Sau khi hoàn tất nghĩa vụ nộp tờ khai thuế qua mạng, nhiều cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ bản cứng hoặc cần bản sao để đối chiếu. Việc biết cách in tờ khai thuế đã nộp qua mạng là kỹ năng cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể dễ dàng tải về và in ấn tờ khai thuế đã nộp thành công từ hệ thống eTax của Tổng cục Thuế, đảm bảo bạn có đầy đủ hồ sơ cần thiết cho việc quản lý thuế của mình.
Tại sao cần in tờ khai thuế đã nộp?
Việc nộp tờ khai thuế trực tuyến qua hệ thống eTax của Tổng cục Thuế mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng. Tuy nhiên, nhu cầu in bản cứng của các tờ khai này vẫn rất phổ biến và cần thiết vì nhiều lý do khác nhau. Đầu tiên, việc lưu trữ bản in giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân có một bộ hồ sơ vật lý, dễ dàng truy cập và đối chiếu bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào kết nối internet hoặc trạng thái hoạt động của hệ thống online. Bản in này có thể được sắp xếp, đóng quyển cùng với các chứng từ kế toán khác, tạo thành một hệ thống lưu trữ khoa học và truyền thống.
Thứ hai, bản in tờ khai thuế đã nộp thường được yêu cầu khi làm việc với các bên thứ ba. Ví dụ, khi nộp hồ sơ vay vốn ngân hàng, thực hiện các thủ tục hành chính yêu cầu chứng minh nghĩa vụ thuế, hoặc khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, thanh tra. Việc có sẵn bản in giúp quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, tránh được những gián đoạn không cần thiết. Bản in cũng có thể dùng để đối chiếu lại với dữ liệu trên hệ thống eTax hoặc dữ liệu kế toán nội bộ, giúp phát hiện sớm sai sót nếu có.
Bên cạnh đó, việc in tờ khai thuế đã nộp cũng phục vụ mục đích sao lưu dự phòng. Mặc dù dữ liệu trên hệ thống eTax được lưu trữ an toàn, việc có thêm một bản sao vật lý hoặc kỹ thuật số (dưới dạng file PDF đã tải về) là một biện pháp bảo đảm an toàn thông tin quan trọng. Trong trường hợp xảy ra sự cố về hệ thống hoặc cần truy cập dữ liệu khẩn cấp khi không có mạng, bản in hoặc file PDF đã lưu có thể là cứu cánh.
Cuối cùng, đối với nhiều kế toán viên hoặc chủ doanh nghiệp, việc xem xét và kiểm tra lại các số liệu trên bản in đôi khi dễ dàng và trực quan hơn so với việc xem trên màn hình máy tính. Bản in cho phép ghi chú, đánh dấu hoặc so sánh nhiều tờ khai cùng lúc một cách tiện lợi. Tóm lại, dù việc nộp thuế đã chuyển sang hình thức trực tuyến, nhu cầu và lợi ích của việc in tờ khai thuế đã nộp vẫn còn rất lớn.
Các bước chuẩn bị trước khi in
Để quá trình in tờ khai thuế đã nộp qua mạng diễn ra suôn sẻ, bạn cần thực hiện một số bước chuẩn bị cơ bản. Đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo bạn có tài khoản truy cập vào hệ thống Thuế điện tử (eTax) và còn nhớ thông tin đăng nhập, bao gồm Mã số thuế (MST) và mật khẩu. Hệ thống eTax có hai cổng riêng biệt cho cá nhân (etaxcn.gdt.gov.vn) và doanh nghiệp (etaxvn.gdt.gov.vn), vì vậy hãy chắc chắn bạn truy cập đúng cổng phù hợp với loại hình nộp thuế của mình.
Tiếp theo, bạn cần có một máy tính hoặc thiết bị có kết nối internet ổn định để truy cập vào hệ thống eTax. Hệ thống này hoạt động tốt nhất trên các trình duyệt phổ biến như Google Chrome, Mozilla Firefox hoặc Cốc Cốc. Đảm bảo trình duyệt của bạn đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất để tránh các vấn đề tương thích. Ngoài ra, trên máy tính cần cài đặt phần mềm đọc file PDF, chẳng hạn như Adobe Acrobat Reader hoặc Foxit Reader. Tờ khai thuế sau khi tải về từ eTax thường ở định dạng PDF, do đó, phần mềm này là bắt buộc để có thể mở và xem nội dung trước khi in.
