Việc biết cách scan trên máy in Brother hiệu quả là kỹ năng cần thiết cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt khi xử lý tài liệu in ấn hàng ngày. Máy in Brother nổi tiếng với độ bền bỉ và tính năng đa dạng, bao gồm cả khả năng scan mạnh mẽ. Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo các bước sử dụng chức năng này để số hóa tài liệu nhanh chóng và chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết hai phương pháp scan phổ biến trên máy in đa năng Brother, giúp bạn tận dụng tối đa thiết bị của mình.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu scan tài liệu
Trước khi bạn tiến hành scan tài liệu bằng máy in Brother, điều quan trọng là phải đảm bảo các yếu tố kỹ thuật cơ bản đã sẵn sàng. Đầu tiên và quan trọng nhất là việc cài đặt driver đầy đủ và mới nhất cho máy in của bạn trên máy tính. Driver là phần mềm trung gian giúp máy tính “hiểu” và giao tiếp được với máy in, bao gồm cả chức năng scan. Việc sử dụng driver cũ hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến lỗi hoặc giới hạn chức năng scan.
Ngoài ra, kết nối giữa máy tính và máy in cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Dù bạn kết nối qua cáp USB hay mạng Wi-Fi, đường truyền phải ổn định để đảm bảo quá trình truyền dữ liệu scan diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn hay lỗi file. Một kết nối kém có thể làm chậm quá trình hoặc khiến máy tính không nhận diện được máy scan, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng chức năng quét tài liệu của bạn.
Cách scan từ máy tính bằng phần mềm Control Center 4
Control Center 4 là một chương trình tiện ích mạnh mẽ và miễn phí đi kèm với hầu hết các mẫu máy scan Brother. Nó được thiết kế để đơn giản hóa quy trình scan, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh các thiết lập scan và quản lý điểm đến của file sau khi hoàn tất. Đây là công cụ được ưa chuộng vì giao diện thân thiện và tích hợp sâu với các chức năng của máy in Brother.
Cài đặt và khởi động Control Center 4
Sau khi driver máy in Brother đã được cài đặt hoàn tất trên máy tính, thông thường một cửa sổ sẽ hiển thị tùy chọn giữa hai chế độ cho Control Center 4: “Home Mode” và “Advanced Mode”. Bạn có thể lựa chọn chế độ phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Khi máy in đã được kết nối nguồn và cáp USB hoặc mạng, biểu tượng trạng thái của máy scan và biểu tượng Control Center 4 sẽ xuất hiện ở khay hệ thống, báo hiệu thiết bị đã sẵn sàng hoạt động.
Để mở chương trình, bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng Control Center 4 dưới khay hệ thống và chọn “Home Mode”. Một cách khác là truy cập qua menu Start, tìm thư mục “Brother”, chọn tên model máy in của bạn và sau đó chọn Control Center 4. Quá trình này giúp bạn tiếp cận giao diện chính của phần mềm để bắt đầu thiết lập các tùy chọn scan theo ý muốn.
Nạp tài liệu vào máy scan
Bước tiếp theo trong quy trình scan trên máy in Brother là chuẩn bị tài liệu gốc. Việc nạp giấy, văn bản hay hình ảnh sẽ phụ thuộc vào số lượng và loại tài liệu bạn cần scan. Đối với các tài liệu có nhiều trang mà bạn muốn scan vào chung một file duy nhất, bạn nên sử dụng khay nạp tài liệu tự động (ADF). Hãy đặt mặt cần scan hướng lên trên trong khay ADF để máy tự động kéo giấy.
Ngược lại, nếu bạn chỉ cần scan một trang duy nhất, một bức ảnh hay một loại giấy dày không phù hợp với ADF, hãy đặt tài liệu đó lên mặt kính phẳng (flatbed). Lưu ý rằng chỉ các dòng máy in đa năng Brother (thường có ký hiệu MFC) mới được trang bị khay ADF, trong khi các dòng máy chỉ có chức năng in và scan (thường ký hiệu DCP) chỉ có mặt kính phẳng. Việc lựa chọn đúng cách nạp giấy giúp đảm bảo chất lượng scan và hiệu quả công việc.
Lựa chọn chương trình Brother Utilities và máy in
Quy trình truy cập Brother Utilities có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào hệ điều hành Windows bạn đang sử dụng. Với người dùng Windows 7, bạn cần nhấp vào nút “Start” ở góc dưới bên trái màn hình, sau đó chọn “All Programs”, tìm đến thư mục “Brother”, và cuối cùng nhấp chọn “Brother Utilities”. Đây là nơi tập trung các công cụ quản lý máy in của bạn.
Đối với các phiên bản Windows hiện đại hơn như Windows 8 và Windows 10, việc tìm kiếm Brother Utilities trở nên đơn giản hơn. Bạn chỉ cần sử dụng thanh “Search” (thường có biểu tượng kính lúp) ở góc trái màn hình, gõ “Brother Utilities” và chọn kết quả tìm kiếm tương ứng. Khi cửa sổ Brother Utilities mở ra, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống để chọn đúng tên model máy in Brother mà bạn đang kết nối và sử dụng, đảm bảo các thao tác tiếp theo sẽ được áp dụng cho đúng thiết bị. Sau khi chọn đúng máy, bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Scan” (quét) và “Control Center 4”.
Thực hiện lệnh scan trong Control Center 4
Sau khi đã chọn đúng model máy in trong Brother Utilities và mở Control Center 4, bạn sẽ thấy giao diện chính của phần mềm. Để bắt đầu quá trình scan, hãy nhấp vào tab “Scan” (hoặc “Quét”) hiển thị trên cửa sổ Control Center 4. Tab này chứa tất cả các tùy chọn và thiết lập liên quan đến chức năng scan của máy scan Brother của bạn.
