Cách In Tờ Khai Thuế Có Chữ Ký Điện Tử Chi Tiết

Bởi
Trang Chủ / Máy In / Cách In Tờ Khai Thuế Có Chữ Ký Điện Tử Chi Tiết

Trong thời đại công nghệ số, việc kê khai và nộp tờ khai thuế trực tuyến đã trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian và công sức. Kèm theo đó là việc sử dụng chữ ký điện tử để xác thực tính pháp lý của tài liệu. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc cần có một bản in tờ khai thuế có chữ ký điện tử là bắt buộc hoặc cần thiết cho mục đích lưu trữ nội bộ, nộp trực tiếp hoặc đối chiếu. Hiểu rõ cách in tờ khai thuế có chữ ký điện tử đúng chuẩn là điều quan trọng để đảm bảo bản in có giá trị pháp lý và thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để thực hiện công việc này một cách hiệu quả.

Việc in tờ khai thuế sau khi đã được ký điện tử không đơn giản chỉ là mở file và nhấn nút in thông thường. Bản in cần phải hiển thị rõ ràng chữ ký điện tử, đảm bảo định dạng không bị sai lệch và toàn bộ nội dung được trình bày chính xác như trên file gốc. Đối với những người lần đầu thực hiện hoặc gặp phải các vấn đề kỹ thuật, quá trình này có thể gây bối rối. Do đó, nắm vững các yêu cầu chuẩn bị và quy trình thực hiện là yếu tố then chốt.

Tại sao cần in tờ khai thuế kèm chữ ký điện tử?

Mặc dù quy trình nộp thuế ngày càng chuyển dịch sang hình thức trực tuyến, việc in tờ khai thuế có chữ ký điện tử vẫn đóng vai trò quan trọng. Có nhiều lý do chính đáng cho nhu cầu này. Thứ nhất, đây là yêu cầu bắt buộc đối với một số loại tờ khai hoặc trong các trường hợp cụ thể theo quy định của cơ quan thuế, ví dụ như khi cần nộp hồ sơ giấy kèm theo bản in tờ khai điện tử.

Thứ hai, bản in có chữ ký điện tử cung cấp một bằng chứng vật lý rõ ràng về việc doanh nghiệp hoặc cá nhân đã hoàn thành nghĩa vụ kê khai và nộp tờ khai đúng hạn. Trong trường hợp cần đối chiếu, kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan thuế sau này, bản in này là một tài liệu tham chiếu quan trọng, xác nhận tính chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu đã nộp.

Thứ ba, nhiều doanh nghiệp có quy trình lưu trữ nội bộ đòi hỏi phải có bản cứng của các tài liệu quan trọng, bao gồm cả tờ khai thuế đã được ký số. Việc này giúp việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ, dễ dàng tra cứu khi cần thiết mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống điện tử. Bản in cũng có thể được sử dụng để trình bày trong các cuộc họp nội bộ hoặc gửi cho các bộ phận liên quan khác.

Cuối cùng, đôi khi người nộp thuế cần bản in để cung cấp cho các bên thứ ba như ngân hàng (khi làm thủ tục vay vốn, mở tài khoản), đối tác kinh doanh (khi chứng minh năng lực tài chính), hoặc các cơ quan khác khi được yêu cầu. Bản in có đầy đủ thông tin và dấu hiệu nhận diện chữ ký điện tử sẽ tăng tính xác thực và tin cậy của tài liệu. Do đó, việc biết cách in tờ khai thuế có chữ ký điện tử một cách chính xác là kỹ năng cần thiết.

Các yêu cầu cần chuẩn bị trước khi in

Để quá trình in tờ khai thuế có chữ ký điện tử diễn ra suôn sẻ và đảm bảo chất lượng, người dùng cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố sau đây. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tránh được các lỗi phát sinh và đảm bảo bản in cuối cùng đáp ứng được yêu cầu.

