Việc quản lý và xử lý đơn hàng hiệu quả là yếu tố then chốt đối với những người kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử lớn như Lazada. Một trong những thao tác cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng là biết cách in đơn hàng Lazada một cách chính xác và nhanh chóng. Phiếu in đơn hàng không chỉ là tài liệu bắt buộc để gửi kèm theo sản phẩm cho đơn vị vận chuyển mà còn giúp người bán theo dõi, đối chiếu và quản lý kho hàng hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện thao tác này, áp dụng cho cả người bán và người mua trên Lazada.
Tại sao cần in đơn hàng Lazada?
Việc in đơn hàng Lazada mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt là đối với người bán. Đầu tiên và quan trọng nhất, phiếu in đơn hàng (thường là phiếu giao hàng hay mã vận đơn) là giấy tờ chính thức để bàn giao bưu kiện cho các đối tác vận chuyển của Lazada. Thiếu phiếu này, đơn hàng sẽ không thể được tiếp nhận và xử lý để gửi đến tay người mua.
Thứ hai, phiếu in đơn hàng chứa đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình vận chuyển bao gồm địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, thông tin sản phẩm, mã đơn hàng và mã vận đơn. Việc dán phiếu này lên bưu kiện giúp đơn vị vận chuyển xử lý nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót.
Ngoài ra, việc lưu trữ bản in của các đơn hàng đã xử lý còn phục vụ mục đích quản lý nội bộ. Người bán có thể dùng chúng để kiểm tra tồn kho, đối chiếu doanh thu, quản lý quy trình đóng gói và xử lý các yêu cầu đổi trả hoặc khiếu nại từ phía khách hàng một cách hiệu quả hơn. Đối với người mua, việc in hoặc lưu trữ thông tin đơn hàng (dù không phải mã vận đơn) cũng giúp họ dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng, đối chiếu khi nhận hàng và có thông tin cần thiết khi cần hỗ trợ từ Lazada.
Chuẩn bị trước khi in đơn hàng Lazada
Trước khi bắt tay vào việc in đơn hàng từ Lazada, bạn cần đảm bảo có đủ các yếu tố chuẩn bị cần thiết để quá trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là danh sách những thứ bạn cần chuẩn bị:
Đầu tiên, bạn cần có một thiết bị có kết nối internet ổn định. Đó có thể là máy tính bàn, laptop hoặc thậm chí là điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Việc truy cập vào tài khoản Lazada (qua website hoặc ứng dụng) là bước bắt buộc để xem và lấy thông tin đơn hàng.
Thứ hai, bạn cần có quyền truy cập vào tài khoản Lazada tương ứng với đơn hàng cần in. Đối với người bán, đó là tài khoản trên Lazada Seller Center. Đối với người mua, đó là tài khoản mua hàng cá nhân trên ứng dụng hoặc website Lazada.
Thứ ba, bạn cần một máy in đang hoạt động tốt. Máy in có thể là máy in laser hoặc máy in phun thông thường, đặc biệt phù hợp để in các loại phiếu giao hàng khổ A4 hoặc A5. Tuy nhiên, nếu bạn có lượng đơn hàng lớn, việc đầu tư một máy in nhiệt chuyên dụng để in tem nhãn mã vạch sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mực in đáng kể. Đảm bảo máy in đã được kết nối đúng cách với thiết bị của bạn và sẵn sàng để in.
Cuối cùng, hãy chuẩn bị giấy in phù hợp với loại máy in và khổ giấy bạn muốn sử dụng (ví dụ: giấy A4, giấy A5, hoặc giấy decal nhiệt chuyên dụng cho máy in nhiệt). Kiểm tra lượng giấy trong khay in để tránh gián đoạn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố này sẽ giúp bạn thực hiện quy trình in đơn hàng Lazada một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hướng dẫn chi tiết cách in đơn hàng Lazada
Để in đơn hàng Lazada, quy trình thực hiện sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào việc bạn là người bán hay người mua. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp:
Đối với người bán hàng trên Lazada (Sử dụng Seller Center)
Đây là trường hợp phổ biến nhất khi nói về việc in đơn hàng, bởi người bán cần phiếu giao hàng để gửi cho đơn vị vận chuyển.
Bước 1: Đăng nhập vào Lazada Seller Center
Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ của Lazada Seller Center. Nhập tên đăng nhập (email hoặc số điện thoại) và mật khẩu của bạn để đăng nhập vào hệ thống quản lý gian hàng.
