Trong công việc văn phòng hàng ngày hay thậm chí tại nhà, việc gặp phải tình huống máy in báo lỗi connect to printer có thể gây ra không ít phiền toái và gián đoạn. Thông báo lỗi này thường xuất hiện khi hệ thống Windows gặp khó khăn trong việc thiết lập kết nối với máy in, đặc biệt là các máy in được chia sẻ trong mạng nội bộ hoặc kết nối trực tiếp qua USB. Hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ và nắm vững các bước khắc phục là điều cần thiết để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích lý do tại sao lỗi kết nối máy in xảy ra và hướng dẫn bạn những giải pháp chi tiết, giúp máy in của bạn hoạt động trở lại bình thường.
Màn hình máy tính hiển thị thông báo lỗi Windows cannot connect to the printer
Lỗi Connect to Printer trên Windows (thường hiển thị là “Windows cannot connect to the printer”) báo hiệu hệ thống không thể thiết lập hoặc duy trì liên lạc với thiết bị in. Tình trạng này có thể đi kèm với các mã lỗi kỹ thuật khác nhau như 0x0000007e, 0x0000007a, 0x0000011b, hoặc 0x00000002. Khi gặp phải lỗi này, mọi nỗ lực gửi lệnh in từ máy tính đều sẽ thất bại, dẫn đến việc bạn không thể xuất các tài liệu quan trọng. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, nhất là trong môi trường cần in ấn liên tục. Việc xác định đúng nguyên nhân là bước đầu tiên và quan trọng nhất để áp dụng phương pháp sửa lỗi hiệu quả, tránh mất thời gian thử nghiệm lung tung.
Nguyên nhân phổ biến khiến máy in báo lỗi Connect to Printer
Lỗi máy in báo lỗi connect to printer có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố khác nhau, từ những vấn đề vật lý đơn giản đến các sự cố phức tạp hơn về phần mềm hoặc mạng. Mặc dù có thể xuất hiện trên nhiều phiên bản Windows, nhưng lỗi này từng khá phổ biến trên Windows 7 và cũng có thể gặp trên các phiên bản mới hơn. Việc kiểm tra toàn diện các khả năng sẽ giúp bạn khoanh vùng và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Vấn đề về kết nối vật lý và mạng
Kết nối là yếu tố cơ bản nhưng lại thường bị bỏ qua. Đối với máy in kết nối qua cáp USB, dây cáp bị lỏng, hỏng, hoặc cắm sai cổng trên máy tính đều có thể gây mất kết nối. Đối với máy in mạng (Ethernet hoặc Wi-Fi), việc máy in và máy tính không cùng kết nối một mạng, tín hiệu Wi-Fi yếu, hoặc cáp mạng bị đứt cũng là những nguyên nhân thường gặp. Đặc biệt, với máy in được chia sẻ, cấu hình chia sẻ không chính xác hoặc lỗi địa chỉ IP của máy chủ chia sẻ có thể ngăn máy khách kết nối.
Kiểm tra kết nối dây cáp giữa máy tính và máy in
Ngoài ra, các thiết lập mạng nâng cao như tường lửa (Firewall) hoặc phần mềm bảo mật của bên thứ ba có thể vô tình chặn các cổng hoặc giao thức cần thiết cho việc giao tiếp giữa máy tính và máy in. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường mạng công ty có các chính sách bảo mật nghiêm ngặt. Đảm bảo rằng máy in đã được phép giao tiếp qua tường lửa là một bước cần thiết.
Lỗi Driver máy in
Driver là phần mềm trung gian giúp hệ điều hành “hiểu” và tương tác với phần cứng máy in. Một driver bị lỗi thời, bị hỏng, hoặc không tương thích với phiên bản hệ điều hành đang sử dụng là nguyên nhân rất phổ biến gây ra lỗi máy in báo lỗi connect to printer. Việc cài đặt sai driver (ví dụ: nhầm model máy in hoặc nhầm phiên bản 32-bit/64-bit) cũng dẫn đến sự cố kết nối này. Gần đây, một số bản cập nhật của Windows đã gây ra lỗi kết nối máy in chia sẻ với mã 0x0000011b, mà nguyên nhân chính là do vấn đề tương thích hoặc ký xác nhận của driver.