Một yếu tố không thể thiếu là máy in. Bạn cần có một máy in hoạt động tốt và đã được kết nối đúng cách với máy tính (qua dây cáp USB hoặc mạng Wi-Fi/LAN). Đảm bảo máy in có đủ giấy và mực/mực in để hoàn thành công việc in ấn. Việc kiểm tra máy in trước khi bắt đầu quá trình tải và in tờ khai sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những phiền phức không đáng có. Nếu bạn đang tìm kiếm các thiết bị máy tính, máy in hoặc vật tư in ấn đáng tin cậy, bạn có thể tham khảo tại maytinhgiaphat.vn để có được những sản phẩm chất lượng phục vụ cho công việc của mình, bao gồm cả việc in ấn các tài liệu quan trọng như tờ khai thuế.
Cuối cùng, hãy dành một vài phút để kiểm tra lại kỳ tính thuế hoặc khoảng thời gian mà bạn muốn tìm kiếm tờ khai đã nộp. Việc xác định rõ thông tin này sẽ giúp quá trình tra cứu trên hệ thống eTax diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, tránh việc mất thời gian tìm kiếm trong một danh sách quá dài các tờ khai. Chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố trên sẽ đảm bảo bạn sẵn sàng thực hiện các bước tiếp theo một cách hiệu quả.
Hướng dẫn chi tiết cách in tờ khai thuế đã nộp qua mạng trên eTax
Quy trình in tờ khai thuế đã nộp qua mạng bao gồm các bước chính sau đây. Bạn sẽ cần truy cập vào hệ thống Thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế, thực hiện tra cứu tờ khai đã nộp, xem hoặc tải tờ khai về máy tính, và cuối cùng là thực hiện lệnh in từ file đã tải. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng bước, giúp bạn hình dung rõ ràng toàn bộ quá trình trên hệ thống eTax.
Đăng nhập vào hệ thống eTax
Bước đầu tiên là truy cập vào cổng Thuế điện tử phù hợp. Đối với cá nhân, hãy truy cập địa chỉ etaxcn.gdt.gov.vn. Nếu là doanh nghiệp, bạn cần truy cập etaxvn.gdt.gov.vn. Trên giao diện đăng nhập, bạn sẽ thấy các trường để nhập thông tin. Hãy nhập chính xác Mã số thuế (MST) của bạn vào trường tương ứng. Sau đó, nhập mật khẩu đã đăng ký với cơ quan thuế. Cuối cùng, nhập mã xác nhận (captcha) được hiển thị trên màn hình vào trường yêu cầu. Sau khi nhập đầy đủ và chính xác các thông tin, nhấn nút “Đăng nhập”. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống sẽ đưa bạn vào giao diện quản lý tài khoản thuế của mình.
Trường hợp gặp khó khăn khi đăng nhập, hãy kiểm tra lại MST và mật khẩu đã nhập. Lưu ý rằng mật khẩu phân biệt chữ hoa, chữ thường. Nếu đã thử nhiều lần mà vẫn không đăng nhập được, có thể bạn đã quên mật khẩu. Hệ thống eTax cung cấp chức năng “Lấy lại mật khẩu” để hỗ trợ bạn trong trường hợp này. Việc đăng nhập thành công là tiền đề để bạn có thể tiếp tục các bước tra cứu và in tờ khai.
Tra cứu tờ khai đã nộp
Sau khi đăng nhập thành công, bạn cần tìm đến chức năng tra cứu tờ khai đã nộp. Trên giao diện chính của hệ thống eTax, tìm đến menu “Tra cứu”. Tùy thuộc vào giao diện cụ thể (có thể thay đổi theo thời gian hoặc loại hình tài khoản), bạn sẽ thấy các tùy chọn tra cứu khác nhau. Hãy chọn “Tra cứu tờ khai”. Màn hình tra cứu tờ khai sẽ hiển thị các trường cho phép bạn lọc kết quả tìm kiếm. Đây là bước quan trọng để thu hẹp phạm vi và tìm thấy tờ khai cần thiết một cách nhanh chóng.
