Hướng Dẫn Chi Tiết Cách In Đơn Hàng Sendo

Bạn đang kinh doanh trên Sendo và cần biết cách in đơn hàng Sendo một cách hiệu quả? Việc in ấn đơn hàng không chỉ giúp bạn quản lý quy trình đóng gói, vận chuyển dễ dàng hơn mà còn đảm bảo độ chính xác khi giao hàng cho khách. Hiểu rõ quy trình này sẽ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh online của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết về cách thực hiện.

Tại Sao Việc In Đơn Hàng Sendo Lại Quan Trọng?

Trong bối cảnh thương mại điện tử ngày càng phát triển, việc xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của người bán. Đối với các nhà bán hàng trên Sendo, việc in đơn hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong toàn bộ quy trình xử lý từ khi đơn hàng phát sinh đến khi hàng đến tay người mua.

In đơn hàng giúp người bán có một bản ghi rõ ràng, dễ dàng kiểm tra thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng và địa chỉ giao hàng. Điều này hạn chế tối đa nhầm lẫn trong quá trình lấy hàng và đóng gói. Một bản in chi tiết giúp bạn đối chiếu với sản phẩm thực tế, đảm bảo không giao sai hàng hay thiếu hàng.

Bên cạnh đó, việc in vận đơn hay nhãn dán mã vận chuyển theo quy định của Sendo hoặc các đơn vị vận chuyển liên kết là bắt buộc để đơn vị vận chuyển có thể nhận hàng và theo dõi hành trình đơn hàng. Nhãn dán này thường chứa mã vạch hoặc mã QR, giúp quá trình quét và phân loại hàng hóa tại bưu cục diễn ra nhanh chóng và tự động. Thiếu hoặc sai nhãn dán có thể dẫn đến việc đơn hàng bị trả lại hoặc giao sai địa chỉ, gây mất thời gian và chi phí.

Ngoài ra, việc in phiếu đóng gói (packing list) để bỏ vào hộp hàng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của người bán. Phiếu này giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra lại các mặt hàng đã nhận so với đơn hàng họ đặt, tăng cường sự tin tưởng và hài lòng của người mua. Đối với người bán có nhiều đơn hàng mỗi ngày, việc có các bản in giúp quản lý tồn kho tạm thời khi soạn hàng, theo dõi công nợ với đơn vị vận chuyển (qua mã vận đơn), và lưu trữ hồ sơ bán hàng để phục vụ cho việc đối soát hoặc giải quyết khiếu nại sau này. Tóm lại, in đơn hàng là một phần không thể thiếu trong quy trình vận hành hiệu quả của gian hàng Sendo.

Các Loại Thông Tin Cần In Từ Đơn Hàng Sendo

Khi xử lý đơn hàng trên Sendo, có một số loại tài liệu chính mà bạn có thể cần in ra để phục vụ cho các mục đích khác nhau. Việc hiểu rõ từng loại tài liệu này sẽ giúp bạn lựa chọn đúng định dạng cần in, tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

Đầu tiên và quan trọng nhất là Vận đơn (hay còn gọi là Phiếu gửi hàng/Nhãn vận chuyển). Đây là tài liệu bắt buộc phải in và dán lên gói hàng trước khi gửi cho đơn vị vận chuyển. Vận đơn chứa các thông tin quan trọng như mã đơn hàng Sendo, mã vận đơn của đơn vị vận chuyển, thông tin người gửi (Shop), thông tin người nhận (Tên, địa chỉ, số điện thoại), thông tin về gói hàng (khối lượng, kích thước ước tính), và đặc biệt là mã vạch/QR code để theo dõi đơn hàng. Vận đơn thường được in trên giấy decal nhiệt hoặc giấy A4 thông thường rồi dán băng keo trong suốt lên. Kích thước phổ biến là A5 hoặc tem nhỏ hơn tùy theo đơn vị vận chuyển và loại máy in sử dụng (máy in nhiệt khổ nhỏ).

