Việc nhận và quản lý hóa đơn điện tử cho các giao dịch hàng không, đặc biệt là vé máy bay Vietjet Air, ngày càng trở nên quan trọng đối với cá nhân lẫn doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử không chỉ là bằng chứng hợp lệ cho việc thanh toán mà còn là tài liệu cần thiết cho các thủ tục thanh toán, quyết toán thuế hoặc hoàn công tác phí. Đối với những người thường xuyên di chuyển bằng máy bay hoặc các bộ phận kế toán, việc nắm rõ cách thức để có được hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác là điều vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về quy trình nhận hóa đơn điện tử từ Vietjet Air, giúp bạn dễ dàng thực hiện thao tác này.
Hóa đơn điện tử vé máy bay là gì và tại sao lại cần thiết?
Hóa đơn điện tử vé máy bay là một tài liệu kỹ thuật số có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống, được phát hành bởi hãng hàng không (trong trường hợp này là Vietjet Air) cho khách hàng sau khi giao dịch mua vé được hoàn tất và thanh toán. Thông thường, hóa đơn này chứa đầy đủ thông tin chi tiết về chuyến bay, hành khách, giá vé, thuế, phí và thông tin của đơn vị phát hành hóa đơn. Hóa đơn điện tử thường được cung cấp dưới định dạng file PDF hoặc XML, có chữ ký số của hãng hàng không để đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý.
Sự cần thiết của hóa đơn điện tử vé máy bay được thể hiện qua nhiều khía cạnh. Thứ nhất, đối với các chuyến bay công tác, hóa đơn là chứng từ bắt buộc để làm thủ tục thanh toán lại chi phí với cơ quan, doanh nghiệp. Bộ phận kế toán sẽ yêu cầu hóa đơn hợp lệ để ghi nhận chi phí và thực hiện các thủ tục tài chính liên quan. Thứ hai, hóa đơn điện tử còn phục vụ cho mục đích kê khai thuế. Các doanh nghiệp cần hóa đơn này để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc ghi nhận chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật về thuế. Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng có thể được sử dụng làm bằng chứng về việc đã mua dịch vụ vận chuyển hàng không trong các trường hợp tranh chấp hoặc cần xác minh thông tin giao dịch. Việc có hóa đơn giúp người dùng quản lý chi tiêu cá nhân hiệu quả hơn, đặc biệt khi cần theo dõi ngân sách đi lại hoặc tổng hợp chi phí trong năm. Tóm lại, hóa đơn điện tử là một tài liệu không thể thiếu đối với nhiều mục đích khác nhau, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người mua vé.
Cách yêu cầu và nhận hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet Air
Vietjet Air, như hầu hết các hãng hàng không hiện đại, đã triển khai hệ thống phát hành hóa đơn điện tử để tạo thuận lợi tối đa cho khách hàng. Quy trình yêu cầu và nhận hóa đơn điện tử từ Vietjet Air thường được thực hiện trực tuyến thông qua website chính thức của hãng hoặc các kênh hỗ trợ khác. Việc này giúp khách hàng có thể chủ động lấy hóa đơn bất cứ lúc nào, giảm thiểu thời gian và công sức so với việc yêu cầu hóa đơn giấy truyền thống. Hệ thống trực tuyến cũng đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc cung cấp hóa đơn cho khách hàng. Khách hàng không cần phải đến trực tiếp văn phòng của hãng hàng không mà chỉ cần truy cập internet là có thể hoàn thành thủ tục yêu cầu hóa đơn một cách nhanh chóng.
Để yêu cầu hóa đơn điện tử từ Vietjet Air, bước đầu tiên bạn cần làm là truy cập vào website chính thức của hãng. Tại đây, Vietjet Air thường có một mục riêng dành cho việc yêu cầu hóa đơn hoặc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử. Vị trí của mục này có thể thay đổi theo thời gian hoặc giao diện website, nhưng thường nằm trong phần “Thông tin khách hàng”, “Quản lý đặt chỗ” hoặc “Hỗ trợ”. Bạn cần tìm đúng khu vực này để bắt đầu quy trình. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn cung cấp các thông tin cần thiết để xác định giao dịch của bạn, bao gồm mã đặt chỗ (mã code vé) và thông tin hành khách (như họ tên, địa chỉ email đã dùng khi đặt vé, hoặc đôi khi là số điện thoại). Mã đặt chỗ là thông tin quan trọng nhất để hệ thống có thể tìm kiếm và xác minh giao dịch của bạn. Mã này thường gồm 6 ký tự chữ và số, được cung cấp trong email xác nhận đặt chỗ mà Vietjet Air gửi cho bạn ngay sau khi thanh toán thành công.
