Cách Kết Nối Máy Tính Với Máy In Qua Mạng Đơn Giản

Sở hữu máy in riêng cho từng máy tính có thể là giải pháp trực tiếp, nhưng trong môi trường văn phòng, gia đình có nhiều thiết bị, việc này gây lãng phí và kém hiệu quả. Tìm hiểu cách kết nối máy tính với máy in qua mạng là giải pháp thông minh, giúp nhiều người dùng cùng chia sẻ một máy in duy nhất, tối ưu hóa tài nguyên, không gian và tăng cường năng suất làm việc. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu để bạn có thể thiết lập việc chia sẻ máy in thành công qua mạng nội bộ trên hệ điều hành Windows phổ biến hiện nay.

Tại sao cần kết nối máy tính với máy in qua mạng?

Việc chia sẻ máy in qua mạng mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Thay vì đầu tư cho mỗi máy tính một chiếc máy in, bạn chỉ cần một hoặc vài máy in mạnh mẽ, đặt ở vị trí thuận tiện và cho phép tất cả người dùng trong mạng nội bộ truy cập. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp, cửa hàng dịch vụ in ấn, hoặc các đơn vị làm bảng hiệu quảng cáo, nơi nhu cầu in ấn thường xuyên và cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận.

Kết nối máy tính với máy in qua mạng còn giúp giảm thiểu sự lộn xộn của dây cáp, giải phóng không gian làm việc. Người dùng có thể gửi lệnh in từ bất kỳ máy tính nào được kết nối trong mạng, không cần di chuyển hoặc cắm rút dây USB phức tạp. Đây là một bước tiến nâng cao hiệu quả công việc và tận dụng tối đa công suất của thiết bị in ấn.

Tìm hiểu về mạng và chuẩn bị trước khi kết nối

Trước khi bắt tay vào cấu hình, việc nắm vững các khái niệm cơ bản về mạng nội bộ và các yêu cầu cần thiết sẽ giúp quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ và khắc phục sự cố dễ dàng hơn.

Mạng LAN và cơ chế chia sẻ tài nguyên

Mạng LAN (Local Area Network) là một hệ thống mạng cục bộ, cho phép các thiết bị như máy tính, máy in, máy chủ giao tiếp với nhau trong một phạm vi địa lý hạn chế như nhà riêng, văn phòng hay trường học. Các thiết bị này kết nối với nhau thông qua dây cáp Ethernet hoặc sóng Wi-Fi, thường tập trung tại một bộ định tuyến (router) trung tâm. Trong mạng LAN, Windows cung cấp các tính năng chia sẻ tài nguyên như thư mục, tệp và đặc biệt là máy in.

Trên các phiên bản Windows hiện đại (Windows 10, Windows 11), cơ chế chia sẻ chủ yếu dựa trên mô hình Workgroup hoặc Domain (đối với môi trường doanh nghiệp lớn). Windows 7 từng có tính năng HomeGroup giúp đơn giản hóa việc chia sẻ trong mạng gia đình, tuy nhiên tính năng này đã bị loại bỏ trên các phiên bản sau. Dù sử dụng mô hình nào, nguyên tắc chung là một máy tính (gọi là máy chủ hoặc host) kết nối trực tiếp với máy in sẽ chia sẻ máy in đó ra mạng để các máy tính khác (gọi là máy khách hoặc client) có thể truy cập.

Những điều cần chuẩn bị kỹ lưỡng

Để thiết lập kết nối máy tính với máy in qua mạng thành công, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố sau:

• Máy in hoạt động tốt: Đảm bảo máy in bạn định chia sẻ đang hoạt động bình thường và không gặp vấn đề kỹ thuật.
• Máy tính chủ (Host PC): Chọn một máy tính sẽ kết nối trực tiếp với máy in qua cáp USB. Máy tính này cần được cài đặt hệ điều hành Windows (ưu tiên Windows 10/11 hoặc Windows 7). Máy tính chủ cần luôn bật hoặc ở chế độ ngủ (Sleep) khi các máy khác cần in.
• Cài đặt Driver máy in: Trên máy tính chủ, driver (trình điều khiển) của máy in phải được cài đặt đầy đủ và chính xác. Driver giúp hệ điều hành nhận diện và giao tiếp được với máy in.
  <img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-2.png” alt=”Máy in kết nối cáp USB chuẩn bị chia sẻ qua mạng” title=”Máy in kết nối cáp USB chuẩn bị chia sẻ qua mạng”>
• Mạng nội bộ ổn định: Tất cả các máy tính (chủ và khách) cần kết nối chung một mạng LAN. Điều này có thể là cùng một router qua dây mạng hoặc Wi-Fi. Đảm bảo kết nối mạng ổn định giữa các máy tính.
• Cấu hình mạng Windows: Các máy tính trong mạng cần được cấu hình để cho phép chia sẻ tệp và máy in. Đặc biệt, kiểu mạng (Network Profile) trên Windows nên được đặt là “Private network” (Mạng riêng tư) thay vì “Public network” (Mạng công cộng) để kích hoạt các tính năng chia sẻ.

Hướng dẫn chi tiết cách kết nối máy in qua mạng trên Windows

Quy trình chia sẻ và kết nối máy in qua mạng bao gồm hai giai đoạn chính: thiết lập chia sẻ trên máy tính chủ và thêm máy in được chia sẻ trên các máy tính khách. Các bước này có thể khác nhau một chút giữa các phiên bản Windows, nhưng nguyên lý là tương đồng.

Bước 1: Chia sẻ máy in từ máy chủ (Máy tính kết nối trực tiếp)

Đây là bước quan trọng nhất, nơi bạn cho phép máy in “hiển thị” và sẵn sàng để các máy tính khác truy cập. Hướng dẫn dưới đây tập trung vào Windows 10/11, phiên bản phổ biến nhất hiện nay.

1. Kết nối máy in và cài đặt Driver:
Đảm bảo máy in đã được kết nối với máy tính chủ qua cổng USB và driver đã được cài đặt thành công. Bạn có thể kiểm tra trong danh sách thiết bị và máy in.

2. Truy cập cài đặt Máy in:
Có nhiều cách để đến phần quản lý máy in. Trên Windows 10, bạn có thể vào Settings (biểu tượng bánh răng) > Devices > Printers & scanners. Trên Windows 11, vào Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners. Một cách truyền thống và hiệu quả là sử dụng Control Panel: Mở Menu Start, gõ “Control Panel” và chọn kết quả tương ứng. Trong Control Panel, tìm và chọn mục Devices and Printers hoặc View devices and printers.
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-3.png” alt=”Giao diện Devices and Printers trong Control Panel Windows 10″ title=”Giao diện Devices and Printers trong Control Panel Windows 10″>

3. Mở thuộc tính máy in và thiết lập chia sẻ:
Trong cửa sổ Devices and Printers, tìm máy in bạn muốn chia sẻ. Nhấn chuột phải vào máy in đó và chọn Printer properties (không phải Properties ở dưới cùng).
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-4.png” alt=”Chọn Printer properties để thiết lập chia sẻ máy in Windows 10″ title=”Chọn Printer properties để thiết lập chia sẻ máy in Windows 10″>
Trong cửa sổ Printer Properties vừa mở, chuyển sang tab Sharing. Tích chọn vào ô Share this printer. Windows sẽ tự động đặt một tên chia sẻ (Share name) cho máy in. Bạn nên giữ nguyên hoặc đổi tên thành một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ, không chứa ký tự đặc biệt hoặc dấu cách (ví dụ: Canon2900, HP_Laser). Tên này sẽ được các máy tính khác sử dụng để truy cập. Nhấn Apply rồi OK để lưu lại thiết lập chia sẻ.
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-5.png” alt=”Thiết lập chia sẻ máy in trong tab Sharing trên Windows 10″ title=”Thiết lập chia sẻ máy in trong tab Sharing trên Windows 10″>