Các trường thông tin thường bao gồm:
- Loại tờ khai: Chọn loại tờ khai bạn muốn tra cứu (ví dụ: Tờ khai thuế GTGT, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai thuế TNDN…).
- Kỳ tính thuế: Nhập kỳ tính thuế hoặc khoảng thời gian nộp tờ khai (ví dụ: Tháng 01/2024, Quý I/2024, Năm 2023). Bạn có thể nhập từ kỳ đến kỳ để tra cứu trong một khoảng thời gian nhất định.
- Trạng thái: Chọn trạng thái “Đã nộp”. Điều này giúp hệ thống chỉ hiển thị những tờ khai mà bạn đã nộp thành công và có thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
Sau khi điền hoặc chọn các thông tin cần thiết vào các trường lọc, nhấn nút “Tra cứu”. Hệ thống sẽ xử lý yêu cầu và hiển thị danh sách các tờ khai phù hợp với tiêu chí bạn đã nhập. Danh sách này thường bao gồm các thông tin như tên tờ khai, kỳ tính thuế, ngày nộp, mã giao dịch thuế, và trạng thái nộp.
Xem và tải về tờ khai
Từ danh sách kết quả tra cứu, bạn sẽ thấy các tờ khai đã nộp. Hãy xác định tờ khai mà bạn muốn in dựa vào tên tờ khai và kỳ tính thuế. Bên cạnh mỗi tờ khai trong danh sách, hệ thống thường cung cấp các biểu tượng hoặc liên kết để xem hoặc tải về. Biểu tượng phổ biến nhất là biểu tượng hình kính lúp (Xem) hoặc biểu tượng mũi tên xuống (Tải về). Nhấn vào biểu tượng xem để xem trước nội dung tờ khai trên trình duyệt hoặc một cửa sổ mới.
Để tải tờ khai về máy tính, nhấn vào biểu tượng tải về. Hệ thống sẽ tải file tờ khai xuống định dạng PDF. Tên file thường là mã tờ khai hoặc sự kết hợp giữa tên tờ khai và kỳ tính thuế. Hãy chọn vị trí lưu file trên máy tính của bạn để dễ dàng tìm thấy sau này. Sau khi quá trình tải về hoàn tất, bạn sẽ có một file PDF chứa toàn bộ nội dung của tờ khai thuế đã nộp, bao gồm cả thông tin về chữ ký số (nếu có) và dấu xác nhận của cơ quan thuế về việc đã tiếp nhận tờ khai.
Việc tải về file PDF là bước trung gian quan trọng trước khi in. File này đảm bảo bạn có một bản sao số chính xác của tờ khai đã nộp, độc lập với hệ thống eTax sau này. Bạn có thể lưu trữ file này trên máy tính, sao chép sang các thiết bị lưu trữ khác hoặc gửi email cho người khác nếu cần thiết.
Mở và in tờ khai từ file PDF
Sau khi đã tải file tờ khai thuế về máy tính dưới định dạng PDF, bước tiếp theo là mở file này và thực hiện lệnh in. Hãy tìm đến thư mục nơi bạn đã lưu file PDF tờ khai thuế. Nhấp đúp vào file để mở nó bằng phần mềm đọc PDF đã cài đặt trên máy tính của bạn (ví dụ: Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader). Nếu máy tính của bạn chưa có phần mềm này, bạn cần tải về và cài đặt một trong số đó.
Khi file PDF tờ khai đã được mở, kiểm tra lại nội dung để đảm bảo đó là tờ khai bạn cần và thông tin hiển thị đầy đủ, không bị lỗi định dạng. Sau đó, tìm đến chức năng in của phần mềm. Thông thường, bạn có thể vào menu “File” và chọn “Print”, hoặc sử dụng phím tắt phổ biến là Ctrl + P (trên Windows) hoặc Command + P (trên macOS). Hộp thoại in sẽ xuất hiện, cho phép bạn cấu hình các tùy chọn in.