Đầu tiên và quan trọng nhất là file tờ khai thuế dưới định dạng PDF đã được ký điện tử thành công. File này thường được xuất ra từ các phần mềm hỗ trợ kê khai thuế như HTKK, hoặc tải về từ Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax) hoặc các nhà cung cấp dịch vụ T-van sau khi hoàn thành quy trình ký và nộp. Đảm bảo file đã được ký số hợp lệ và có thể mở bình thường trên máy tính.

Thứ hai là máy tính kết nối internet. Máy tính cần cài đặt các phần mềm cần thiết cho việc mở và đọc file PDF, cũng như phần mềm hỗ trợ xem tờ khai thuế điện tử. Các phần mềm đọc PDF thông dụng như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader đều phù hợp. Đặc biệt, để xem và xác thực chữ ký điện tử trên tờ khai từ Cổng thông tin Thuế điện tử, người dùng thường cần cài đặt phần mềm eTaxViewer theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Thứ ba là thiết bị chữ ký số (Token USB) và phần mềm driver tương ứng. Mặc dù tờ khai đã được ký số, việc cắm Token có thể cần thiết để phần mềm đọc PDF hoặc eTaxViewer có thể nhận diện và hiển thị trạng thái chữ ký một cách chính xác trên màn hình trước khi in. Đảm bảo Token hoạt động bình thường và máy tính đã nhận diện được thiết bị.

Thứ tư là máy in và giấy in. Máy in cần được kết nối với máy tính (qua cáp USB, mạng LAN hoặc Wi-Fi) và hoạt động ổn định, không gặp các sự cố về giấy, mực/toner. Mực hoặc toner trong máy in cần đủ để đảm bảo bản in không bị mờ, đặc biệt là phần chữ ký điện tử. Việc sở hữu một máy in đáng tin cậy là yếu tố quan trọng để có được bản in chất lượng. Bạn có thể tham khảo các dòng máy in chất lượng cao tại maytinhgiaphat.vn để lựa chọn thiết bị phù hợp với nhu cầu in ấn của mình.

Cuối cùng là giấy in. Sử dụng loại giấy in thông thường, định lượng phổ biến khoảng 70gsm hoặc 80gsm là đủ. Đảm bảo giấy không bị ẩm, nhàu nát và được đặt đúng cách trong khay giấy của máy in. Việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố này sẽ tạo tiền đề thuận lợi để bạn thực hiện các bước in tờ khai thuế có chữ ký điện tử một cách hiệu quả nhất.

Hướng dẫn chi tiết cách in tờ khai thuế có chữ ký điện tử

Việc in tờ khai thuế đã ký điện tử đòi hỏi sự cẩn thận để đảm bảo chữ ký hiển thị rõ ràng và bản in chính xác. Dưới đây là các bước chi tiết để bạn thực hiện thành công. Quy trình này áp dụng phổ biến cho các tờ khai được xuất từ phần mềm HTKK hoặc tải về từ Cổng thông tin Thuế điện tử và mở bằng các phần mềm đọc file PDF hoặc eTaxViewer.

Bước 1: Tải và Mở File Tờ Khai Thuế Đã Ký

Nếu bạn sử dụng phần mềm HTKK để kê khai và ký số, sau khi ký thành công, bạn sẽ xuất tờ khai ra định dạng PDF. Thường thì phần mềm sẽ có chức năng “Kết xuất XML” và “Kết xuất PDF”. Hãy chọn “Kết xuất PDF”. Lưu file này vào một thư mục dễ tìm trên máy tính.

Nếu bạn kê khai và nộp qua Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax) hoặc dịch vụ T-van, sau khi hoàn thành việc ký và nộp, hệ thống sẽ cho phép bạn tải về bản sao tờ khai đã được ký số dưới dạng file PDF. Tìm và tải file này về máy tính của bạn.

Sau khi có file PDF tờ khai đã ký số, bạn cần mở file này bằng phần mềm đọc file PDF đã cài đặt trên máy tính. Đối với tờ khai tải về từ Cổng Thuế điện tử, nên ưu tiên mở bằng phần mềm eTaxViewer (do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí) để xem và kiểm tra chữ ký một cách tốt nhất. Nếu sử dụng tờ khai xuất từ HTKK, các phần mềm như Adobe Reader hoặc Foxit Reader cũng hoạt động tốt.