Sự cố từ chính máy in
Đôi khi, vấn đề không nằm ở máy tính mà ở chính bản thân máy in. Máy in đang ở trạng thái lỗi (ví dụ: kẹt giấy, hết mực/mực yếu, lỗi phần cứng nội bộ), đang trong quá trình khởi động, hoặc đơn giản là đang tắt nguồn đều khiến máy tính không thể kết nối. Một số lỗi tạm thời bên trong máy in có thể được giải quyết chỉ bằng cách tắt đi và bật lại thiết bị. Tuy nhiên, nếu máy in gặp sự cố phần cứng nghiêm trọng, nó sẽ không thể hoạt động và kết nối được.
Cài đặt hệ thống trên máy tính
Các thiết lập liên quan đến dịch vụ in ấn của Windows có thể gặp trục trặc. Dịch vụ Print Spooler, chịu trách nhiệm quản lý hàng đợi các lệnh in, nếu bị dừng đột ngột hoặc gặp lỗi, sẽ ngăn cản mọi hoạt động in ấn và kết nối. Bên cạnh đó, các thiết lập quyền truy cập vào máy in (đặc biệt với máy in chia sẻ) không đúng cũng có thể khiến người dùng không kết nối được.
Hướng dẫn chi tiết cách khắc phục lỗi máy in báo lỗi Connect to Printer
Khi đối mặt với lỗi máy in báo lỗi connect to printer, bạn có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, bắt đầu từ những kiểm tra đơn giản nhất đến các bước can thiệp sâu hơn vào hệ thống. Dưới đây là các cách khắc phục chi tiết mà bạn có thể thực hiện.
Kiểm tra và xác nhận kết nối vật lý, trạng thái máy in
Bước đầu tiên và đơn giản nhất là kiểm tra trực quan kết nối giữa máy tính và máy in. Đảm bảo rằng máy in đã được cắm nguồn và bật. Quan sát các đèn báo trên máy in để xác nhận thiết bị đã sẵn sàng hoạt động (thường là đèn báo nguồn sáng ổn định, không có đèn báo lỗi nhấp nháy).
Đối với kết nối USB, hãy chắc chắn cáp được cắm chặt vào cả hai đầu, thử cắm sang cổng USB khác trên máy tính. Nếu sử dụng kết nối Wi-Fi, kiểm tra xem cả máy tính và máy in có đang kết nối cùng một mạng không, và tín hiệu Wi-Fi có ổn định không. Thử in một trang test trực tiếp từ máy in (nếu máy in có chức năng này) để xem máy in có hoạt động độc lập bình thường hay không.
Khởi động lại dịch vụ Print Spooler
Dịch vụ Print Spooler của Windows quản lý tiến trình in ấn, bao gồm việc gửi dữ liệu từ máy tính đến máy in. Khi dịch vụ này gặp lỗi, nó có thể gây ra sự cố kết nối. Việc khởi động lại dịch vụ này thường khắc phục được các vấn đề tạm thời.
Cửa sổ Services tìm dịch vụ Print Spooler
Để thực hiện, bạn nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ services.msc và nhấn Enter. Trong cửa sổ Services hiện ra, cuộn xuống tìm dịch vụ có tên Print Spooler. Nhấp đúp chuột vào dịch vụ này, sau đó nhấn nút Stop để dừng lại. Chờ vài giây, rồi nhấn nút Start để khởi động lại. Cuối cùng, nhấn OK và thử kết nối lại máy in.
Tạo cổng kết nối Local Port cho máy in
Phương pháp này thường hữu ích khi kết nối đến máy in được chia sẻ qua mạng nội bộ và gặp lỗi. Thay vì để Windows tự động tìm và kết nối, bạn sẽ chỉ định rõ đường dẫn hoặc địa chỉ của máy in đó.
Các bước tạo Local Port cho máy in trên Windows
Bạn mở Control Panel, chọn Devices and Printers. Nhấn Add a printer. Trong cửa sổ tìm kiếm máy in, chọn Add a network, wireless or Bluetooth printer (hoặc tương tự tùy phiên bản Windows). Khi Windows không tìm thấy máy in, chọn Create a new port. Tại mục Type of port, chọn Local Port và nhấn Next. Nhập tên cổng kết nối. Nếu là máy in chia sẻ, tên cổng thường là đường dẫn mạng đến máy in đó, ví dụ \TENC_MAY_TINH_CHIA_SETEN_MAY_IN_CHIA_SE. Nhấn OK. Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu cài đặt driver; hãy chọn đúng nhà sản xuất và model máy in của mình.
