Người bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Lazada thường xuyên phải xử lý một lượng lớn đơn hàng mỗi ngày. Việc in thông tin đơn hàng hoặc nhãn vận chuyển là bước không thể thiếu trong quy trình đóng gói và giao nhận. Nắm vững cách in đơn hàng trên lazada không chỉ giúp bạn làm việc nhanh chóng, chính xác mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý. Bài viết này từ maytinhgiaphat.vn sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từ A đến Z để in đơn hàng Lazada một cách hiệu quả nhất.
Tại sao việc in đơn hàng Lazada lại quan trọng?
Việc in đơn hàng Lazada mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt đối với người bán hàng có số lượng đơn lớn. Phiếu in đơn hàng thường bao gồm các thông tin quan trọng như mã đơn hàng, tên sản phẩm, số lượng, thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng. Có bản in giúp người bán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu sản phẩm khi đóng gói, tránh nhầm lẫn hàng hóa giữa các đơn khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý đồng thời nhiều đơn hàng.
Bên cạnh đó, nhiều đơn vị vận chuyển yêu cầu người bán phải dán nhãn vận chuyển (shipping label) có mã vạch lên gói hàng. Nhãn vận chuyển này cần được in từ hệ thống của Lazada hoặc đơn vị vận chuyển liên kết. Việc in đúng nhãn giúp đơn vị vận chuyển quét mã và theo dõi đơn hàng một cách tự động, đẩy nhanh quá trình xử lý và giao hàng. Bản in đơn hàng cũng có thể dùng làm phiếu bảo hành hoặc hướng dẫn sử dụng đi kèm, tăng tính chuyên nghiệp và uy tín cho shop.
Chuẩn bị trước khi in đơn hàng Lazada
Trước khi tiến hành in đơn hàng từ Kênh người bán Lazada, bạn cần đảm bảo các yếu tố sau để quá trình diễn ra suôn sẻ và không gặp sự cố ngoài ý muốn. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tiết kiệm thời gian và tránh lãng phí giấy, mực.
Kiểm tra thiết bị in ấn
Máy in là công cụ không thể thiếu. Bạn cần đảm bảo máy in đang hoạt động bình thường, không báo lỗi. Hãy kiểm tra xem máy in đã được kết nối với máy tính hoặc mạng Wi-Fi (nếu là máy in mạng) một cách ổn định hay chưa. Driver máy in cũng cần được cài đặt đầy đủ và cập nhật phiên bản mới nhất để đảm bảo tương thích với hệ điều hành. Nếu sử dụng máy in nhiệt chuyên dụng để in nhãn vận chuyển, hãy kiểm tra tình trạng hoạt động của nó.
Đảm bảo kết nối mạng ổn định
Để truy cập vào Kênh người bán Lazada và tải thông tin đơn hàng, bạn cần có kết nối internet ổn định. Kết nối mạng yếu hoặc chập chờn có thể gây gián đoạn quá trình tải dữ liệu, dẫn đến việc không thể in đơn hàng hoặc thông tin bị thiếu. Hãy sử dụng kết nối Wi-Fi mạnh hoặc cáp mạng để đảm bảo đường truyền luôn ổn định.
Chuẩn bị giấy in và mực in
Hãy kiểm tra lượng giấy còn lại trong khay máy in và bổ sung nếu cần. Sử dụng loại giấy phù hợp với máy in của bạn (ví dụ: giấy A4 thông thường, giấy decal nhiệt cho máy in nhãn). Tương tự, kiểm tra mức mực hoặc toner còn lại trong máy in. Hết mực hoặc toner giữa chừng sẽ làm gián đoạn công việc và có thể gây khó khăn khi phải in lại. Nên có sẵn mực hoặc toner dự phòng để thay thế ngay khi cần thiết.
Hướng dẫn chi tiết cách in đơn hàng trên Lazada
Quy trình in đơn hàng trên Lazada chủ yếu được thực hiện thông qua Kênh người bán (Seller Center) trên trình duyệt web. Dưới đây là các bước cụ thể để bạn thực hiện.
Bước 1: Đăng nhập vào Kênh người bán Lazada
Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ Kênh người bán của Lazada. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của bạn để đăng nhập vào tài khoản người bán. Đảm bảo rằng bạn đang truy cập đúng trang web chính thức của Lazada để bảo mật thông tin tài khoản.
Bước 2: Truy cập mục “Đơn hàng”
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện quản lý của Kênh người bán. Tìm và click vào mục “Đơn hàng” (Orders) trên thanh menu bên trái hoặc trên trang chủ. Menu này có thể được sắp xếp theo các trạng thái đơn hàng khác nhau như “Chờ xử lý”, “Đã đóng gói”, “Đang giao hàng”, v.v.