Trong hộp thoại in, hãy chọn máy in mà bạn muốn sử dụng từ danh sách các máy in đã được kết nối. Cấu hình các tùy chọn in khác như:
- Số lượng bản sao: Chọn số lượng bản sao cần in.
- Khổ giấy: Đảm bảo chọn đúng khổ giấy phù hợp với tờ khai (thường là A4).
- Hướng giấy: Chọn hướng dọc (Portrait) hoặc ngang (Landscape) sao cho phù hợp với định dạng của tờ khai để tránh bị cắt nội dung.
- Phạm vi in: Chọn in tất cả các trang hoặc chỉ in một số trang cụ thể nếu tờ khai dài.
- Cài đặt kích thước trang: Chọn tùy chọn “Kích thước thực tế” (Actual Size) hoặc “Vừa với khu vực in” (Fit to printable area) để đảm bảo nội dung không bị phóng to/thu nhỏ sai lệch. Tùy chọn “Vừa với khu vực in” thường được khuyến khích để tránh bị cắt nội dung do lề in.
Sau khi đã cấu hình xong các tùy chọn in, nhấn nút “In” để gửi lệnh in đến máy in của bạn. Máy in sẽ xử lý lệnh và bắt đầu in tờ khai ra giấy. Hãy kiểm tra bản in đầu tiên để đảm bảo mọi thứ đều chính xác trước khi in số lượng lớn (nếu cần).
Khắc phục một số lỗi thường gặp khi in tờ khai
Trong quá trình in tờ khai thuế đã nộp qua mạng, bạn có thể gặp phải một số lỗi hoặc khó khăn. Dưới đây là các vấn đề phổ biến và cách khắc phục chúng để quá trình in ấn của bạn được thuận lợi.
Một trong những lỗi thường gặp là không mở được file PDF sau khi tải về hoặc file bị lỗi hiển thị (mất chữ, sai font). Điều này có thể do file tải về bị lỗi trong quá trình truyền tải hoặc phần mềm đọc PDF trên máy tính của bạn đã cũ hoặc gặp vấn đề. Để khắc phục, hãy thử tải lại file tờ khai từ hệ thống eTax. Đảm bảo kết nối internet ổn định khi tải. Nếu vẫn bị lỗi, thử mở file bằng một phần mềm đọc PDF khác (ví dụ: nếu đang dùng Adobe Reader thì thử Foxit Reader hoặc ngược lại) hoặc cập nhật phần mềm đọc PDF hiện tại lên phiên bản mới nhất.
Vấn đề phổ biến khác là máy in không hoạt động hoặc bản in ra bị mờ, thiếu nét, sai màu. Đầu tiên, hãy kiểm tra lại kết nối giữa máy tính và máy in (dây cáp hoặc kết nối mạng). Đảm bảo máy in đã được bật nguồn và sẵn sàng (không báo lỗi trên màn hình máy in). Kiểm tra xem máy tính đã cài đặt đúng driver cho máy in đó chưa. Driver là phần mềm giúp máy tính giao tiếp với máy in, việc cài đặt hoặc cập nhật driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất máy in thường giải quyết được nhiều vấn đề in ấn. Nếu bản in bị mờ, hãy kiểm tra lượng mực hoặc mực in còn lại trong máy và thay thế nếu cần. Thực hiện vệ sinh đầu phun (đối với máy in phun) hoặc kiểm tra trống từ (đối với máy in laser) nếu vấn đề tiếp diễn.
Đôi khi, vấn đề nằm ở chính hệ thống eTax hoặc trình duyệt web. Hệ thống có thể đang bảo trì, quá tải, hoặc có lỗi tạm thời khiến việc tra cứu hoặc tải file gặp khó khăn. Trong trường hợp này, hãy thử truy cập lại sau một khoảng thời gian khác. Các vấn đề về trình duyệt (như cache đầy, lỗi plugin, hoặc cài đặt bảo mật chặn pop-up) cũng có thể ảnh hưởng. Thử xóa cache và cookie của trình duyệt, hoặc sử dụng một trình duyệt khác để truy cập eTax.
