chia sẻ.

Tiếp theo, để các máy tính khác trong mạng có thể nhìn thấy máy in này, bạn cần kiểm tra cài đặt chia sẻ mạng. Quay lại Control Panel, tìm và mở “Network and Sharing Center“.

Trong cửa sổ “Network and Sharing Center“, chọn “Change advanced sharing settings“.

Tại đây, bạn cần đảm bảo các tùy chọn chia sẻ cho cấu hình mạng hiện tại (thường là “Private” hoặc “All Networks” tùy thiết lập của bạn) được bật. Cụ thể, hãy bật “Turn on network discovery” và “Turn on file and printer sharing“.

Mô tả chi tiết cài đặt chia sẻ tệp và máy in trong Network and Sharing Center trên WindowsMô tả chi tiết cài đặt chia sẻ tệp và máy in trong Network and Sharing Center trên Windows

Cuộn xuống phần “Password protected sharing“. Để đơn giản hóa việc kết nối từ các máy trạm, bạn có thể chọn “Turn off password protected sharing“. Điều này có nghĩa là các máy tính khác sẽ không cần nhập mật khẩu khi kết nối tới máy in được chia sẻ. Nhấn “Save changes“. (Lưu ý: Việc tắt bảo vệ bằng mật khẩu có thể làm giảm bảo mật nếu mạng nội bộ của bạn không hoàn toàn đáng tin cậy).

Cách Kết Nối Và Sử Dụng Máy In Đã Được Chia Sẻ Trên Máy Trạm

Sau khi máy in đã được chia sẻ thành công trên máy chủ, các máy tính khác trong mạng nội bộ (máy trạm) có thể dễ dàng kết nối để sử dụng. Có hai phương pháp phổ biến để thực hiện điều này, giúp bạn hoàn tất việc kết nối máy in mạng nội bộ từ phía người dùng cuối.

Phương Pháp 1: Kết Nối Nhanh Qua Địa Chỉ IP hoặc Tên Máy Chủ

Phương pháp đầu tiên là kết nối trực tiếp bằng cách sử dụng địa chỉ IP hoặc tên của máy tính chủ. Bạn cần xác định địa chỉ IP nội bộ hoặc tên đầy đủ của máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in. Trên máy trạm, nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại “Run“. Gõ \ theo sau là địa chỉ IP (ví dụ: \192.168.1.100) hoặc tên máy tính chủ (ví dụ: \MAY_CHU_IN). Nhấn Enter hoặc OK.

Một cửa sổ sẽ xuất hiện, hiển thị danh sách các tài nguyên (thư mục, máy in…) mà máy chủ đó đang chia sẻ. Tìm tên máy in mà bạn đã chia sẻ ở bước trước. Nhấp đúp chuột trái vào tên máy in đó.

Hệ thống sẽ tự động cố gắng kết nối và cài đặt máy in. Nếu máy trạm chưa có driver tương thích, một hộp thoại sẽ hiện ra yêu cầu cài đặt driver. Nhấn “Install driver” để quá trình cài đặt diễn ra. Đôi khi bạn có thể cần cung cấp đường dẫn đến bộ cài driver đã tải về trước đó. Đảm bảo bạn có sẵn driver phù hợp với phiên bản Windows và kiến trúc (32-bit hay 64-bit) của máy trạm.

Phương Pháp 2: Sử Dụng Công Cụ Add Printer (Thêm Máy In)

Phương pháp thứ hai là sử dụng công cụ “Add a printer” tích hợp sẵn trong Windows. Đây là cách phổ biến và thường dùng khi phương pháp IP không hoạt động hoặc bạn muốn tìm kiếm máy in trong mạng một cách trực quan hơn.

Trên máy trạm, mở Control Panel, sau đó chọn “Devices and Printers” (hoặc “View devices and printers“).

Cửa sổ Add a printer wizard trong Windows, hiển thị tùy chọn The printer that I want isn’t listedCửa sổ Add a printer wizard trong Windows, hiển thị tùy chọn The printer that I want isn’t listed

Nhấn vào nút “Add a printer” ở phía trên cùng của cửa sổ. Hệ thống sẽ bắt đầu quét và tìm kiếm các máy in có sẵn trong mạng. Nếu máy in được chia sẻ từ máy chủ của bạn hiển thị trong danh sách, chỉ cần nhấp vào nó và nhấn “Next“, sau đó làm theo hướng dẫn cài đặt.

Nếu máy in không tự động xuất hiện, nhấn vào tùy chọn “The printer that I want isn’t listed“. Tại cửa sổ tùy chọn nâng cao, bạn có thể chọn “Select a shared printer by name” và nhập đường dẫn mạng của máy in (ví dụ: \MAY_CHU_INTen_May_In_Chia_Se) hoặc nhấn “Browse” để duyệt tìm máy tính chủ trong mạng và chọn máy in từ đó.

Một tùy chọn khác là “Add a printer using a TCP/IP address or hostname“. Lưu ý rằng tùy chọn này thường được sử dụng để cài đặt các máy in mạng độc lập (có cổng LAN hoặc Wi-Fi tích hợp) chứ không phải máy in được chia sẻ từ một máy tính khác. Tuy nhiên, nếu máy chủ máy in có địa chỉ IP cố định và bạn muốn kết nối qua đó, bạn có thể thử. Chọn tùy chọn này, nhấn “Next“, chọn “TCP/IP Device” trong mục “Device type“, nhập địa chỉ IP của máy chủ vào mục “Hostname or IP address“, và nhấn “Next“. Hệ thống sẽ cố gắng nhận dạng máy in và hướng dẫn bạn cài đặt driver. Trong cả hai trường hợp (kết nối qua tên chia sẻ hoặc TCP/IP), nếu hệ thống yêu cầu driver và không tìm thấy tự động, bạn sẽ cần nhấn “Have Disk” và trỏ tới thư mục chứa bộ cài driver máy in đã tải về trước đó để hoàn tất cài đặt.

Đặt Máy In Mặc Định Cho Máy Trạm

Nếu máy tính của bạn kết nối với nhiều máy in khác nhau (bao gồm cả máy in mạng, máy in cục bộ, máy in ảo…), việc đặt một máy in làm mặc định sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi in ấn. Thay vì phải chọn lại máy in mỗi lần, hệ thống sẽ tự động sử dụng máy in mặc định mà không cần bạn thao tác lại.

Để đặt máy in đã kết nối qua mạng nội bộ làm mặc định, bạn chỉ cần quay lại cửa sổ “Devices and Printers” (Control Panel). Nhấp chuột phải vào tên máy in mạng đó và chọn “Set as default printer“. Một dấu tích màu xanh sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng máy in, xác nhận rằng nó đã được đặt làm mặc định thành công. Thao tác này giúp nâng cao hiệu quả làm việc khi sử dụng máy in chung trong mạng.

Menu chuột phải trên biểu tượng máy in trong Devices and Printers, hiển thị tùy chọn Set as default printerMenu chuột phải trên biểu tượng máy in trong Devices and Printers, hiển thị tùy chọn Set as default printer

Việc kết nối máy in mạng nội bộ là một quy trình đơn giản nhưng mang lại hiệu quả đáng kể cho các môi trường làm việc có nhiều người dùng. Bằng cách làm theo các bước chi tiết được hướng dẫn ở trên, bạn có thể dễ dàng thiết lập và chia sẻ máy in, giúp tối ưu hóa hoạt động in ấn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin bạn cần để thực hiện thành công. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ thêm về các giải pháp in ấn cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Viết một bình luận