Bước 2: Kiểm Tra và Xác Thực Chữ Ký Điện tử Trên File PDF

Trước khi tiến hành in, việc kiểm tra chữ ký điện tử trên file PDF là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của tờ khai. Chữ ký điện tử sau khi ký thành công thường hiển thị dưới dạng một hình ảnh hoặc đoạn văn bản nhỏ trên tờ khai, thường nằm ở cuối tờ khai hoặc tại vị trí quy định.

Trong phần mềm đọc PDF (như Adobe Reader) hoặc eTaxViewer, bạn thường có thể nhấp vào vị trí chữ ký này. Khi nhấp vào, phần mềm sẽ hiển thị thông tin chi tiết về chữ ký, bao gồm người ký, thời gian ký, và trạng thái xác thực (ví dụ: “Chữ ký hợp lệ”). Hãy đảm bảo rằng chữ ký được báo là “Hợp lệ” và thông tin người ký là chính xác. Nếu chữ ký báo lỗi hoặc không hợp lệ, bản in sẽ không có giá trị. Nguyên nhân có thể do file bị chỉnh sửa sau khi ký, hoặc phần mềm/chứng thư số gặp vấn đề.

Việc kiểm tra này giúp bạn yên tâm rằng file PDF bạn đang chuẩn bị in là bản chính thức và đã được ký số đúng quy định. Nếu chữ ký không hiển thị hoặc không xác thực được trên màn hình, khả năng cao khi in ra cũng sẽ gặp vấn đề tương tự.

Bước 3: Truy cập Tùy Chọn In và Cấu Hình

Sau khi xác nhận chữ ký điện tử hiển thị hợp lệ trên màn hình, bạn tiến hành lệnh in. Thường thì bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + P (trên Windows) hoặc Command + P (trên macOS), hoặc vào menu “File” và chọn “Print” (In).

Hộp thoại in sẽ hiện ra. Tại đây, bạn cần cấu hình các tùy chọn in sao cho phù hợp:

  • Chọn máy in: Chọn đúng máy in đã được kết nối và sẵn sàng hoạt động.
  • Số bản in: Chọn số lượng bản in cần thiết.
  • Trang in: Chọn “All” (Tất cả) để in toàn bộ tờ khai, hoặc chỉ định số trang cụ thể nếu cần.
  • Kích thước trang và Xử lý trang (Page Sizing & Handling): Đây là một tùy chọn rất quan trọng. Thường nên chọn “Actual Size” (Kích thước thực) hoặc “Fit” (Vừa với khổ giấy) để đảm bảo định dạng tờ khai không bị xô lệch, mất nội dung. Tránh chọn các tùy chọn co giãn quá mức có thể làm mờ hoặc cắt mất phần chữ ký.
  • Hướng giấy (Orientation): Chọn hướng Portrait (Dọc) hoặc Landscape (Ngang) tùy thuộc vào bố cục của tờ khai để đảm bảo toàn bộ nội dung nằm gọn trong khổ giấy.
  • In bình luận và biểu mẫu (Print Comments and Forms): Tùy chọn này cực kỳ quan trọng đối với việc in chữ ký điện tử. Trong một số phần mềm đọc PDF, chữ ký điện tử được coi là một dạng “biểu mẫu” hoặc “chú thích”. Đảm bảo tùy chọn liên quan đến việc in biểu mẫu, chú thích hoặc dấu (stamps) được bật. Vị trí và tên gọi chính xác của tùy chọn này có thể khác nhau giữa các phần mềm (ví dụ: “Document and Stamps”, “Form Fields and Other”, v.v.). Hãy kiểm tra kỹ các tùy chọn nâng cao trong hộp thoại in.
  • In màu hoặc đen trắng: Nếu máy in của bạn hỗ trợ in màu và chữ ký điện tử của bạn có màu sắc riêng (ví dụ: màu đỏ, xanh), việc in màu có thể giúp chữ ký hiển thị rõ ràng và nổi bật hơn. Tuy nhiên, in đen trắng vẫn đảm bảo tính hợp lệ nếu chữ ký vẫn hiển thị rõ nét.