Thứ hai là Phiếu đóng gói (Packing List). Đây là một bản tóm tắt chi tiết các sản phẩm có trong đơn hàng. Phiếu đóng gói thường bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), số lượng từng sản phẩm. Đôi khi nó còn ghi kèm thông tin đơn hàng cơ bản như mã đơn hàng, tên người nhận. Phiếu đóng gói giúp người bán kiểm tra lại một lần nữa trước khi đóng hộp và giúp người mua dễ dàng đối chiếu với sản phẩm thực tế khi nhận hàng. Phiếu này thường được in trên giấy A4 và bỏ vào bên trong gói hàng.

Cuối cùng là Chi tiết đơn hàng. Đây là bản in đầy đủ nhất, bao gồm tất cả thông tin về đơn hàng từ thông tin người mua, người nhận, danh sách sản phẩm, giá cả, phí vận chuyển, mã giảm giá áp dụng (nếu có), hình thức thanh toán, ghi chú của khách hàng và người bán. Bản chi tiết đơn hàng ít khi được dán lên gói hàng mà chủ yếu phục vụ mục đích quản lý nội bộ của người bán, giúp theo dõi, đối soát hoặc làm hồ sơ. Nó cũng thường được in trên giấy A4. Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô kinh doanh, người bán có thể chọn in tất cả, chỉ in vận đơn và phiếu đóng gói, hoặc chỉ in vận đơn.

Thiết Bị Cần Chuẩn Bị Để In Đơn Hàng Sendo

Để có thể thực hiện việc in ấn đơn hàng Sendo một cách thuận lợi và hiệu quả, bạn cần chuẩn bị một số thiết bị cơ bản. Những thiết bị này không quá phức tạp và phần lớn các nhà bán hàng online đều đã sở hữu.

Trước hết, bạn cần một thiết bị để truy cập vào hệ thống quản lý đơn hàng trên Sendo. Đó có thể là máy tính (laptop hoặc máy tính để bàn) hoặc điện thoại thông minh/máy tính bảng. Giao diện quản lý bán hàng của Sendo (Seller Center) hoạt động tốt trên trình duyệt web máy tính. Ứng dụng Sendo dành cho người bán trên điện thoại cũng cho phép xem và xử lý đơn hàng, nhưng việc in ấn thường tiện lợi hơn khi thực hiện trên máy tính kết nối với máy in. Do đó, máy tính thường là lựa chọn tối ưu cho công việc in đơn hàng số lượng lớn.

Thiết bị quan trọng thứ hai là máy in. Đây là công cụ chính để chuyển đổi thông tin đơn hàng từ màn hình thành bản cứng. Có hai loại máy in phổ biến mà người bán hàng online thường sử dụng:

1. Máy in laser: Loại máy in này sử dụng mực dạng bột (toner) và công nghệ laser để in. Máy in laser thường có tốc độ in nhanh, chi phí in mỗi trang thấp và cho bản in sắc nét, bền màu. Máy in laser phù hợp để in các tài liệu trên khổ giấy A4 như chi tiết đơn hàng hoặc phiếu đóng gói. Một số dòng máy in laser có thể in trên giấy decal A4.
2. Máy in nhiệt: Loại máy in này sử dụng nhiệt để làm đen các điểm trên giấy in nhiệt đặc biệt, không cần dùng mực. Máy in nhiệt được ưa chuộng để in vận đơn (tem nhãn) vì tốc độ in nhanh, không cần thay mực (chỉ cần giấy), và đặc biệt phù hợp với các khổ giấy nhỏ hơn A4 như A6 (100x150mm), thường dùng cho tem vận chuyển. Có hai loại máy in nhiệt là trực tiếp (in thẳng lên giấy nhiệt, bản in có thể phai theo thời gian) và gián tiếp (in qua ribbon mực nhiệt, bản in bền hơn). Với nhu cầu in vận đơn Sendo, máy in nhiệt trực tiếp là đủ và phổ biến.