Bước 2: Truy cập mục Quản lý đơn hàng
Sau khi đăng nhập thành công, tìm và chọn mục “Đơn hàng & Đánh giá” hoặc “Quản lý đơn hàng” trên thanh menu bên trái màn hình. Từ menu thả xuống (nếu có), chọn “Quản lý đơn hàng”.
Bước 3: Chọn đơn hàng cần in
Trong trang Quản lý đơn hàng, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các đơn hàng của mình. Các đơn hàng thường được phân loại theo trạng thái (Chờ xử lý, Sẵn sàng giao, Đã bàn giao, Đã giao hàng, Đã hủy, v.v.). Để in đơn hàng, bạn cần tìm các đơn hàng ở trạng thái cần xử lý, thường là “Chờ xử lý” hoặc “Sẵn sàng giao”.
Bạn có thể lọc theo thời gian, trạng thái hoặc tìm kiếm theo mã đơn hàng cụ thể.
Bước 4: In phiếu giao hàng/vận đơn
Sau khi đã tìm thấy đơn hàng cần in, bạn có hai lựa chọn chính:
- In từng đơn hàng: Tích chọn vào ô vuông bên cạnh đơn hàng đó. Sau đó, tìm nút “In” hoặc “In phiếu giao hàng/vận đơn”. Lazada sẽ tạo một file PDF chứa thông tin đơn hàng và phiếu giao hàng.
- In nhiều đơn hàng cùng lúc (In hàng loạt): Tích chọn vào ô vuông bên cạnh tất cả các đơn hàng bạn muốn in. Tìm nút “Hành động hàng loạt” hoặc tương tự, sau đó chọn “In phiếu giao hàng” hoặc “Tạo và in hàng loạt”. Hệ thống sẽ tổng hợp các phiếu giao hàng vào một file PDF duy nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian in ấn đáng kể nếu có nhiều đơn hàng.
Bước 5: Tùy chọn In và Cài đặt máy in
Sau khi file PDF được tạo, trình duyệt hoặc phần mềm đọc PDF sẽ mở ra. Chọn biểu tượng máy in hoặc nhấn Ctrl + P (trên Windows) hoặc Command + P (trên macOS) để mở cửa sổ cài đặt in.
Tại đây, bạn cần chú ý:
- Chọn đúng máy in: Đảm bảo bạn đã chọn máy in đang kết nối và hoạt động tốt.
- Chọn khổ giấy: Lazada thường cung cấp tùy chọn in trên khổ giấy A4, A5 hoặc định dạng tem nhãn nhiệt (Thermal Label). Chọn đúng khổ giấy phù hợp với máy in và giấy bạn đang sử dụng. Nếu dùng máy in nhiệt, hãy chọn tùy chọn in tem nhãn nhiệt do Lazada cung cấp (thường có kích thước phổ biến như 10x15cm).
- Cài đặt bố cục: Đảm bảo cài đặt bố cục in là “Thực tế” (Actual size) hoặc “Tùy chỉnh tỷ lệ” (Custom Scale) để đảm bảo mã vạch và thông tin không bị co giãn hoặc cắt xén.
- Số lượng bản sao: Chọn số lượng bản in cần thiết (thường là 1 bản cho mỗi đơn hàng).
Sau khi đã thiết lập xong các tùy chọn, nhấn nút “In”. Máy in sẽ bắt đầu in phiếu giao hàng.
Đối với người mua hàng trên Lazada
Người mua thường không cần in phiếu giao hàng/vận đơn, vì đây là trách nhiệm của người bán và đơn vị vận chuyển. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu lại thông tin chi tiết đơn hàng dưới dạng bản cứng hoặc PDF để tiện theo dõi hoặc làm bằng chứng, bạn có thể làm theo cách sau:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Lazada
Truy cập website hoặc mở ứng dụng Lazada và đăng nhập vào tài khoản mua hàng của bạn.
Bước 2: Vào mục Đơn hàng của tôi
Tìm và chọn mục “Tài khoản” (Account) trên ứng dụng hoặc tên tài khoản của bạn trên website. Chọn “Đơn hàng của tôi” (My Orders) để xem danh sách các đơn hàng đã đặt.
Bước 3: Tìm đơn hàng đã đặt
Cuộn xuống hoặc sử dụng bộ lọc để tìm đơn hàng cụ thể mà bạn muốn in thông tin.
Bước 4: Xem chi tiết đơn hàng
Nhấn vào đơn hàng để xem trang chi tiết. Trang này hiển thị thông tin về sản phẩm, giá cả, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, tình trạng đơn hàng, và đôi khi là thông tin vận chuyển cơ bản.