Cài đặt lại Driver máy in
Driver bị lỗi hoặc không tương thích là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra lỗi máy in báo lỗi connect to printer. Gỡ bỏ driver cũ và cài đặt lại driver mới nhất từ nguồn chính thức thường giải quyết được vấn đề này.
Cửa sổ Print Management hiển thị danh sách Driver máy in
Nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ printmanagement.msc và nhấn Enter (lưu ý: công cụ này có thể không có trên các phiên bản Windows Home). Trong cửa sổ Print Management, chọn All Drivers. Tìm driver của máy in đang gặp sự cố, nhấp chuột phải và chọn Delete hoặc Remove Driver Package. Sau khi gỡ bỏ, truy cập website chính thức của nhà sản xuất máy in (ví dụ: HP, Canon, Epson, Brother…), tìm đúng model máy in và tải về driver tương thích với phiên bản Windows của bạn (kiểm tra kỹ là 32-bit hay 64-bit). Chạy file cài đặt vừa tải về và làm theo hướng dẫn.
Sử dụng công cụ Troubleshooter tích hợp của Windows
Windows có sẵn công cụ Troubleshooter dành riêng cho máy in, có khả năng tự động chẩn đoán và đề xuất giải pháp cho các sự cố phổ biến, bao gồm cả lỗi kết nối.
Sử dụng Troubleshooter trên máy in trong Devices and Printers
Để sử dụng, mở Control Panel, chọn Devices and Printers. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đang bị lỗi và chọn Troubleshoot. Công cụ Troubleshooter sẽ tự động chạy, kiểm tra các vấn đề có thể xảy ra như dịch vụ Print Spooler, kết nối, hoặc driver. Nếu phát hiện lỗi, nó sẽ thông báo và có thể tự động sửa chữa hoặc hướng dẫn bạn các bước cần làm tiếp theo.
Sao chép tệp tin hệ thống mscms.dll
Đây là một giải pháp ít phổ biến hơn nhưng đã được báo cáo là hiệu quả trong một số trường hợp, đặc biệt là với lỗi 0x0000011b sau các bản cập nhật Windows. Tệp mscms.dll liên quan đến hệ thống quản lý màu sắc của Windows (Microsoft Color Matching System), và đôi khi sự cố với tệp này có thể ảnh hưởng gián tiếp đến quá trình in ấn.
Bạn mở File Explorer, điều hướng đến thư mục C:Windowssystem32. Tìm tệp tin mscms.dll và sao chép (Copy) nó. Tiếp theo, bạn cần dán tệp này vào thư mục driver máy in tương ứng với kiến trúc hệ điều hành của mình. Đối với Windows 64-bit, thư mục đích là C:Windowssystem32spooldriversx643. Đối với Windows 32-bit, thư mục đích là C:Windowssystem32spooldriversw32x863. Dán tệp tin đã sao chép vào thư mục phù hợp. Nếu hệ thống hỏi có muốn ghi đè không, chọn Yes. Cuối cùng, khởi động lại máy tính để thay đổi có hiệu lực.
Lỗi máy in báo lỗi connect to printer là sự cố kỹ thuật phổ biến nhưng hoàn toàn có thể khắc phục được bằng các phương pháp phù hợp. Bắt đầu từ những kiểm tra cơ bản về kết nối vật lý và trạng thái máy in, sau đó tiến hành các bước nâng cao hơn như khởi động lại dịch vụ Print Spooler, tạo Local Port, hoặc cài đặt lại driver máy in. Việc sử dụng Troubleshooter tích hợp của Windows cũng là một cách nhanh chóng để chẩn đoán. Áp dụng các giải pháp được trình bày trong bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết hầu hết các trường hợp lỗi kết nối máy in, đảm bảo công việc in ấn diễn ra thông suốt. Nếu đã thử tất cả các cách trên mà vẫn không khắc phục được lỗi, có thể máy in hoặc hệ thống máy tính gặp sự cố nghiêm trọng hơn và cần sự can thiệp của kỹ thuật viên chuyên nghiệp. Đối với nhu cầu về thiết bị in ấn, vật tư hoặc các giải pháp liên quan, bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin tại lambanghieudep.vn.