Bên cạnh máy in, bạn cũng cần chuẩn bị giấy in phù hợp với loại máy in và mục đích in ấn. Nếu dùng máy in laser hoặc in phiếu đóng gói/chi tiết đơn hàng, bạn cần giấy A4 thông thường. Nếu in vận đơn bằng máy in nhiệt, bạn cần giấy decal nhiệt (có lớp keo để dán). Giấy decal nhiệt có nhiều kích thước khác nhau, phổ biến nhất cho vận đơn là 100x150mm (A6) hoặc 75x100mm. Chọn đúng loại giấy và kích thước phù hợp với máy in và yêu cầu của Sendo/đơn vị vận chuyển sẽ giúp bản in đẹp và sử dụng hiệu quả.

Cuối cùng, đảm bảo rằng máy tính (hoặc điện thoại) của bạn đã được kết nối đúng cách với máy in (qua cáp USB, mạng LAN/Wi-Fi, hoặc Bluetooth) và đã cài đặt đầy đủ driver cho máy in. Kết nối ổn định và driver tương thích là điều kiện tiên quyết để quá trình in diễn ra suôn sẻ.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách In Đơn Hàng Sendo Từ Website

Quy trình in đơn hàng từ giao diện quản lý bán hàng trên website Sendo (Seller Center) là phương pháp phổ biến nhất. Dưới đây là các bước chi tiết bạn cần thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập vào Trang Quản Trị Sendo (Seller Center)
Mở trình duyệt web trên máy tính của bạn và truy cập vào địa chỉ trang quản lý dành cho người bán của Sendo. Nhập tên đăng nhập (thường là email hoặc số điện thoại) và mật khẩu của bạn để đăng nhập. Giao diện chính của Seller Center sẽ hiện ra.

Bước 2: Tìm và Chọn Đơn Hàng Cần In
Trên giao diện Seller Center, tìm đến mục quản lý đơn hàng. Tùy theo giao diện hiện tại của Sendo, mục này có thể được gọi là “Đơn hàng”, “Quản lý đơn hàng” hoặc tương tự. Click vào mục này để xem danh sách tất cả đơn hàng của bạn. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc (ví dụ: theo trạng thái đơn hàng như “Chờ xử lý”, “Đã duyệt”, “Chờ lấy hàng”, “Đang giao hàng”) hoặc thanh tìm kiếm (theo mã đơn hàng, tên khách hàng) để nhanh chóng tìm thấy đơn hàng hoặc nhóm đơn hàng mà bạn muốn in.

Sau khi đã tìm thấy đơn hàng, bạn có thể chọn một hoặc nhiều đơn hàng để in. Nếu chỉ in một đơn hàng, click trực tiếp vào mã đơn hàng đó để xem chi tiết. Nếu muốn in hàng loạt, sử dụng các ô vuông (checkbox) ở đầu mỗi dòng đơn hàng trong danh sách để chọn nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 3: Lựa chọn Loại Tài Liệu Cần In
Sau khi chọn đơn hàng, tìm kiếm tùy chọn “In” hoặc “In đơn hàng/vận đơn”. Tùy chọn này thường nằm ở vị trí dễ thấy, có thể là một nút riêng hoặc trong menu thả xuống cho các hành động với đơn hàng đã chọn. Khi click vào tùy chọn in, hệ thống Sendo sẽ hiển thị các lựa chọn về loại tài liệu bạn muốn in, ví dụ: “In vận đơn”, “In phiếu đóng gói”, “In chi tiết đơn hàng” hoặc kết hợp các loại này. Chọn loại tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ, nếu bạn chuẩn bị giao hàng, bạn sẽ chọn “In vận đơn” và có thể thêm “In phiếu đóng gói”.

Hệ thống sẽ tạo ra một bản xem trước (preview) của tài liệu dưới dạng PDF hoặc hiển thị trực tiếp trong một cửa sổ mới. Hãy kiểm tra kỹ bản xem trước này để đảm bảo thông tin chính xác và định dạng hiển thị đúng.