Bước 5: In thông tin đơn hàng
Từ trang chi tiết đơn hàng (trên trình duyệt web), bạn có thể sử dụng chức năng in của trình duyệt.
- Nhấn
Ctrl + P(trên Windows) hoặcCommand + P(trên macOS). - Trong cửa sổ cài đặt in, chọn máy in (hoặc chọn “Lưu dưới dạng PDF” nếu bạn chỉ muốn lưu bản mềm).
- Thiết lập các tùy chọn in và nhấn “In”.
Lưu ý rằng bản in này chỉ chứa thông tin chi tiết đơn hàng hiển thị trên trang web, không phải phiếu giao hàng chính thức mà người bán sử dụng để gửi hàng.
Các loại phiếu/tài liệu cần in khi bán hàng trên Lazada
Khi bán hàng trên Lazada, loại tài liệu chính mà bạn cần in đơn hàng Lazada là phiếu giao hàng (Shipping Label/Air Waybill). Phiếu này do Lazada tạo ra dựa trên thông tin đơn hàng và là giấy tờ bắt buộc phải dán lên bưu kiện trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Phiếu giao hàng chứa mã vạch của mã vận đơn, thông tin người gửi, người nhận, điểm đi, điểm đến và thông tin cơ bản về gói hàng.
Ngoài phiếu giao hàng, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và yêu cầu của pháp luật, người bán có thể cần in thêm:
- Hóa đơn (Invoice): Nếu bạn là doanh nghiệp có nghĩa vụ xuất hóa đơn, bạn cần tạo và in hóa đơn tài chính cho khách hàng. Tuy nhiên, hóa đơn này thường được tạo ra từ hệ thống kế toán của bạn, không phải trực tiếp từ Lazada Seller Center.
- Phiếu xuất kho/Phiếu đóng gói (Picking/Packing List): Đây là tài liệu nội bộ giúp bạn và nhân viên đóng gói kiểm tra và đóng gói đúng sản phẩm cho từng đơn hàng. Phiếu này liệt kê các mặt hàng trong một đơn hàng cụ thể. Một số người bán in phiếu giao hàng làm phiếu đóng gói luôn, trong khi những người khác tạo phiếu riêng biệt để tối ưu quy trình đóng gói.
Tập trung vào phiếu giao hàng là quan trọng nhất, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận chuyển đơn hàng từ bạn đến tay khách hàng.
Lưu ý quan trọng khi in đơn hàng Lazada
Để đảm bảo quá trình in đơn hàng Lazada diễn ra thuận lợi và hiệu quả, bạn cần chú ý đến một số điểm quan trọng sau đây:
Đầu tiên, luôn kiểm tra lại thông tin trên phiếu giao hàng trước khi in. Đảm bảo mã đơn hàng, mã vận đơn, thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại) và thông tin sản phẩm đều chính xác. Sai sót ở bước này có thể dẫn đến việc giao hàng chậm trễ, nhầm lẫn hoặc thậm chí là thất lạc đơn hàng.
Thứ hai, cài đặt máy in chính xác là cực kỳ quan trọng, đặc biệt là về khổ giấy và tỷ lệ in. Nếu in trên giấy A4 hoặc A5, hãy chọn đúng khổ giấy trong cài đặt in và đảm bảo tỷ lệ là 100% hoặc “Actual size” để mã vạch không bị biến dạng. Nếu sử dụng máy in nhiệt, hãy chắc chắn bạn đã chọn đúng định dạng tem nhãn nhiệt do Lazada cung cấp (thường có kích thước tiêu chuẩn) và cài đặt máy in cho phù hợp. Mã vạch cần rõ nét để đơn vị vận chuyển có thể quét dễ dàng.
Thứ ba, chất lượng giấy in cũng ảnh hưởng đến khả năng đọc mã vạch. Sử dụng loại giấy phù hợp (giấy A4/A5 thông thường hoặc giấy decal nhiệt chất lượng tốt) để đảm bảo bản in rõ ràng và không bị nhòe.
Thứ tư, sau khi in, dán phiếu giao hàng cẩn thận lên bưu kiện. Đảm bảo phiếu được dán phẳng, không bị nhàu nát, che khuất hoặc dán đè lên các thông tin quan trọng khác. Sử dụng băng dính trong suốt để bảo vệ phiếu in khỏi nước hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Cuối cùng, hãy lưu trữ bản mềm (file PDF) hoặc bản cứng (phiếu đã in) của các đơn hàng đã xử lý trong một khoảng thời gian nhất định. Việc này giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng đó.