Bước 3: Chọn đơn hàng cần in
Trong mục “Đơn hàng”, bạn sẽ thấy danh sách các đơn hàng hiện có. Bạn có thể lọc theo trạng thái đơn hàng (ví dụ: “Chờ xử lý” để in các đơn hàng mới), theo ngày, hoặc tìm kiếm theo mã đơn hàng cụ thể. Chọn đơn hàng mà bạn muốn in thông tin hoặc nhãn vận chuyển. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều đơn hàng cùng lúc nếu muốn in hàng loạt. Để chọn nhiều đơn hàng, đánh dấu vào ô vuông ở đầu mỗi dòng đơn hàng tương ứng.
Bước 4: Thực hiện thao tác in
Sau khi đã chọn (các) đơn hàng, tìm nút hoặc biểu tượng chức năng in. Vị trí của nút này có thể thay đổi tùy theo giao diện cập nhật của Lazada Seller Center, nhưng thường nằm ở phía trên danh sách đơn hàng hoặc trong menu tùy chọn khi bạn chọn một đơn hàng. Nút này có thể có tên như “In đơn hàng” (Print Orders), “In phiếu giao hàng” (Print Shipping Label), hoặc tương tự. Click vào nút này.
Bước 5: Tùy chỉnh cài đặt in
Sau khi nhấn nút in, hệ thống sẽ tạo ra một file PDF hoặc mở ra giao diện in trực tiếp của trình duyệt. Tại đây, bạn sẽ có các tùy chọn để tùy chỉnh cài đặt in. Chọn máy in đích (đảm bảo chọn đúng máy in bạn đã chuẩn bị). Chọn khổ giấy (thường là A4 cho phiếu đơn hàng, hoặc khổ giấy nhãn nhiệt phù hợp). Chọn số lượng bản in. Bạn cũng có thể chọn in tất cả các trang hoặc chỉ in các trang cụ thể. Kiểm tra bản xem trước (preview) để đảm bảo mọi thông tin đều hiển thị đầy đủ và chính xác trên trang in trước khi gửi lệnh in.
Bước 6: Hoàn tất quá trình in
Sau khi đã thiết lập xong các tùy chọn in, nhấn nút “In” (Print) trong cửa sổ cài đặt in. Máy in sẽ nhận lệnh và bắt đầu quá trình in. Hãy chờ máy in hoàn thành và kiểm tra lại bản in để đảm bảo chất lượng, không bị mờ, thiếu nét hay sai thông tin.
In nhiều đơn hàng cùng lúc
Đối với người bán có lượng đơn hàng lớn hàng ngày, việc in từng đơn hàng một sẽ rất tốn thời gian. Lazada Seller Center hỗ trợ in nhiều đơn hàng cùng lúc để tối ưu hiệu quả. Sau khi truy cập mục “Đơn hàng”, bạn chỉ cần tích chọn vào ô vuông của tất cả các đơn hàng mà bạn muốn in. Sau đó, tìm và click vào nút in như hướng dẫn ở Bước 4. Hệ thống sẽ tạo một tệp tin chứa thông tin hoặc nhãn vận chuyển của tất cả các đơn hàng đã chọn. Quy trình tùy chỉnh cài đặt in và hoàn tất quá trình in vẫn tương tự như khi in một đơn hàng, nhưng bạn cần chú ý kiểm tra lại số lượng trang in để đảm bảo không thiếu đơn nào.
In nhãn vận chuyển Lazada
Nhãn vận chuyển là một loại tài liệu in ấn rất quan trọng, thường có định dạng khác với phiếu đơn hàng thông thường. Nhãn vận chuyển chứa mã vạch mà đơn vị vận chuyển sẽ quét khi nhận hàng và trong suốt quá trình giao nhận. Để in nhãn vận chuyển, bạn thường sẽ thực hiện các bước tương tự như in đơn hàng, nhưng thay vì chọn “In đơn hàng”, bạn sẽ chọn “In phiếu giao hàng” (Print Shipping Label) hoặc tùy chọn tương tự. Nhãn vận chuyển thường có kích thước nhỏ hơn, phù hợp với máy in nhiệt chuyên dụng in khổ 10x15cm hoặc 8x8cm. Đảm bảo bạn chọn đúng máy in và khổ giấy phù hợp khi in nhãn vận chuyển để mã vạch được in rõ nét và có thể quét được. Việc in nhãn vận chuyển chính xác giúp đơn hàng của bạn được xử lý nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn bởi các đơn vị giao hàng.
Các lỗi thường gặp khi in và cách khắc phục
Trong quá trình in đơn hàng Lazada, bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục chúng.
Lỗi kết nối máy in
Máy tính không nhận máy in hoặc máy in báo offline là tình huống thường gặp. Đầu tiên, hãy kiểm tra lại dây cáp kết nối giữa máy tính và máy in (đối với máy in có dây) hoặc kiểm tra kết nối mạng Wi-Fi (đối với máy in mạng). Khởi động lại cả máy tính và máy in cũng là một cách đơn giản và hiệu quả để giải quyết nhiều vấn đề kết nối. Đảm bảo rằng driver máy in đã được cài đặt đúng và không bị lỗi thời. Bạn có thể gỡ bỏ và cài đặt lại driver từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in.
