Khi làm việc văn phòng hay quản lý tài liệu quan trọng, nhu cầu theo dõi các lệnh in ấn trên máy tính là điều thiết yếu. Bạn có thể cần biết tài liệu nào đã được in, bởi ai và vào thời điểm nào. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xem lịch sử in trên máy tính chạy hệ điều hành Windows. Nắm vững thao tác này giúp bạn kiểm soát hoạt động in ấn hiệu quả, giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu đã in.
Phương pháp xem lịch sử in đầy đủ bằng Event Viewer
Mặc định, Windows không ghi lại toàn bộ lịch sử của các lệnh in đã hoàn thành để tiết kiệm tài nguyên hệ thống. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể kích hoạt tính năng ghi nhật ký này thông qua Event Viewer (Trình quản lý Sự kiện) để có một bản ghi đầy đủ về các tác vụ in ấn sau khi tính năng được bật. Đây là phương pháp chính xác nhất để truy xuất lịch sử in dài hạn.
Kích hoạt ghi nhật ký in ấn
Để bắt đầu theo dõi tất cả các lệnh in trong tương lai, bạn cần thực hiện một vài bước đơn giản để kích hoạt tính năng ghi nhật ký. Quá trình này chỉ cần làm một lần duy nhất cho mỗi máy tính.
Nhấn tổ hợp phím “Windows + R” để mở hộp thoại Run. Gõ “eventvwr.msc” vào trường “Open” và nhấn “Enter” hoặc click “OK” để mở cửa sổ Event Viewer. Tiếp theo, trong giao diện Event Viewer, điều hướng theo đường dẫn sau: Application and Services Logs → Microsoft → Windows → PrintService. Thư mục PrintService chứa các nhật ký liên quan đến dịch vụ in ấn của hệ thống. Nhấp chuột phải vào mục “Operational” nằm trong thư mục PrintService và chọn “Enable Log”. Hành động này sẽ bắt đầu quá trình ghi lại chi tiết mọi lệnh in được gửi đến máy tính của bạn kể từ thời điểm này.
Truy cập lịch sử in đã kích hoạt
Sau khi đã kích hoạt ghi nhật ký, mọi lệnh in mới sẽ được lưu lại. Để xem lại lịch sử in này, bạn chỉ cần quay lại Event Viewer và truy cập vào nhật ký Operational mà bạn vừa kích hoạt.
Mở lại Event Viewer bằng cách nhấn “Windows + R”, gõ “eventvwr.msc” và nhấn Enter. Điều hướng lại đến đường dẫn Application and Services Logs → Microsoft → Windows → PrintService → Operational. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các sự kiện được ghi lại. Mỗi sự kiện liên quan đến một lệnh in sẽ có ID sự kiện cụ thể (thường là 307 cho lệnh in thành công). Bạn có thể sắp xếp hoặc lọc các sự kiện này theo thời gian, ID sự kiện để dễ dàng tìm kiếm. Chi tiết mỗi sự kiện bao gồm tên tài liệu, tên người dùng thực hiện lệnh in, thời gian in và đôi khi cả tên máy in. Việc kiểm tra nhật ký này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về các hoạt động in ấn đã diễn ra trên máy tính. Việc quản lý hiệu quả hoạt động in ấn, bao gồm cả việc xem lại lịch sử, là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của các đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Để tìm hiểu thêm về các giải pháp in ấn chất lượng, bạn có thể tham khảo tại lambanghieudep.vn.
Người dùng xem xét bản in
Kiểm tra các lệnh in đang chờ xử lý trong Hàng đợi In
Ngoài việc xem lại lịch sử in đã hoàn thành qua Event Viewer, bạn cũng có thể kiểm tra các lệnh in đang chờ xử lý hoặc vừa mới hoàn thành thông qua cửa sổ hàng đợi in của từng máy in. Phương pháp này không cung cấp lịch sử đầy đủ theo thời gian dài, nhưng rất hữu ích để kiểm soát các tác vụ in hiện tại hoặc xem lại các lệnh in gần đây chưa bị xóa khỏi hàng đợi.
Mở cửa sổ Hàng đợi In
Để xem các lệnh in đang chờ hoặc đã hoàn thành gần đây trên một máy in cụ thể, bạn cần truy cập vào cửa sổ hàng đợi của máy in đó.
Cách nhanh nhất để làm điều này là mở mục “Devices and Printers” (Thiết bị và Máy in) trong Control Panel hoặc Settings của Windows. Trong Windows 10/11, bạn có thể gõ “Printers & scanners” (Máy in & máy quét) vào thanh tìm kiếm của Windows và chọn kết quả phù hợp. Tìm đến máy in mà bạn muốn kiểm tra, nhấp chuột phải vào tên máy in và chọn “See What’s Printing” (Xem những gì đang in) hoặc tương đương. Cửa sổ hàng đợi in của máy in đã chọn sẽ hiển thị.
Xem các lệnh trong Hàng đợi
Cửa sổ “See What’s Printing” sẽ hiển thị danh sách các tài liệu đang được gửi đến máy in, các tài liệu đang chờ in (xếp hàng đợi), hoặc các lệnh in vừa mới hoàn thành và chưa bị xóa khỏi danh sách.
Trong danh sách này, bạn có thể thấy tên tài liệu, trạng thái (đang in, chờ, lỗi), chủ sở hữu (người dùng gửi lệnh in), kích thước và thời gian gửi lệnh. Lưu ý rằng các lệnh in đã hoàn thành và được xử lý xong thường sẽ tự động biến mất khỏi danh sách này sau một khoảng thời gian ngắn. Do đó, cửa sổ hàng đợi in chỉ cho phép bạn xem lại các tác vụ in gần nhất hoặc đang hoạt động, chứ không phải toàn bộ lịch sử in trong Event Viewer.
Nắm vững cách xem lịch sử in trên máy tính qua Trình quản lý Sự kiện và hàng đợi in là kỹ năng hữu ích cho bất kỳ ai sử dụng máy tính thường xuyên. Chức năng ghi nhật ký chi tiết trong Event Viewer giúp bạn kiểm soát và theo dõi toàn bộ quá trình in ấn theo thời gian, trong khi hàng đợi in cung cấp cái nhìn tức thời về các tác vụ đang chờ. Áp dụng các bước đơn giản này sẽ giúp bạn quản lý tài nguyên máy in hiệu quả và giải quyết các vấn đề liên quan đến in ấn một cách nhanh chóng.