Bước 4: Cấu Hình Cài Đặt In
Khi bản in đã sẵn sàng (thường mở trong trình duyệt hoặc phần mềm đọc PDF), bạn sẽ sử dụng chức năng in của trình duyệt hoặc phần mềm đó. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (trên Windows) hoặc Command + P (trên macOS) hoặc tìm nút “In” biểu tượng máy in. Một cửa sổ cài đặt in sẽ hiện ra.

Trong cửa sổ này, bạn cần cấu hình các tùy chọn sau:

• Máy in đích (Destination): Chọn máy in đã được kết nối và cài đặt trên máy tính của bạn.
• Số bản sao (Copies): Chọn số lượng bản in cho mỗi đơn hàng.
• Trang (Pages): Mặc định sẽ in tất cả các trang, nhưng bạn có thể chỉ định trang cụ thể nếu cần.
• Bố cục (Layout): Chọn hướng giấy Dọc (Portrait) hoặc Ngang (Landscape). Vận đơn thường in dọc, phiếu đóng gói/chi tiết đơn hàng có thể in dọc hoặc ngang tùy định dạng.
• Khổ giấy (Paper size): Rất quan trọng! Chọn đúng khổ giấy bạn đang sử dụng, ví dụ A4, A5, hoặc kích thước tem nhãn nhiệt (100x150mm, 75x100mm…).
• Tỷ lệ (Scale) hoặc Phù hợp với trang (Fit to page): Đảm bảo nội dung in vừa vặn với khổ giấy đã chọn. Thông thường chọn “Vừa với vùng in” (Fit to printable area) hoặc tỷ lệ 100%. Cẩn thận với tùy chọn “Vừa với trang” (Fit to page) vì đôi khi nó có thể làm co giãn nội dung không mong muốn, đặc biệt là mã vạch.
• Loại giấy/Chất lượng (Media/Quality): Chọn loại giấy (Plain paper, Label paper) và chất lượng in (Standard, High). Đối với vận đơn, chất lượng tiêu chuẩn thường là đủ.

Kiểm tra lại bản xem trước trong cửa sổ cài đặt in để đảm bảo mọi thứ trông đúng trước khi tiếp tục.

Bước 5: Thực Hiện Lệnh In
Sau khi đã cấu hình xong các tùy chọn in, nhấn nút “In” (Print). Máy tính sẽ gửi lệnh in đến máy in đã chọn. Đảm bảo máy in đã được bật, có giấy và mực/giấy nhiệt đầy đủ để quá trình in diễn ra không bị gián đoạn. Chờ máy in xử lý và cho ra bản in của bạn. Kiểm tra lại bản in cuối cùng để chắc chắn không có lỗi sai, thiếu thông tin hoặc bị mờ, đặc biệt là mã vạch trên vận đơn cần đảm bảo rõ nét để máy quét có thể đọc được.

Quy trình này có thể có những khác biệt nhỏ tùy thuộc vào giao diện cập nhật của Sendo tại từng thời điểm hoặc trình duyệt web bạn sử dụng, nhưng các bước cơ bản về việc chọn đơn hàng, chọn loại tài liệu, cấu hình in và thực hiện lệnh in là tương tự.

In Hàng Loạt Đơn Hàng Sendo Để Tăng Hiệu Quả

Đối với các nhà bán hàng có lượng đơn hàng lớn mỗi ngày, việc in từng đơn hàng một sẽ rất tốn thời gian. Sendo Seller Center cung cấp tính năng in hàng loạt giúp bạn xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc một cách nhanh chóng.