Tối ưu quy trình in và đóng gói đơn hàng
Việc tích hợp quy trình in đơn hàng Lazada với quy trình đóng gói có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng lên.
Thay vì in từng đơn hàng một cách riêng lẻ, hãy tận dụng tính năng in hàng loạt (Batch Printing) trên Lazada Seller Center. Gom các đơn hàng cần xử lý trong ngày hoặc trong một khoảng thời gian nhất định và in tất cả phiếu giao hàng cùng lúc. Điều này giúp bạn chuẩn bị một tập phiếu in cho nhiều đơn hàng, sẵn sàng cho bước đóng gói.
Khi in hàng loạt, bạn có thể sắp xếp các phiếu in theo một thứ tự nhất định (ví dụ: theo thời gian tạo đơn, theo SKU sản phẩm phổ biến để lấy hàng nhanh hơn) để dễ dàng kết hợp với quy trình lấy và đóng gói sản phẩm từ kho.
Đối với người bán có khối lượng đơn hàng lớn, việc chuyển đổi từ máy in thông thường sang máy in nhiệt là một khoản đầu tư đáng cân nhắc. Máy in nhiệt sử dụng giấy decal nhiệt chuyên dụng và không cần mực in, giúp tiết kiệm chi phí vận hành về lâu dài. Tốc độ in của máy in nhiệt cũng nhanh hơn đáng kể so với máy in truyền thống, rất phù hợp để in tem nhãn mã vạch hàng loạt một cách nhanh chóng. Các loại máy in nhiệt thường được bán tại các cửa hàng cung cấp thiết bị văn phòng hoặc chuyên về giải pháp in ấn, như tại maytinhgiaphat.vn.
Thiết lập một khu vực làm việc riêng cho việc in ấn và đóng gói. Đặt máy in, giấy in, băng dính, kéo, vật liệu đóng gói (hộp, túi, xốp hơi, v.v.) ở những vị trí thuận tiện để tối ưu hóa di chuyển và thao tác. Luôn dán phiếu giao hàng ngay sau khi đóng gói hoàn tất để tránh nhầm lẫn giữa các bưu kiện. Quy trình làm việc mạch lạc giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo các đơn hàng được chuẩn bị sẵn sàng để bàn giao cho đơn vị vận chuyển một cách nhanh nhất.
Xử lý sự cố thường gặp khi in đơn hàng
Trong quá trình in đơn hàng Lazada, bạn có thể gặp phải một số sự cố kỹ thuật hoặc thao tác. Dưới đây là cách xử lý các vấn đề phổ biến:
-
Máy in không hoạt động hoặc không in được:
- Kiểm tra kết nối giữa máy tính/điện thoại và máy in (cáp USB, kết nối mạng Wi-Fi).
- Kiểm tra nguồn điện của máy in.
- Kiểm tra xem máy in có báo lỗi hết giấy, hết mực (đối với máy in phun/laser) hoặc hết giấy decal (đối với máy in nhiệt) hay không.
- Thử khởi động lại máy in và thiết bị của bạn.
- Kiểm tra trạng thái của máy in trong cài đặt hệ thống. Đảm bảo nó không ở trạng thái ngoại tuyến hoặc tạm dừng.
- Cập nhật driver máy in lên phiên bản mới nhất.
-
Phiếu in bị lỗi định dạng, mã vạch không rõ nét hoặc bị cắt xén:
- Kiểm tra lại cài đặt khổ giấy và tỷ lệ in trong cửa sổ in (như đã hướng dẫn ở phần trên). Đảm bảo chọn đúng khổ giấy (A4, A5, Thermal Label) và tỷ lệ 100% hoặc “Actual size”.
- Kiểm tra chất lượng giấy in và mực in (đối với máy in phun/laser).
- Vệ sinh đầu phun (đối với máy in phun) hoặc trống từ (đối với máy in laser) nếu bản in bị sọc hoặc nhòe.
- Nếu dùng máy in nhiệt, kiểm tra cuộn giấy decal có bị lệch hoặc kẹt không. Thử in trang test để kiểm tra chất lượng in nhiệt.
-
Không tìm thấy nút in trên Seller Center:
- Đảm bảo đơn hàng đang ở trạng thái cần in phiếu giao hàng (thường là “Chờ xử lý” hoặc “Sẵn sàng giao”). Đơn hàng ở trạng thái khác (đã bàn giao, đã giao, đã hủy) sẽ không có tùy chọn in phiếu giao hàng nữa.
