Việc quản lý và lưu trữ các văn bản thuế là vô cùng quan trọng đối với cả doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Hệ thống thuế điện tử hiện đại đã giúp việc kê khai và nộp thuế trở nên tiện lợi hơn, đồng thời cũng cho phép người nộp thuế dễ dàng tra cứu và xem lại các tờ khai đã nộp. Tuy nhiên, nhu cầu có bản in giấy của các tờ khai này để lưu trữ hồ sơ hoặc phục vụ cho các mục đích khác vẫn rất phổ biến. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách in tờ khai thuế điện tử một cách nhanh chóng và đơn giản nhất, giúp bạn dễ dàng quản lý tài liệu thuế của mình.
Tờ Khai Thuế Điện Tử Là Gì?
Tờ khai thuế điện tử là hình thức báo cáo thuế mà các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng để kê khai và nộp các nghĩa vụ thuế của mình cho cơ quan thuế Nhà nước thông qua môi trường mạng internet. Thay vì nộp bản giấy truyền thống, người nộp thuế có thể lập, ký số (bằng chữ ký số điện tử) và gửi tờ khai trực tuyến thông qua Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Việc sử dụng tờ khai thuế điện tử yêu cầu người nộp thuế phải có mã số thuế, chữ ký số điện tử hợp lệ và đăng ký tài khoản trên hệ thống thuế điện tử quốc gia tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Sau khi đăng ký thành công, mọi hoạt động liên quan đến kê khai và nộp thuế đều có thể thực hiện trực tuyến, mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Tại Sao Cần In Tờ Khai Thuế Điện Tử?
Mặc dù tờ khai thuế điện tử được lưu trữ trên hệ thống trực tuyến, việc in bản giấy vẫn cần thiết vì nhiều lý do. Bản in giấy giúp người nộp thuế dễ dàng lưu trữ hồ sơ vật lý, thuận tiện cho việc tra cứu nhanh mà không cần đăng nhập hệ thống.
Ngoài ra, trong một số trường hợp kiểm tra, đối chiếu hoặc khi cần cung cấp hồ sơ cho các bên liên quan (như ngân hàng khi vay vốn, đối tác kinh doanh), bản in tờ khai thuế có đóng dấu xác nhận đã nộp có thể được yêu cầu. Việc có sẵn bản in cũng là một biện pháp dự phòng hữu ích trong trường hợp gặp sự cố với hệ thống điện tử hoặc cần xem lại thông tin khi không có kết nối internet.
Hướng Dẫn Cách In Tờ Khai Thuế Điện Tử Chi Tiết
Quy trình in tờ khai thuế điện tử bao gồm các bước cơ bản là tra cứu, xem, lưu file và in. Các bước này được thực hiện trực tiếp trên Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và khá đơn giản.
Bước 1: Đăng Nhập Hệ Thống Thuế Điện Tử
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ chính thức: http://thuedientu.gdt.gov.vn/. Đây là kênh duy nhất và đáng tin cậy để thực hiện các giao dịch thuế điện tử tại Việt Nam.
Trên giao diện trang web, hãy chọn phân hệ phù hợp với đối tượng của bạn (Doanh nghiệp hoặc Cá nhân). Sau đó, tiến hành đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản đã đăng ký, bao gồm Mã số thuế và mật khẩu.
Bước 2: Cập Nhật Thông Tin Tra Cứu Tờ Khai
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được đưa đến giao diện quản lý của hệ thống thuế điện tử. Tại đây, để bắt đầu tra cứu tờ khai cần in, bạn cần lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm phù hợp.
Trong mục tra cứu, bạn sẽ cần điền các thông tin như Loại tờ khai (ví dụ: Tờ khai thuế GTGT, Tờ khai thuế TNDN, v.v.). Nếu bạn biết mã giao dịch thuế của tờ khai cần tìm, việc nhập mã này sẽ giúp hệ thống tìm kiếm chính xác và nhanh hơn. Ngoài ra, việc chọn khoảng thời gian nộp tờ khai (Từ ngày – Đến ngày) cũng là một cách hiệu quả để thu hẹp phạm vi tìm kiếm, đặc biệt khi bạn có nhiều tờ khai đã nộp.
Bước 3: Thực Hiện Tra Cứu Tờ Khai Đã Nộp
Trên giao diện hệ thống, điều hướng đến mục Tra cứu. Trong menu con của mục Tra cứu, bạn sẽ tìm thấy các lựa chọn khác nhau liên quan đến thông tin thuế của mình.
Chọn mục Tờ khai thuế đã nộp. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách các tờ khai mà bạn (hoặc doanh nghiệp của bạn) đã kê khai và nộp thành công thông qua hệ thống thuế điện tử, dựa trên các tiêu chí đã cập nhật ở Bước 2.
Màn hình tra cứu tờ khai thuế đã nộp trên hệ thống thuế điện tửMàn hình hiển thị kết quả tra cứu các tờ khai thuế đã nộp trên hệ thống thuế điện tử.