Các bước thực hiện in hàng loạt tương tự như in đơn lẻ ở phần trên, nhưng có một điểm khác biệt chính:

1. Chọn Nhiều Đơn Hàng: Thay vì chỉ chọn một đơn hàng, trong danh sách đơn hàng ở Bước 2, bạn sẽ tích chọn vào ô vuông bên cạnh nhiều đơn hàng bạn muốn xử lý cùng lúc. Sendo thường cho phép chọn tất cả các đơn hàng trên một trang hoặc thậm chí nhiều trang (nếu có tùy chọn tương ứng).
2. Thao Tác Với Đơn Hàng Đã Chọn: Sau khi đã chọn nhiều đơn hàng, tìm kiếm tùy chọn “Thao tác” hoặc “Hành động” (Action) thường nằm ở phía trên hoặc dưới danh sách đơn hàng đã chọn. Click vào đó và chọn tùy chọn “In vận đơn đã chọn”, “In phiếu đóng gói đã chọn”, hoặc tùy chọn kết hợp tương ứng.
3. Hệ Thống Tạo File In Hàng Loạt: Sendo sẽ tổng hợp thông tin từ tất cả các đơn hàng bạn đã chọn và tạo ra một file PDF duy nhất chứa tất cả các vận đơn hoặc phiếu đóng gói (mỗi đơn hàng là một hoặc nhiều trang trong file PDF đó). Quá trình này có thể mất một chút thời gian tùy thuộc vào số lượng đơn hàng bạn chọn.
4. Cấu Hình và In File Hàng Loạt: Mở file PDF được tạo ra. Sử dụng chức năng in của phần mềm đọc PDF hoặc trình duyệt. Tương tự Bước 4 của quy trình in đơn lẻ, cấu hình máy in, khổ giấy, hướng giấy và các tùy chọn khác. Đặc biệt chú ý đến thứ tự trang in và đảm bảo máy in của bạn có đủ giấy để in toàn bộ file.

In hàng loạt giúp bạn chỉ cần thực hiện thao tác chọn và in một lần cho nhiều đơn hàng, tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc mở và in từng đơn hàng riêng lẻ. Đây là tính năng không thể thiếu đối với các shop có hoạt động kinh doanh sôi động.

Lưu Ý Quan Trọng Khi In Đơn Hàng Sendo

Để đảm bảo quy trình in đơn hàng Sendo diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất, có một số lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ:

• Kiểm Tra Thông Tin Đơn Hàng Trước Khi In: Luôn dành một chút thời gian để kiểm tra lại các thông tin quan trọng trên bản xem trước hoặc bản in thử, đặc biệt là thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại) và danh sách sản phẩm. Một lỗi sai nhỏ ở bước này có thể dẫn đến việc giao sai hàng hoặc không liên lạc được với khách, gây mất thời gian và chi phí xử lý đổi trả.
• Sử Dụng Giấy và Mực In Chất Lượng Tốt: Chất lượng giấy và mực/giấy nhiệt ảnh hưởng trực tiếp đến độ rõ nét và độ bền của bản in. Vận đơn in mờ, nhòe có thể khiến máy quét của đơn vị vận chuyển không đọc được mã vạch, gây ách tắc trong quá trình xử lý. Giấy in nhiệt kém chất lượng có thể nhanh bị phai màu, ảnh hưởng đến khả năng theo dõi đơn hàng lâu dài. Đầu tư vào vật tư in ấn chất lượng sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối không đáng có.
• Cấu Hình Máy In Đúng Cách: Việc chọn sai khổ giấy hoặc tỷ lệ in là lỗi phổ biến. Nếu in vận đơn tem nhiệt, hãy đảm bảo bạn chọn đúng khổ giấy tương ứng với tem (ví dụ: 100x150mm) và đặt tùy chọn tỷ lệ in phù hợp để mã vạch không bị cắt hoặc méo mó. Nếu in trên giấy A4, hãy chắc chắn chọn đúng khổ A4 trong cài đặt.
• Kiểm Tra Tình Trạng Máy In: Đảm bảo máy in luôn có đủ giấy, đủ mực (đối với máy in laser/phun màu) hoặc cuộn giấy nhiệt còn dài (đối với máy in nhiệt). Kiểm tra kết nối giữa máy tính và máy in có ổn định không. Thực hiện bảo dưỡng định kỳ (vệ sinh đầu in, kiểm tra trống mực…) để máy luôn hoạt động tốt.
• Lưu Bản Mềm (PDF) Các Vận Đơn Quan Trọng: Ngoài việc in ra, bạn nên cân nhắc lưu lại các file PDF của vận đơn trên máy tính của mình, đặc biệt với các đơn hàng giá trị cao hoặc các đơn hàng cần theo dõi sát sao. File mềm này có thể hữu ích cho việc đối soát sau này hoặc khi cần tra cứu lại thông tin.