Bước 4: Xem trước bản in (Print Preview)

Trước khi nhấn nút “In”, hãy sử dụng chức năng “Print Preview” (Xem trước bản in) nếu phần mềm của bạn hỗ trợ. Chức năng này cho phép bạn xem trước bản in sẽ trông như thế nào trên giấy. Hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các trang, đặc biệt là trang có chứa chữ ký điện tử. Đảm bảo chữ ký hiển thị rõ ràng, không bị cắt mất hoặc quá mờ. Nếu bản xem trước trông không đúng, quay lại Bước 3 và điều chỉnh lại các tùy chọn in, đặc biệt là tùy chọn “In bình luận và biểu mẫu” và “Kích thước trang”.

Bước 5: Thực hiện lệnh In và Kiểm tra bản in vật lý

Sau khi đã cấu hình và xem trước ưng ý, nhấn nút “Print” (In) để gửi lệnh in tới máy in. Đợi máy in hoàn thành công việc.

Khi máy in đã xuất bản in, hãy kiểm tra kỹ lưỡng bản in vật lý.

  • Kiểm tra xem đã in đủ số trang chưa.
  • Nội dung trên bản in có sắc nét, dễ đọc không.
  • Quan trọng nhất, kiểm tra vị trí chữ ký điện tử. Chữ ký (dưới dạng hình ảnh hoặc văn bản) có hiển thị rõ ràng, đầy đủ và đúng vị trí không?

Nếu chữ ký hiển thị đầy đủ, sắc nét và nội dung tờ khai chính xác, quá trình in của bạn đã thành công. Nếu chữ ký bị mờ, mất nét, hoặc không hiển thị, bạn cần quay lại kiểm tra các tùy chọn in (đặc biệt là tùy chọn in biểu mẫu/chú thích và chất lượng in) hoặc kiểm tra lại máy in và mực/toner.

Quá trình này đòi hỏi sự chú ý đến các tùy chọn nhỏ trong hộp thoại in, nhưng một khi đã quen thuộc, bạn có thể in tờ khai thuế có chữ ký điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.

Xử lý các vấn đề thường gặp khi in tờ khai có chữ ký điện tử

Trong quá trình in tờ khai thuế đã ký điện tử, người dùng có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến. Nắm được nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Chữ ký điện tử không hiển thị khi in

Đây là vấn đề thường gặp nhất. Nguyên nhân chủ yếu là do phần mềm đọc PDF không được cấu hình để in các thành phần đặc biệt như biểu mẫu, chú thích hoặc dấu (trong đó chữ ký điện tử thường được định dạng).

  • Cách khắc phục: Khi mở hộp thoại in (Ctrl+P), tìm mục “Comments and Forms” (Bình luận và biểu mẫu) hoặc tương tự. Đảm bảo tùy chọn này được đặt là “Document and Stamps” (Tài liệu và dấu) hoặc “Document and Markups” (Tài liệu và đánh dấu) hoặc tương tự, thay vì “Document Only” (Chỉ tài liệu). Vị trí và tên gọi tùy chọn này khác nhau tùy thuộc vào phần mềm đọc PDF bạn sử dụng (Adobe Reader, Foxit Reader, eTaxViewer).

Một nguyên nhân khác có thể do lỗi hiển thị trên phần mềm. Hãy thử đóng và mở lại file PDF, hoặc mở bằng một phần mềm đọc PDF khác (ví dụ, nếu đang dùng Adobe Reader, thử mở bằng eTaxViewer hoặc Foxit Reader). Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất.

Bản in bị mờ, lệch dòng hoặc mất nội dung

Vấn đề này thường liên quan đến cài đặt in hoặc máy in vật lý.