4. Cấu hình cài đặt chia sẻ mạng nâng cao:
Để các máy tính khác trong mạng có thể “nhìn thấy” và kết nối đến máy in chia sẻ, bạn cần đảm bảo cài đặt chia sẻ mạng phù hợp.
Quay trở lại Control Panel (hoặc truy cập từ Network and Sharing Center nếu bạn đang ở đó). Tìm và chọn Network and Sharing Center.
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-6.png” alt=”Truy cập Network and Sharing Center để cài đặt chia sẻ mạng” title=”Truy cập Network and Sharing Center để cài đặt chia sẻ mạng”>
Trong cửa sổ Network and Sharing Center, nhấn vào Change advanced sharing settings ở menu bên trái. Tại đây, bạn sẽ thấy các cấu hình cho từng loại mạng (Private, Guest or Public, All Networks).
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-7.png” alt=”Cấu hình Advanced sharing settings trên Windows 10 để chia sẻ máy in” title=”Cấu hình Advanced sharing settings trên Windows 10 để chia sẻ máy in”>
Đối với Profile mạng đang được sử dụng (thường là Private cho mạng gia đình/văn phòng nhỏ), đảm bảo các tùy chọn sau được bật (Turn on): Network discovery và File and printer sharing.
Cuộn xuống phần All Networks. Tìm mục Password protected sharing. Nếu bạn muốn các máy tính khác có thể kết nối máy in mà không cần nhập mật khẩu của máy chủ, chọn Turn off password protected sharing. Ngược lại, nếu muốn bảo mật, bạn cần giữ nguyên tùy chọn này và cung cấp tên người dùng/mật khẩu của máy chủ cho máy khách. Sau khi cấu hình, nhấn Save changes.

Bước 2: Thêm máy in đã được chia sẻ trên máy khách

Sau khi máy in đã được chia sẻ thành công trên máy chủ và cài đặt chia sẻ mạng đã được cấu hình, bạn có thể thêm máy in này vào các máy tính khác trong cùng mạng.

1. Truy cập cài đặt Máy in trên máy khách:
Tương tự như bước 2 trên máy chủ, truy cập vào Devices and Printers thông qua Settings hoặc Control Panel.

2. Bắt đầu thêm máy in:
Trong cửa sổ Devices and Printers, nhấn vào Add a printer. Windows sẽ bắt đầu quét tìm các máy in và thiết bị trong mạng.
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-8.png” alt=”Chọn Add a printer để thêm máy in qua mạng trên máy khách” title=”Chọn Add a printer để thêm máy in qua mạng trên máy khách”>
Nếu máy in được chia sẻ hiện ra trong danh sách, bạn chỉ cần chọn nó và nhấn Next để hoàn tất. Tuy nhiên, đôi khi máy in không tự động hiện ra.

3. Thêm máy in theo tên chia sẻ:
Nếu máy in không xuất hiện, nhấn vào dòng The printer that I want isn't listed.
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-9.png” alt=”Tìm máy in chia sẻ bằng tên trong mạng nội bộ Windows” title=”Tìm máy in chia sẻ bằng tên trong mạng nội bộ Windows”>
Trong cửa sổ tiếp theo, chọn tùy chọn Select a shared printer by name. Bạn sẽ cần nhập địa chỉ mạng của máy in theo cú pháp chuẩn: Tên_máy_chủTên_máy_in_chia_sẻ.

• Làm thế nào để tìm Tên_máy_chủ? Trên máy tính chủ, mở Command Prompt hoặc Windows PowerShell và gõ lệnh hostname. Tên hiển thị chính là Tên_máy_chủ.
• Làm thế nào để tìm Tên_máy_in_chia_sẻ? Đây là tên bạn đã đặt hoặc để mặc định ở bước 3 của phần Chia sẻ máy in từ máy chủ (tab Sharing).

Nhập địa chỉ đầy đủ vào ô (ví dụ: DESKTOP-ABCCanon2900). Sau khi nhập, nhấn Next. Windows sẽ cố gắng kết nối và tự động tải driver cần thiết từ máy chủ (nếu tương thích).

4. Hoàn tất:
Nếu kết nối thành công, bạn sẽ thấy thông báo và tùy chọn đặt máy in này làm máy in mặc định. Nhấn Finish để hoàn tất. Bây giờ bạn đã có thể sử dụng máy in được chia sẻ từ máy tính khách.