Bằng cách tuân thủ những lưu ý này, bạn sẽ tối ưu hóa được quy trình in đơn hàng, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh trên Sendo.

Khắc Phục Lỗi Thường Gặp Khi In Đơn Hàng Sendo

Trong quá trình in đơn hàng Sendo, đôi khi bạn có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật. Dưới đây là các vấn đề thường gặp và cách khắc phục:

• Không in được đơn hàng:

  • Kiểm tra kết nối vật lý giữa máy tính và máy in (cáp USB, mạng).
  • Kiểm tra xem máy in đã được bật nguồn và sẵn sàng hoạt động chưa.
  • Kiểm tra xem driver máy in đã được cài đặt đúng cách và có tương thích với hệ điều hành của bạn không. Thử cài đặt lại driver nếu cần.
  • Kiểm tra xem máy in có đang báo lỗi (kẹt giấy, hết mực/giấy, nắp mở) trên màn hình hiển thị hoặc đèn báo không.
  • Thử in một tài liệu bất kỳ khác từ máy tính (ví dụ: một file Word) để xem máy in có hoạt động bình thường không. Nếu không in được tài liệu khác, vấn đề nằm ở máy in hoặc kết nối. Nếu in được tài liệu khác, vấn đề có thể liên quan đến file in từ Sendo hoặc cài đặt trình duyệt.
  • Thử khởi động lại máy tính và máy in.
  • Xóa các lệnh in đang chờ trong hàng đợi in (Printer Queue) của máy tính.
  • Cập nhật trình duyệt web bạn đang sử dụng lên phiên bản mới nhất.
  • Nếu in từ file PDF, thử tải lại file PDF hoặc mở bằng phần mềm đọc PDF khác.

• Thông tin in ra bị sai, thiếu hoặc bị mờ:

  • Kiểm tra lại bản xem trước (preview) trước khi in. Nếu bản xem trước đã sai, có thể do lỗi từ hệ thống Sendo. Hãy thử tải lại trang, F5 trình duyệt hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của Sendo.
  • Nếu bản xem trước đúng mà bản in sai, kiểm tra lại cài đặt in (khổ giấy, tỷ lệ, chất lượng).
  • Kiểm tra mức mực/toner (đối với máy in laser/phun màu) hoặc chất lượng giấy nhiệt (đối với máy in nhiệt). Mực yếu hoặc giấy nhiệt kém chất lượng sẽ gây bản in mờ.
  • Vệ sinh đầu phun (máy in phun) hoặc trống mực (máy in laser) nếu bản in có vệt hoặc bị sọc.
  • Đảm bảo bạn đang in đúng loại tài liệu (vận đơn, phiếu đóng gói).

• In sai khổ giấy hoặc nội dung bị cắt:

  • Đây là lỗi phổ biến nhất liên quan đến cài đặt in. Chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng khổ giấy trong cài đặt in (ví dụ: A4, 100x150mm).
  • Kiểm tra tùy chọn tỷ lệ (Scale) hoặc “Vừa với trang” (Fit to page). Thông thường, đặt tỷ lệ 100% hoặc “Vừa với vùng in” là tốt nhất. Nếu in vận đơn, việc sai tỷ lệ có thể khiến mã vạch không đọc được.
  • Kiểm tra xem định dạng mà Sendo cung cấp có phù hợp với khổ giấy bạn muốn in không. Một số định dạng vận đơn được tối ưu cho khổ tem nhiệt (ví dụ 100x150mm), nếu cố in trên A4 có thể bị nhỏ hoặc lặp lại. Ngược lại, định dạng A4 in trên khổ tem nhiệt sẽ bị cắt. Chọn đúng định dạng in trên giao diện Sendo nếu có nhiều lựa chọn.