Một hộp thoại “Scan” sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn định dạng đầu ra của file scan. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng tài liệu, bạn sẽ đưa ra quyết định phù hợp. Nếu bạn muốn lưu tài liệu dưới dạng file văn bản đa trang hoặc tài liệu cần giữ nguyên định dạng gốc, hãy chọn “File” và sau đó có thể tùy chọn định dạng PDF. Nếu bạn đang scan hình ảnh, bản vẽ hoặc các nội dung đồ họa khác, lựa chọn “Image” sẽ phù hợp hơn, cho phép lưu dưới dạng JPG hoặc PNG.
Tùy chỉnh thiết lập và lưu file scan
Ở bước cuối cùng của việc scan trên máy in Brother thông qua Control Center 4, bạn cần chú ý đến các tùy chọn điều chỉnh để đảm bảo chất lượng và định dạng file phù hợp. Trong phần cài đặt, bạn có thể chọn loại tập tin đầu ra mong muốn từ danh sách thả xuống, ví dụ như JPG, PNG hoặc PDF. Việc lựa chọn định dạng này cần dựa trên nhu cầu sử dụng file scan (lưu trữ ảnh, chia sẻ văn bản…).
Bạn cũng có thể tùy chỉnh đường dẫn lưu file scan đến một thư mục thuận tiện và dễ tìm kiếm trên máy tính của mình. Một thiết lập quan trọng khác là Độ phân giải (DPI – Dots Per Inch). Mặc định thường là 300 DPI đủ cho hầu hết các tài liệu văn bản, nhưng nếu bạn cần bản scan rõ nét hơn cho mục đích in lại hoặc chỉnh sửa chi tiết, bạn có thể tăng độ phân giải lên 600 DPI hoặc thậm chí 1200 DPI tùy khả năng của máy. Sau khi đã thiết lập xong, bạn chỉ cần nhấn nút Scan, đặt tên cho file và bấm “Save” để hoàn tất. Quá trình này giúp số hóa tài liệu hiệu quả, hỗ trợ các công việc văn phòng, thiết kế hay thậm chí là chuẩn bị file cho các dịch vụ in ấn, bảng hiệu.
Cách scan bằng nút Scan trực tiếp trên máy in Brother
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm trên máy tính, nhiều máy in Brother đa năng còn cho phép người dùng thực hiện thao tác scan trực tiếp từ bảng điều khiển trên thân máy. Phương pháp này đặc biệt tiện lợi khi bạn cần scan nhanh một vài tài liệu mà không muốn mở phần mềm trên máy tính. Tuy nhiên, tương tự như khi scan qua Control Center 4, bạn vẫn cần đảm bảo máy tính đã cài đặt driver đầy đủ và kết nối (USB hoặc Wi-Fi) với máy in đang ổn định.
Nạp tài liệu và chọn chức năng Scan
Bước đầu tiên khi scan trên máy in Brother bằng nút vật lý là chuẩn bị tài liệu gốc. Giống như cách scan bằng phần mềm, bạn cần quyết định sử dụng khay ADF hay mặt kính phẳng tùy thuộc vào số lượng trang và loại tài liệu. Đối với nhiều trang, hãy đặt chúng vào khay ADF với mặt cần scan hướng lên. Nếu chỉ có một trang hoặc tài liệu không phù hợp với ADF, hãy đặt cẩn thận lên mặt kính phẳng.
Sau khi tài liệu đã được đặt vào vị trí, bạn tiến hành thao tác trên bảng điều khiển của máy in. Tìm và nhấn nút “Scan” trên thân máy. Màn hình hiển thị của máy in sẽ hiện ra các tùy chọn scan khác nhau. Bạn sẽ sử dụng các phím mũi tên lên/xuống trên bảng điều khiển để điều hướng và tìm dòng chữ “Scan to PC” hoặc tương tự, sau đó nhấn nút “OK” để xác nhận lựa chọn này.
Lựa chọn định dạng, máy tính và bắt đầu scan
Sau khi chọn “Scan to PC”, màn hình máy in sẽ tiếp tục hiển thị các tùy chọn về định dạng file scan. Tùy thuộc vào loại tài liệu và mục đích sử dụng, bạn sử dụng các phím mũi tên để chọn giữa “File” (thường dùng cho văn bản, tài liệu, có thể xuất PDF) hoặc “Image” (thường dùng cho hình ảnh, bản vẽ, xuất JPG/PNG), rồi nhấn “OK”.
Tiếp theo, máy in sẽ yêu cầu bạn chọn máy tính đích đã được kết nối mà bạn muốn gửi file scan đến. Dùng phím mũi tên để tìm và chọn đúng tên máy tính của bạn trong danh sách hiển thị, sau đó nhấn “OK”. Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất các thiết lập trên bảng điều khiển của máy in, bạn chỉ cần nhấn nút “Start” (hoặc “Color Start”/”Black Start” tùy model) trên máy in để bắt đầu quá trình quét tài liệu. Máy in sẽ thực hiện scan và gửi file đến thư mục đã được cấu hình sẵn trên máy tính của bạn.
Nắm vững cách scan trên máy in Brother là yếu tố quan trọng giúp bạn tận dụng tối đa hiệu quả làm việc. Dù sử dụng phần mềm Control Center 4 trên máy tính để quản lý file linh hoạt hay thao tác nhanh gọn trực tiếp từ nút Scan trên thiết bị, việc số hóa tài liệu giờ đây trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Hiểu rõ hai phương pháp này đảm bảo bạn luôn sẵn sàng xử lý mọi nhu cầu về tài liệu in ấn và scan, góp phần nâng cao năng suất cho công việc của mình.