  • Cách khắc phục:
    • Kiểm tra cài đặt kích thước trang: Trong hộp thoại in, đảm bảo bạn chọn “Actual Size” (Kích thước thực) hoặc “Fit” (Vừa với khổ giấy) thay vì tùy chọn phóng to/thu nhỏ không phù hợp.
    • Kiểm tra máy in: Đảm bảo máy in có đủ mực/toner. Nếu mực/toner yếu, bản in (bao gồm cả chữ ký) có thể bị mờ. Thực hiện bảo trì máy in như làm sạch đầu phun (đối với máy in phun) hoặc kiểm tra trống từ (đối với máy in laser).
    • Kiểm tra driver máy in: Driver lỗi thời hoặc không tương thích có thể gây ra lỗi định dạng khi in. Thử cập nhật driver máy in từ trang web của nhà sản xuất.
    • Chất lượng giấy: Giấy quá mỏng hoặc bị ẩm cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản in.

Tờ khai không mở được hoặc báo lỗi khi mở

Nếu không mở được file tờ khai, bạn không thể tiến hành in.

  • Cách khắc phục:
    • Tải lại file: File PDF có thể bị lỗi trong quá trình tải về hoặc kết xuất. Thử tải lại file từ nguồn gốc (eTax, T-van, HTKK).
    • Kiểm tra phần mềm: Đảm bảo bạn đang sử dụng đúng phần mềm để mở file (ví dụ: eTaxViewer cho file từ Cổng Thuế). Cập nhật phiên mềm lên phiên bản mới nhất.
    • Kiểm tra file có bị hỏng không: Thử mở file trên một máy tính khác hoặc bằng một phần mềm đọc PDF khác để xem file có bị hỏng không.

Chữ ký điện tử hiển thị trên màn hình nhưng không xác thực được

Vấn đề này liên quan đến tính hợp lệ của chữ ký trên file, không phải lỗi in ấn trực tiếp, nhưng nó ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của bản in.

  • Cách khắc phục:
    • Kiểm tra Token: Đảm bảo thiết bị chữ ký số (Token USB) được cắm vào máy tính và phần mềm quản lý Token đang chạy. Chữ ký chỉ có thể xác thực khi Token được nhận diện.
    • Kiểm tra Chứng thư số: Đảm bảo chứng thư số trên Token vẫn còn hiệu lực. Chứng thư hết hạn sẽ khiến chữ ký không hợp lệ.
    • Kiểm tra file: Đảm bảo file PDF không bị chỉnh sửa sau khi ký. Bất kỳ chỉnh sửa nhỏ nào cũng sẽ làm chữ ký báo lỗi “không hợp lệ”. Nếu nghi ngờ, hãy tải lại file gốc đã ký.
    • Cập nhật phần mềm: Đảm bảo phần mềm đọc PDF hoặc eTaxViewer của bạn là phiên bản mới nhất, hỗ trợ xác thực các loại chứng thư số hiện hành.

Việc kiên nhẫn kiểm tra từng bước và các tùy chọn cấu hình trong phần mềm đọc PDF/eTaxViewer và hộp thoại in là chìa khóa để khắc phục hầu hết các sự cố khi in tờ khai thuế có chữ ký điện tử.

So sánh In từ HTKK và In từ eTax/Dịch vụ T-van

Nguồn gốc của file tờ khai thuế có thể là từ phần mềm HTKK (dành cho một số loại tờ khai cũ hoặc tùy chọn của người dùng) hoặc từ Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax) hoặc các nhà cung cấp dịch vụ T-van (đối với hầu hết các loại tờ khai hiện nay). Mặc dù đều cho ra file PDF đã ký điện tử, có một vài điểm khác biệt nhỏ cần lưu ý khi in.

File PDF xuất từ HTKK sau khi ký số thường là bản mềm của tờ khai, có đính kèm thông tin chữ ký số. Việc hiển thị chữ ký trên file PDF này thường phụ thuộc vào cách HTKK tích hợp chức năng ký số và phần mềm đọc PDF bạn sử dụng. Các phần mềm đọc PDF thông thường như Adobe Reader hay Foxit Reader thường có thể mở và in file này.