(Đối với người dùng Windows 7 sử dụng HomeGroup: Quy trình tạo và tham gia HomeGroup đơn giản hơn và máy in sẽ tự động được chia sẻ/truy cập. Tuy nhiên, HomeGroup đã lỗi thời và không còn được hỗ trợ trên Windows 10/11. Bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp chia sẻ mạng truyền thống như hướng dẫn cho Windows 10/11 trên cả Windows 7)
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-10-1.png” alt=”Truy cập Homegroup để chia sẻ máy in trên Windows 7″ title=”Truy cập Homegroup để chia sẻ máy in trên Windows 7″>
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-11.png” alt=”Tạo Homegroup mới để chia sẻ máy in trên Windows 7″ title=”Tạo Homegroup mới để chia sẻ máy in trên Windows 7″>
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-12.png” alt=”Chọn Printers and Devices để chia sẻ trong Homegroup Win 7″ title=”Chọn Printers and Devices để chia sẻ trong Homegroup Win 7″>
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-13.png” alt=”Mật khẩu Homegroup để tham gia và kết nối máy in chia sẻ” title=”Mật khẩu Homegroup để tham gia và kết nối máy in chia sẻ”>
<img src=”https://lambanghieudep.vn/wp-content/uploads/2025/07/cach-ket-noi-2-may-tinh-voi-1-may-in-14.png” alt=”Hoàn tất cài đặt Homegroup chia sẻ máy in trên Windows 7″ title=”Hoàn tất cài đặt Homegroup chia sẻ máy in trên Windows 7″>
<img src=”https://news.khangz.com/wp-content/uploads/2023/04/cach-ket-noi-2-may-tinh voi-1-may-in-15.png” alt=”Máy tính khách tham gia Homegroup để kết nối máy in” title=”Máy tính khách tham gia Homegroup để kết nối máy in”>
<img src=”https://news.khangz.com/wp-content/uploads/2023/04/cach-ket-noi-2-may-tinh voi-1-may-in-16.png” alt=”Nhập mật khẩu tham gia Homegroup chia sẻ máy in” title=”Nhập mật khẩu tham gia Homegroup chia sẻ máy in”>
<img src=”https://news.khangz.com/wp-content/uploads/2023/04/cach-ket-noi-2-may-tinh voi-1-may-in-17.png” alt=”Xác nhận tham gia Homegroup thành công để kết nối máy in” title=”Xác nhận tham gia Homegroup thành công để kết nối máy in”>
<img src=”https://news.khangz.com/wp-content/uploads/2023/04/cach-ket-noi-2-may-tinh voi-1-may-in-18.png” alt=”Tắt yêu cầu mật khẩu chia sẻ trong cài đặt mạng Windows 7″ title=”Tắt yêu cầu mật khẩu chia sẻ trong cài đặt mạng Windows 7″>

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình thiết lập kết nối máy tính với máy in qua mạng, bạn có thể gặp phải một số trở ngại. Dưới đây là các vấn đề phổ biến và cách giải quyết:

Máy tính khách không tìm thấy máy in chia sẻ

• Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo cả máy chủ và máy khách đều kết nối vào cùng một mạng LAN (cùng tên Wi-Fi hoặc cùng dải IP).
• Kiểm tra cài đặt chia sẻ mạng: Trên cả máy chủ và máy khách, vào Network and Sharing Center > Change advanced sharing settings và đảm bảo Network discovery và File and printer sharing được bật cho profile mạng đang sử dụng (ưu tiên Private).
• Kiểm tra tường lửa (Firewall): Tường lửa có thể chặn việc chia sẻ. Thử tạm thời tắt tường lửa trên cả hai máy (chỉ để kiểm tra, nên bật lại sau và cấu hình cho phép chia sẻ tệp/máy in).
• Nhập đúng tên: Kiểm tra lại cú pháp Tên_máy_chủTên_máy_in_chia_sẻ xem có gõ sai chính tả hoặc thiếu ký tự nào không. Tên máy chủ có thể kiểm tra bằng lệnh hostname trong Command Prompt.
• Máy tính chủ có đang bật và hoạt động không? Máy tính chủ phải luôn bật và kết nối mạng để máy khách có thể truy cập máy in. Nếu máy chủ ở chế độ ngủ sâu (Hibernate) hoặc tắt, việc chia sẻ sẽ không hoạt động.

Lỗi kết nối hoặc in không được sau khi thêm máy in

• Driver máy in: Driver trên máy chủ có thể bị lỗi hoặc không tương thích. Thử cài đặt lại driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in trên máy chủ. Đôi khi, máy khách cũng cần cài đặt driver tương thích nếu Windows không tự tải được từ máy chủ.
• Cáp kết nối: Kiểm tra lại cáp USB kết nối máy in với máy chủ xem có lỏng hoặc hỏng không.
• Tên máy tính hoặc địa chỉ IP thay đổi: Nếu máy tính chủ thay đổi tên hoặc địa chỉ IP trong mạng, đường dẫn chia sẻ sẽ không còn đúng. Bạn cần cập nhật lại trên máy khách. Đối với mạng văn phòng, việc gán địa chỉ IP tĩnh cho máy chủ là một giải pháp tốt.