Bước 4: Xem Kết Quả và Lưu Tờ Khai Về Máy
Sau khi thực hiện tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai thuế phù hợp với tiêu chí bạn đã nhập. Hãy tìm và chọn tờ khai mà bạn muốn in bằng cách nhấn vào tên hoặc biểu tượng tương ứng để xem chi tiết nội dung tờ khai.
Khi đã mở tờ khai và xác nhận thông tin hiển thị chính xác là tờ khai bạn cần, bạn có thể tiến hành lưu file về máy tính hoặc thiết bị của mình. Tùy thuộc vào cấu hình hệ thống hoặc lựa chọn của bạn, file tờ khai thường có thể được lưu dưới định dạng XML hoặc PDF. Việc lưu về máy là bước trung gian quan trọng trước khi thực hiện in ấn vật lý.
Bước 5: Tiến Hành In Tờ Khai Thuế Điện Tử
File tờ khai sau khi đã được tải về sẽ có định dạng XML hoặc PDF. Để in, bạn chỉ cần mở file này bằng phần mềm tương ứng. Đối với file PDF, bạn có thể mở bằng các trình đọc PDF thông thường như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, hoặc trình duyệt web. Sau đó, sử dụng chức năng in (thường là File > Print hoặc nhấn Ctrl+P) để gửi lệnh in tới máy in của bạn.
Nếu file có định dạng XML, bạn sẽ cần sử dụng phần mềm hỗ trợ đọc tờ khai XML của Tổng cục Thuế (như iTaxViewer) hoặc các phần mềm kế toán có tích hợp chức năng này để mở và xem nội dung dưới dạng biểu mẫu. Từ các phần mềm này, bạn thường có thể xuất sang định dạng PDF hoặc in trực tiếp. Hãy kiểm tra cài đặt máy in (khổ giấy, chất lượng in) để đảm bảo bản in rõ nét và đầy đủ thông tin. Nếu không có máy in tại nhà, bạn có thể mang file ra các cửa hàng dịch vụ in ấn hoặc tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn chuyên nghiệp như lambanghieudep.vn để đảm bảo chất lượng bản in tốt nhất.
Lưu Ý Quan Trọng Khi In Tờ Khai Thuế
Khi thực hiện cách in tờ khai thuế điện tử, có một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo bản in chính xác và hợp lệ. Đầu tiên, hãy luôn kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin trên tờ khai trước khi in, đảm bảo không có sai sót nào so với dữ liệu gốc đã nộp.
Kiểm tra xem bản in có hiển thị đầy đủ các trang, bao gồm cả phần xác nhận của cơ quan thuế (thường có mã vạch, thông tin ngày giờ nộp thành công). Nếu file là XML, việc sử dụng đúng phần mềm đọc XML của Tổng cục Thuế là cần thiết để hiển thị biểu mẫu chuẩn. Chọn khổ giấy phù hợp (thường là A4) và đảm bảo máy in có đủ mực/toner để bản in rõ ràng, không bị mờ nhòe.
Các Định Dạng File Tờ Khai Phổ Biến (XML và PDF)
Tờ khai thuế điện tử sau khi nộp thành công thường có thể tải về dưới hai định dạng chính là XML và PDF. File XML là định dạng dữ liệu có cấu trúc, chứa toàn bộ thông tin chi tiết của tờ khai dưới dạng mã. File PDF là định dạng tài liệu di động, hiển thị nội dung tờ khai dưới dạng biểu mẫu cố định, giống như bản in giấy.
Ưu điểm của file XML là tính chính xác dữ liệu và khả năng trao đổi thông tin giữa các hệ thống. Tuy nhiên, để đọc và xem file XML dưới dạng biểu mẫu, bạn cần phần mềm chuyên dụng. File PDF lại tiện lợi hơn cho việc xem và in trực tiếp mà không cần phần mềm đặc thù, vì nó giữ nguyên định dạng hiển thị trên mọi thiết bị. Hệ thống thuế điện tử thường cung cấp cả hai tùy chọn hoặc cho phép xem XML và in ra PDF.
Giao diện hệ thống thuế điện tử – thuedientu.gdt.gov.vnGiao diện đăng nhập và các chức năng trên Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Việc nắm rõ đặc điểm của từng loại định dạng giúp bạn lựa chọn cách xem và in ấn phù hợp, đảm bảo bản in tờ khai thuế điện tử được chuẩn xác nhất.
Qua các bước hướng dẫn chi tiết trên, việc in tờ khai thuế điện tử trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Việc chủ động lưu trữ và in bản giấy các tờ khai thuế không chỉ giúp bạn quản lý hồ sơ hiệu quả hơn mà còn đảm bảo sẵn sàng khi cần sử dụng cho các mục đích khác nhau. Đây là một kỹ năng cần thiết trong kỷ nguyên thuế điện tử, góp phần vào việc tuân thủ và quản lý nghĩa vụ thuế một cách chuyên nghiệp.