Ngược lại, file PDF tờ khai tải về từ Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax) sau khi nộp thành công là bản sao tờ khai đã được cơ quan thuế tiếp nhận, có chứa dấu bưu điện điện tử và chữ ký điện tử của cả người nộp thuế và có thể có chữ ký của cơ quan thuế (tùy loại tài liệu). Các file này được thiết kế để hiển thị tốt nhất trên phần mềm eTaxViewer do Tổng cục Thuế phát hành. Việc mở file này bằng eTaxViewer giúp hiển thị rõ ràng thông tin bưu điện điện tử, trạng thái nộp và xác thực chữ ký một cách chính xác nhất theo chuẩn của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, về quy trình cách in tờ khai thuế có chữ ký điện tử từ cả hai nguồn này, các bước cơ bản là tương tự nhau: mở file bằng phần mềm phù hợp, kiểm tra chữ ký, truy cập lệnh in, cấu hình các tùy chọn in (đặc biệt là in biểu mẫu/chú thích để đảm bảo chữ ký hiển thị), xem trước và thực hiện in. Điểm khác biệt chính nằm ở việc bạn có thể cần sử dụng eTaxViewer để mở và kiểm tra file từ Cổng Thuế điện tử nhằm đảm bảo tính chính xác trước khi in, trong khi file từ HTKK có thể mở dễ dàng hơn bằng các phần mềm đọc PDF thông dụng khác.

Dù nguồn gốc file là gì, mục tiêu cuối cùng vẫn là tạo ra một bản in vật lý rõ nét, đầy đủ nội dung tờ khai và hiển thị rõ ràng phần chữ ký điện tử, đảm bảo giá trị pháp lý cho bản cứng.

Mẹo để bản in tờ khai có chữ ký điện tử đạt chất lượng cao nhất

Để đảm bảo bản in tờ khai thuế có chữ ký điện tử của bạn luôn đạt chất lượng tốt nhất, phục vụ hiệu quả cho mục đích sử dụng, hãy áp dụng các mẹo sau:

  • Sử dụng máy in chất lượng tốt và được bảo trì định kỳ: Một máy in ổn định, sắc nét là yếu tố tiên quyết. Máy in laser thường cho chất lượng văn bản và hình ảnh (chữ ký) tốt hơn so với máy in phun cho mục đích in tài liệu văn phòng. Đảm bảo máy in được vệ sinh, kiểm tra mực/toner thường xuyên để tránh bản in bị mờ hoặc có vệt bẩn. Việc đầu tư vào một máy in phù hợp với nhu cầu và khối lượng in ấn sẽ mang lại hiệu quả lâu dài.
  • Sử dụng giấy in chất lượng phù hợp: Giấy in quá mỏng (dưới 70gsm) có thể bị cong vênh, dễ rách và làm giảm độ sắc nét của bản in. Giấy in có định lượng từ 70gsm đến 80gsm là lý tưởng cho mục đích in tài liệu thuế.
  • Luôn xem trước bản in (Print Preview): Đây là bước không thể bỏ qua. Chức năng xem trước giúp bạn phát hiện sớm các lỗi định dạng, chữ ký bị cắt mất hoặc không hiển thị trước khi lãng phí giấy và mực. Hãy kiên nhẫn điều chỉnh các tùy chọn in cho đến khi bản xem trước trông hoàn hảo.
  • Kiểm tra tùy chọn in biểu mẫu/chú thích: Nhắc lại lần nữa vì đây là lỗi phổ biến nhất khiến chữ ký không hiển thị. Luôn đảm bảo tùy chọn in các thành phần đặc biệt này được bật trong phần mềm đọc PDF/eTaxViewer.
  • Cập nhật phần mềm: Đảm bảo phần mềm đọc PDF (Adobe Reader, Foxit Reader) hoặc eTaxViewer của bạn là phiên bản mới nhất. Các bản cập nhật thường sửa lỗi hiển thị và in ấn, cũng như hỗ trợ các chuẩn chữ ký số mới.
  • Cân nhắc in màu nếu cần: Nếu máy in của bạn hỗ trợ in màu và chữ ký điện tử trên file PDF gốc có màu sắc đặc trưng, việc in màu có thể giúp chữ ký nổi bật và dễ nhận diện hơn, tăng tính chuyên nghiệp cho bản in.
  • Lưu file PDF gốc an toàn: Bản in chỉ là bản sao vật lý. File PDF gốc đã ký điện tử mới là tài liệu điện tử có giá trị pháp lý đầy đủ. Hãy lưu trữ file này cẩn thận và sao lưu trên các thiết bị khác hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.