Khi chia sẻ máy in cho nhiều máy tính có cần internet không?

Không, hoàn toàn không cần internet để chia sẻ và sử dụng máy in qua mạng LAN nội bộ. Quá trình này chỉ diễn ra trong phạm vi mạng cục bộ của bạn. Kết nối internet chỉ cần thiết cho các tác vụ in ấn từ các nguồn trực tuyến hoặc cập nhật driver. Tuy nhiên, để mạng LAN hoạt động, các thiết bị cần được kết nối (có dây hoặc Wi-Fi) tới cùng một thiết bị mạng (router/switch), thiết bị này có thể có hoặc không có kết nối internet.

Làm thế nào để cài đặt lại Driver máy in khi cần?

Nếu nghi ngờ driver máy in bị lỗi hoặc muốn cập nhật phiên bản mới, bạn nên gỡ bỏ driver cũ và cài lại.
Vào Control Panel > Devices and Printers. Nhấn chuột phải vào máy in cần xử lý, chọn Remove device hoặc Uninstall.
Tiếp theo, vào Control Panel > Programs and Features (hoặc Apps > Installed apps trong Settings trên Windows 11), tìm các phần mềm liên quan đến máy in của bạn và gỡ cài đặt chúng.
Sau khi gỡ bỏ hoàn toàn driver và phần mềm cũ, tải driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in (HP, Canon, Epson, Brother, v.v.). Lưu ý chọn đúng model máy in và phiên bản hệ điều hành Windows của bạn.
Chạy tệp cài đặt driver vừa tải về và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Khởi động lại máy tính chủ sau khi cài đặt xong.

Lời khuyên hữu ích để tối ưu hóa việc in ấn qua mạng

Để đảm bảo hệ thống in ấn chia sẻ hoạt động hiệu quả và ổn định lâu dài, hãy lưu ý một vài điểm sau:

• Giữ máy tính chủ luôn bật hoặc ở chế độ Sleep: Máy khách chỉ có thể gửi lệnh in khi máy chủ đang hoạt động và kết nối mạng.
• Đặt tên máy tính và tên chia sẻ máy in dễ nhớ: Điều này giúp việc kết nối từ máy khách trở nên đơn giản hơn.
• Sử dụng địa chỉ IP tĩnh cho máy chủ (nếu có thể): Việc này giúp đường dẫn mạng đến máy in luôn cố định, tránh tình trạng lỗi kết nối khi địa chỉ IP động của máy chủ thay đổi. Cấu hình này thường được thực hiện trên router.
• Đảm bảo mạng Wi-Fi ổn định hoặc sử dụng kết nối dây: Kết nối mạng chập chờn có thể gây lỗi khi gửi lệnh in, đặc biệt với các tệp lớn.
• Đối với nhu cầu in ấn chuyên nghiệp: Các đơn vị in ấn, làm bảng hiệu có nhu cầu in số lượng lớn và thường xuyên nên đầu tư vào các loại máy in mạng chuyên dụng có cổng Ethernet hoặc Wi-Fi tích hợp sẵn. Loại máy in này không cần máy tính chủ để chia sẻ, chỉ cần kết nối vào mạng là các máy tính có thể truy cập trực tiếp, mang lại độ ổn định và hiệu suất cao hơn nhiều. Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp in ấn hiệu quả cho doanh nghiệp của mình, hãy truy cập website lambanghieudep.vn để tham khảo các dịch vụ và thiết bị phù hợp.

Việc nắm vững cách kết nối máy tính với máy in qua mạng không chỉ là kỹ năng kỹ thuật mà còn là giải pháp tối ưu hóa hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí đáng kể. Áp dụng các bước hướng dẫn chi tiết cùng những lưu ý hữu ích trong bài viết này sẽ giúp bạn thiết lập và duy trì hệ thống in ấn chia sẻ ổn định, đáp ứng tốt nhu cầu in ấn cá nhân hay trong môi trường làm việc.