Cuối cùng, việc quên mật khẩu đăng nhập eTax là tình huống không mong muốn. Nếu bạn không thể đăng nhập để tra cứu tờ khai, hãy sử dụng chức năng “Lấy lại mật khẩu” trên trang đăng nhập của eTax. Quy trình này thường yêu cầu bạn cung cấp MST và địa chỉ email đã đăng ký để hệ thống gửi lại mật khẩu mới hoặc hướng dẫn đặt lại mật khẩu. Hãy làm theo hướng dẫn chi tiết trên hệ thống để lấy lại quyền truy cập tài khoản của bạn.
Lưu ý quan trọng khi in tờ khai thuế
Khi thực hiện cách in tờ khai thuế đã nộp qua mạng, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của bản in, cũng như bảo mật thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp. Việc tuân thủ những lưu ý này sẽ giúp bạn quản lý hồ sơ thuế hiệu quả và an toàn hơn.
Đầu tiên, luôn kiểm tra kỹ lưỡng nội dung của tờ khai đã tải về trước khi in. Mặc dù file PDF được tạo tự động từ hệ thống eTax, việc xem lại các thông tin cơ bản như kỳ tính thuế, loại tờ khai, các số liệu đã kê khai và đặc biệt là thông tin xác nhận nộp (như mã giao dịch, ngày nộp, trạng thái) là rất cần thiết. Điều này giúp bạn phát hiện sớm nếu có bất kỳ sự sai lệch nào giữa bản lưu và dữ liệu trên hệ thống.
Đối với các tờ khai nộp qua mạng sử dụng chữ ký số, file PDF của tờ khai đã nộp sẽ hiển thị thông tin về chữ ký số và trạng thái của chữ ký đó. Bản in sẽ thể hiện các thông tin này (có thể là hình ảnh chữ ký hoặc thông tin xác nhận về chữ ký số). Đây là bằng chứng cho thấy tờ khai đã được ký và nộp đúng quy định. Hãy đảm bảo rằng thông tin chữ ký số hiển thị đầy đủ trên bản in nếu tờ khai của bạn yêu cầu.
Bản in của tờ khai thuế đã nộp có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc khi được đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế. Tuy nhiên, để đảm bảo tính toàn vẹn, bạn nên lưu trữ bản in cẩn thận cùng với các chứng từ liên quan. Tránh làm rách, làm bẩn hoặc làm mất bản in này. Việc cất giữ hồ sơ khoa học giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết và phục vụ tốt cho công tác quyết toán hoặc kiểm tra thuế sau này.
Ngoài bản in giấy, việc lưu trữ file PDF tờ khai thuế đã tải về trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác (như ổ cứng di động, USB) là một biện pháp sao lưu tuyệt vời. Hãy cân nhắc tạo các bản sao lưu định kỳ và lưu trữ chúng ở những nơi an toàn, tránh các rủi ro như hỏng hóc thiết bị, mất dữ liệu do virus hoặc các sự cố khác. Đảm bảo rằng các thiết bị lưu trữ này được bảo vệ bằng mật khẩu nếu có chứa thông tin nhạy cảm.
Cuối cùng, khi sử dụng máy in, hãy đảm bảo rằng máy in của bạn hoạt động trong tình trạng tốt nhất. Sử dụng giấy in chất lượng phù hợp và mực in chính hãng để có được bản in rõ nét, bền màu. Việc bảo dưỡng máy in định kỳ cũng góp phần nâng cao chất lượng bản in và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Kết luận
Việc nắm vững cách in tờ khai thuế đã nộp qua mạng không chỉ giúp bạn lưu trữ hồ sơ một cách khoa học mà còn phục vụ cho các mục đích đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết. Thông qua các bước đơn giản trên hệ thống eTax, bạn hoàn toàn có thể tự mình tải về và in ấn tờ khai đã nộp một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố cần thiết và lưu ý những điểm quan trọng đã nêu, quá trình quản lý hồ sơ thuế của bạn sẽ trở nên thuận lợi và an toàn hơn. Hy vọng hướng dẫn chi tiết này từ maytinhgiaphat.vn sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách dễ dàng.