- Thử làm mới trang web (refresh) hoặc đăng xuất rồi đăng nhập lại vào Seller Center.
- Kiểm tra xem bạn có đang sử dụng trình duyệt được hỗ trợ không (Chrome, Firefox là phổ biến nhất).
-
In sai thông tin đơn hàng:
- Nếu bạn in nhầm phiếu của đơn hàng này cho bưu kiện khác, hãy hủy phiếu in đó và in lại phiếu đúng. Dán đúng phiếu lên đúng bưu kiện.
- Nếu phát hiện thông tin đơn hàng trên hệ thống Lazada bị sai (ví dụ: sai địa chỉ khách hàng), bạn cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Lazada để được hướng dẫn cách xử lý (có thể cần hủy đơn và yêu cầu khách đặt lại nếu thông tin sai quá nghiêm trọng).
Việc hiểu rõ các lỗi phổ biến và cách khắc phục sẽ giúp bạn xử lý tình huống nhanh chóng, đảm bảo quy trình in và giao hàng không bị gián đoạn.
So sánh các phương pháp in đơn hàng (A4/A5 vs Tem nhãn nhiệt)
Khi bạn cần in đơn hàng Lazada, có hai phương pháp chính liên quan đến loại máy in và khổ giấy sử dụng: in trên giấy A4/A5 bằng máy in thông thường và in tem nhãn nhiệt bằng máy in nhiệt chuyên dụng.
In trên giấy A4 hoặc A5 là phương pháp phổ biến và dễ tiếp cận nhất, vì hầu hết mọi người đều sẵn có máy in laser hoặc máy in phun văn phòng. Lazada cung cấp các tùy chọn bố cục cho phép bạn in một hoặc nhiều phiếu giao hàng trên một tờ A4 hoặc một tờ A5. Ưu điểm của phương pháp này là chi phí đầu tư ban đầu thấp (do đã có sẵn máy in), và bạn có thể in kèm các tài liệu khác như phiếu đóng gói trên cùng một tờ giấy. Tuy nhiên, nhược điểm là bạn cần sử dụng băng dính để dán phiếu lên bưu kiện, việc này tốn thời gian hơn. Chi phí mực in cũng là một yếu tố cần cân nhắc nếu in số lượng lớn.
Ngược lại, in tem nhãn nhiệt sử dụng máy in nhiệt chuyên dụng và giấy decal nhiệt có sẵn lớp keo dán. Kích thước tem nhãn phổ biến là 10×15 cm, vừa vặn với thông tin cần thiết trên phiếu giao hàng của Lazada. Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là tốc độ in cực nhanh, không cần mực in (chỉ cần giấy nhiệt), và việc dán tem lên bưu kiện rất nhanh gọn, tiện lợi nhờ lớp keo có sẵn. Mã vạch in ra từ máy in nhiệt thường sắc nét và bền hơn. Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu cho máy in nhiệt cao hơn máy in văn phòng thông thường, và chỉ có thể in được trên giấy decal nhiệt. Tuy nhiên, nếu bạn có lượng đơn hàng ổn định và ngày càng tăng, máy in nhiệt sẽ là giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí vận hành về lâu dài. Lựa chọn giữa hai phương pháp này phụ thuộc vào quy mô kinh doanh và ngân sách đầu tư của bạn.
Việc nắm vững cách in đơn hàng Lazada là một kỹ năng cơ bản nhưng thiết yếu đối với bất kỳ ai tham gia vào hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử này. Từ việc chuẩn bị đầy đủ thiết bị, giấy tờ, đến việc thực hiện các bước in chi tiết trên Lazada Seller Center hay tài khoản mua hàng, mỗi giai đoạn đều cần sự cẩn thận và chính xác.
Chúng ta đã cùng nhau đi qua quy trình in phiếu giao hàng cho người bán, phiếu thông tin đơn hàng cho người mua, cũng như tìm hiểu về các loại tài liệu cần in và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót. Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa quy trình in ấn kết hợp với đóng gói, cùng với việc lựa chọn phương pháp in phù hợp (A4/A5 hay tem nhãn nhiệt), sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn. Xử lý nhanh chóng các sự cố in ấn thường gặp cũng là yếu tố giúp duy trì sự thông suốt trong khâu xử lý đơn hàng.
Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn đã nắm rõ cách in đơn hàng Lazada một cách thành thạo, từ đó quản lý các đơn hàng của mình hiệu quả hơn, đảm bảo hàng hóa được gửi đi nhanh chóng và chính xác đến tay người nhận. Điều này không chỉ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của gian hàng trên Lazada.