• Máy in nhiệt không nhận giấy decal:

  • Kiểm tra xem giấy decal đã được lắp đúng chiều chưa (mặt in lên trên/xuống dưới tùy máy).
  • Kiểm tra cảm biến giấy của máy in nhiệt có bị bẩn hoặc hoạt động sai không.
  • Đảm bảo bạn đã chọn đúng loại giấy (Label/Tem nhãn) trong driver máy in nếu có tùy chọn đó.

Nếu đã thử các cách trên mà vẫn không khắc phục được, hãy tham khảo sách hướng dẫn sử dụng máy in, tìm kiếm thông tin trên website hỗ trợ của Sendo hoặc liên hệ với nhà cung cấp máy in để được trợ giúp kỹ thuật.

Lựa Chọn Máy In Phù Hợp Cho Việc In Đơn Hàng Sendo

Việc lựa chọn đúng loại máy in sẽ giúp quy trình in đơn hàng Sendo của bạn hiệu quả hơn rất nhiều. Như đã đề cập, có hai loại chính là máy in laser và máy in nhiệt, mỗi loại có ưu và nhược điểm riêng phù hợp với nhu cầu in ấn khác nhau.

Máy In Laser:

• Ưu điểm: Tốc độ in nhanh, bản in sắc nét, chi phí mỗi trang in thấp (đặc biệt khi in số lượng lớn văn bản), mực bền màu, không thấm nước tốt hơn mực in phun. Phù hợp in chi tiết đơn hàng, phiếu đóng gói trên giấy A4.
• Nhược điểm: Giá máy ban đầu thường cao hơn máy in nhiệt chuyên dụng cho tem nhãn. Chỉ in được trên các loại giấy thông thường hoặc decal A4, không phù hợp với các khổ tem nhiệt nhỏ phổ biến cho vận đơn. Kích thước máy thường lớn hơn.
• Phù hợp với: Các shop chủ yếu in phiếu đóng gói, chi tiết đơn hàng, hoặc có nhu cầu in ấn văn phòng khác. Có thể in vận đơn nếu Sendo cung cấp định dạng A4 và bạn dùng giấy decal A4.

Máy In Nhiệt:

• Ưu điểm: Tốc độ in cực nhanh, không cần mực (tiết kiệm chi phí mực, chỉ cần giấy), kích thước nhỏ gọn, chuyên dụng cho in tem nhãn (vận đơn). Bản in mã vạch rất rõ nét, cần thiết cho việc quét mã.
• Nhược điểm: Chỉ in được trên giấy in nhiệt chuyên dụng, giá giấy nhiệt thường cao hơn giấy A4 thông thường. Bản in nhiệt trực tiếp có thể bị phai màu khi tiếp xúc với nhiệt độ cao, ánh sáng mặt trời hoặc hóa chất (có thể khắc phục bằng máy in nhiệt gián tiếp nhưng chi phí cao hơn). Chỉ in được màu đen trắng.
• Phù hợp với: Các shop có lượng đơn hàng lớn, cần in số lượng lớn vận đơn (tem nhãn) một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Đây là lựa chọn tối ưu nhất cho việc in vận đơn Sendo theo khổ tem phổ biến.

Lời khuyên khi chọn mua máy in:

• Xác định nhu cầu chính: Bạn chủ yếu in vận đơn hay phiếu đóng gói? Lượng đơn hàng mỗi ngày của bạn là bao nhiêu? Nếu in trên 20-30 đơn/ngày, máy in nhiệt sẽ là khoản đầu tư đáng giá.
• Ngân sách: Máy in nhiệt chuyên dụng có nhiều phân khúc giá. Xác định ngân sách của bạn.
• Đơn vị vận chuyển: Kiểm tra xem đơn vị vận chuyển bạn thường dùng (GHN, GHTK, Viettel Post…) có khuyến nghị hoặc yêu cầu loại máy in/khổ tem nào không. Hầu hết đều hỗ trợ khổ tem 100x150mm, phù hợp với máy in nhiệt phổ thông.
• Kết nối: Chọn máy in có các tùy chọn kết nối phù hợp (USB, Ethernet, Wi-Fi). Kết nối mạng giúp nhiều người trong shop cùng in hoặc in từ nhiều thiết bị.
• Thương hiệu và bảo hành: Chọn các thương hiệu uy tín và có chế độ bảo hành tốt để yên tâm sử dụng lâu dài.
• Để đảm bảo chất lượng bản in và độ bền của thiết bị, việc lựa chọn máy in từ các nguồn cung cấp uy tín là rất quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các dòng máy in phù hợp và địa chỉ đáng tin cậy tại maytinhgiaphat.vn.

Việc đầu tư đúng loại máy in ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý đơn hàng.

Tối Ưu Quy Trình In Ấn Đơn Hàng Để Tăng Hiệu Quả Kinh Doanh

Việc in đơn hàng không chỉ đơn thuần là tạo ra một bản sao giấy tờ mà còn là một phần quan trọng trong chuỗi quy trình xử lý đơn hàng của bạn. Tối ưu hóa quy trình in ấn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của gian hàng Sendo.

Một trong những cách tối ưu hiệu quả là sắp xếp khu vực làm việc gọn gàng, đặt máy in ở vị trí thuận tiện gần khu vực đóng gói. Chuẩn bị sẵn sàng giấy in, mực/giấy nhiệt và các vật tư cần thiết khác để không bị gián đoạn khi đang thao tác.

Đối với các shop có nhiều đơn hàng, việc sử dụng tính năng in hàng loạt là bắt buộc. Thay vì in từng đơn, hãy gom các đơn hàng lại theo từng trạng thái (ví dụ: tất cả đơn “Chờ lấy hàng”) và in một lần duy nhất. Điều này giúp bạn xử lý được nhiều đơn hàng trong thời gian ngắn.

Cân nhắc sử dụng loại giấy in và máy in phù hợp nhất với loại tài liệu bạn in nhiều nhất. Nếu 80% công việc in ấn là vận đơn, máy in nhiệt chuyên dụng cho tem nhãn sẽ là khoản đầu tư mang lại hiệu quả cao nhất về tốc độ và chi phí vật tư (tính trên mỗi vận đơn). Nếu chủ yếu in phiếu đóng gói và chi tiết đơn hàng, máy in laser A4 sẽ hợp lý hơn.

Đồng bộ hóa quy trình làm việc giữa các thành viên trong nhóm (nếu có). Đào tạo nhân viên về cách in đơn hàng Sendo đúng cách, kiểm tra thông tin trước khi in, và xử lý các lỗi in ấn cơ bản. Việc này đảm bảo mọi người đều nắm vững quy trình và tránh được sai sót.

Ngoài ra, hãy tận dụng các công cụ hoặc tính năng quản lý đơn hàng của Sendo. Đôi khi, việc hiểu rõ luồng trạng thái đơn hàng trên Sendo và thao tác in ở đúng thời điểm (ví dụ: chỉ in sau khi đơn hàng đã được duyệt và sẵn sàng giao) sẽ giúp tránh in nhầm hoặc in lại.

Việc in đơn hàng chính xác, rõ nét và nhanh chóng không chỉ giúp quy trình nội bộ của bạn trôi chảy mà còn góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đơn vị vận chuyển và khách hàng. Một vận đơn dán cẩn thận, rõ ràng, cùng phiếu đóng gói chi tiết thể hiện sự chỉnh chu của người bán.

Nắm vững cách in đơn hàng Sendo là một kỹ năng thiết yếu giúp bạn quản lý gian hàng hiệu quả hơn. Từ việc chuẩn bị thiết bị phù hợp đến thực hiện từng bước in ấn, quy trình này không quá phức tạp nếu bạn làm theo hướng dẫn. Việc in đơn hàng chính xác và chuyên nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm cho khách hàng.