Áp dụng những mẹo này sẽ giúp bạn tạo ra những bản in tờ khai thuế có chữ ký điện tử không chỉ chính xác về nội dung mà còn đảm bảo hiển thị đầy đủ và rõ ràng các yếu tố pháp lý quan trọng.

Tương lai của việc nộp tờ khai thuế: Ít in hơn?

Xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ của Chính phủ và ngành thuế đang dần thay đổi cách thức tương tác giữa người nộp thuế và cơ quan thuế. Mục tiêu hướng tới là một môi trường hoàn toàn không giấy tờ, nơi tất cả các giao dịch, bao gồm cả việc nộp tờ khai, đều được thực hiện và lưu trữ dưới dạng điện tử.

Hiện nay, hầu hết các loại tờ khai thuế đã có thể nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin Thuế điện tử hoặc các dịch vụ T-van. Việc sử dụng chữ ký điện tử đã thay thế hoàn toàn chữ ký tay và con dấu truyền thống trên các hồ sơ nộp qua mạng. Hệ thống của cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các file điện tử này.

Trong tương lai, khi hạ tầng công nghệ và quy định pháp lý tiếp tục hoàn thiện, nhu cầu in ấn tờ khai thuế đã ký điện tử có thể sẽ giảm đi đáng kể. Các cơ quan, tổ chức khác cũng có thể chuyển sang tiếp nhận và xử lý tài liệu thuế dưới dạng điện tử trực tiếp từ người nộp thuế hoặc thông qua cổng thông tin dùng chung. Việc đối chiếu, kiểm tra thông tin cũng sẽ được thực hiện chủ yếu trên môi trường số.

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này cần thời gian và không phải tất cả các thủ tục hành chính hoặc yêu cầu từ các bên liên quan đều có thể chuyển đổi ngay lập tức. Vẫn sẽ có những trường hợp cụ thể cần đến bản in vật lý để lưu trữ, đối chiếu hoặc nộp cho các mục đích khác ngoài cơ quan thuế. Do đó, việc biết cách in tờ khai thuế có chữ ký điện tử vẫn là một kỹ năng cần thiết trong giai đoạn hiện tại và tương lai gần.

Xu hướng chung là giảm thiểu giấy tờ, tăng cường hiệu quả và minh bạch thông qua số hóa. Người nộp thuế nên làm quen và ưu tiên sử dụng các phương thức điện tử trong kê khai và nộp thuế, đồng thời vẫn trang bị kiến thức cần thiết để xử lý các tình huống đòi hỏi bản in vật lý khi có yêu cầu.

Việc nắm vững cách in tờ khai thuế có chữ ký điện tử là một kỹ năng quan trọng trong bối cảnh số hóa hoạt động thuế hiện nay. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về phần mềm và thiết bị, cùng với việc chú ý đến các tùy chọn cấu hình in ấn, đặc biệt là tùy chọn hiển thị chữ ký. Bằng cách tuân thủ các bước hướng dẫn chi tiết và áp dụng những mẹo để nâng cao chất lượng bản in, bạn có thể đảm bảo rằng bản in tờ khai thuế của mình hiển thị đầy đủ, rõ ràng chữ ký điện tử và có giá trị pháp lý cần thiết. Dù xu hướng tương lai hướng tới môi trường không giấy tờ, việc thành thạo kỹ năng in ấn này vẫn hữu ích trong nhiều tình huống.

Viết một bình luận