Lỗi định dạng đơn hàng khi in
Đôi khi, bản in có thể bị lệch dòng, thiếu thông tin, hoặc định dạng không đúng so với bản xem trước trên màn hình. Điều này có thể do cài đặt khổ giấy không phù hợp hoặc trình duyệt web đang gặp vấn đề. Hãy thử thay đổi cài đặt khổ giấy trong cửa sổ in, đảm bảo nó khớp với loại giấy bạn đang sử dụng. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy thử in từ một trình duyệt web khác (ví dụ: nếu đang dùng Chrome, thử dùng Firefox hoặc Edge) hoặc cập nhật phiên bản trình duyệt hiện tại.
Máy in hết mực hoặc kẹt giấy
Đây là những vấn đề vật lý liên quan đến máy in. Khi máy in báo hết mực/toner, bạn cần thay thế hộp mực/toner mới. Đảm bảo mua đúng loại mực/toner tương thích với model máy in của bạn. Đối với lỗi kẹt giấy, tắt máy in, cẩn thận mở các nắp che và nhẹ nhàng gỡ giấy bị kẹt ra. Kiểm tra kỹ các mảnh giấy nhỏ còn sót lại bên trong máy. Sau đó, đóng nắp và khởi động lại máy in. Để tránh kẹt giấy, hãy sử dụng giấy có chất lượng tốt và đặt giấy thẳng, không bị cong vênh trong khay.
Lời khuyên để in đơn hàng Lazada hiệu quả
Để tối ưu hóa quy trình in đơn hàng trên Lazada, bạn có thể áp dụng một vài lời khuyên sau. Hãy lên kế hoạch in đơn hàng theo đợt, ví dụ: in tất cả các đơn hàng phát sinh trong buổi sáng vào lúc trưa, và các đơn hàng phát sinh buổi chiều vào cuối ngày. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc in từng đơn lẻ. Sử dụng máy in có tốc độ in phù hợp với nhu cầu của bạn. Đối với các shop có lượng đơn lớn, đầu tư vào máy in có tốc độ cao và khả năng in hàng loạt tốt sẽ giúp ích rất nhiều. Cân nhắc sử dụng máy in nhiệt chuyên dụng nếu bạn thường xuyên phải in nhãn vận chuyển. Loại máy in này sử dụng giấy decal nhiệt, không cần mực và in rất nhanh, phù hợp để in số lượng lớn nhãn mác.
Hãy sắp xếp khu vực làm việc gọn gàng, đặt máy in ở vị trí thuận tiện và dễ dàng lấy giấy, thay mực. Kiểm tra lại thông tin đơn hàng trên Kênh người bán trước khi in để đảm bảo tính chính xác, tránh in nhầm hoặc in sai thông tin. Lưu trữ các bản in đơn hàng một cách có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Vai trò của thiết bị in ấn trong kinh doanh online
Thiết bị in ấn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh online, đặc biệt là trên các sàn thương mại điện tử như Lazada. Một chiếc máy in đáng tin cậy giúp người bán in ấn nhanh chóng các tài liệu cần thiết như đơn hàng, nhãn vận chuyển, hóa đơn, phiếu bảo hành. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng và hiệu quả hoạt động của shop.
Đầu tư vào một chiếc máy in phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh là cần thiết. Đối với shop nhỏ, một máy in laser trắng đen thông thường có thể đủ để in đơn hàng. Đối với shop lớn, máy in laser tốc độ cao hoặc máy in nhiệt chuyên dụng cho nhãn vận chuyển sẽ là lựa chọn tối ưu hơn. Việc duy trì thiết bị in ấn ở trạng thái tốt cũng quan trọng không kém, bao gồm việc sử dụng mực/toner chất lượng, bảo dưỡng định kỳ và xử lý kịp thời các sự cố. Để đảm bảo quy trình in ấn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc sở hữu các thiết bị in ấn chất lượng là rất quan trọng. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp in ấn tại maytinhgiaphat.vn. Sự ổn định của máy in góp phần đảm bảo quy trình đóng gói và vận chuyển hàng hóa diễn ra liên tục, từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Việc nắm vững cách in đơn hàng trên lazada là kỹ năng cần thiết giúp người bán hàng quản lý công việc hiệu quả hơn. Từ việc chuẩn bị thiết bị, thực hiện các bước trên Kênh người bán, cho đến việc xử lý các sự cố thường gặp, quy trình này không quá phức tạp nếu bạn làm theo hướng dẫn chi tiết. Hy vọng với những thông tin được chia sẻ, bạn sẽ thực hiện thành công việc in đơn hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh online của mình trên Lazada.