Sau khi nhập mã đặt chỗ và thông tin hành khách, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp các thông tin chi tiết để xuất hóa đơn. Điều này bao gồm thông tin của đơn vị hoặc cá nhân nhận hóa đơn, chẳng hạn như Tên công ty (hoặc tên cá nhân), Mã số thuế (nếu là công ty), Địa chỉ và địa chỉ Email nhận hóa đơn. Đây là những thông tin bắt buộc để Vietjet Air có thể phát hành hóa đơn hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính. Bạn cần đảm bảo rằng các thông tin này được nhập chính xác để tránh sai sót trên hóa đơn, gây khó khăn cho việc sử dụng sau này. Việc nhập sai thông tin có thể dẫn đến việc hóa đơn bị từ chối bởi cơ quan thuế hoặc bộ phận kế toán của công ty bạn. Do đó, hãy kiểm tra kỹ lưỡng từng mục trước khi xác nhận gửi yêu cầu.
Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin và gửi yêu cầu, hệ thống của Vietjet Air sẽ xử lý yêu cầu của bạn. Thời gian để nhận được hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy thuộc vào thời điểm bạn gửi yêu cầu và khối lượng xử lý của hệ thống. Thông thường, hóa đơn sẽ được gửi đến địa chỉ email mà bạn đã cung cấp trong vòng một khoảng thời gian nhất định sau khi chuyến bay đã hoàn thành. Một số trường hợp có thể nhận được hóa đơn ngay sau khi gửi yêu cầu, trong khi những trường hợp khác có thể mất vài giờ hoặc thậm chí vài ngày, đặc biệt là vào các dịp cao điểm. Điều quan trọng là bạn cần kiểm tra kỹ hộp thư đến (bao gồm cả thư mục spam hoặc quảng cáo) của địa chỉ email đã đăng ký để tìm hóa đơn. Hóa đơn thường được gửi dưới dạng file đính kèm trong email.
Ngoài việc yêu cầu trực tuyến, trong một số trường hợp đặc biệt hoặc khi gặp sự cố với hệ thống online, bạn có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng của Vietjet Air qua tổng đài hoặc email để được hỗ trợ yêu cầu xuất hóa đơn điện tử. Nhân viên hỗ trợ sẽ hướng dẫn bạn quy trình cụ thể và có thể yêu cầu bạn cung cấp các thông tin xác thực khác để xử lý yêu cầu. Việc liên hệ trực tiếp cũng là cách tốt để giải quyết các vấn đề phức tạp liên quan đến hóa đơn, ví dụ như cần điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành hoặc yêu cầu hóa đơn cho các dịch vụ bổ sung đã mua. Luôn giữ lại mã đặt chỗ và các thông tin giao dịch liên quan sẽ giúp quá trình làm việc với bộ phận hỗ trợ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Những lưu ý quan trọng khi nhận và sử dụng hóa đơn điện tử Vietjet Air
Khi yêu cầu và nhận hóa đơn điện tử từ Vietjet Air, có một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hóa đơn của bạn có giá trị sử dụng. Thứ nhất là thời gian yêu cầu hóa đơn. Hầu hết các hãng hàng không, bao gồm Vietjet Air, chỉ cho phép yêu cầu hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định sau ngày bay. Khoảng thời gian này có thể là vài ngày hoặc tối đa là 30 ngày kể từ ngày hoàn thành chuyến bay, tùy theo quy định cụ thể của hãng và các quy định về hóa đơn của Bộ Tài chính. Việc yêu cầu hóa đơn quá hạn quy định có thể khiến yêu cầu của bạn bị từ chối. Do đó, bạn nên chủ động yêu cầu hóa đơn ngay sau khi chuyến bay kết thúc hoặc trong thời gian sớm nhất có thể.
Điểm lưu ý thứ hai là việc kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn sau khi nhận được. Bạn cần đối chiếu các thông tin như tên công ty/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ, ngày tháng, số tiền và chi tiết chuyến bay với thông tin đã yêu cầu. Bất kỳ sai sót nào cũng cần được thông báo ngay cho Vietjet Air để được điều chỉnh kịp thời. Việc sử dụng hóa đơn có thông tin sai lệch có thể gây khó khăn trong việc thanh toán hoặc quyết toán thuế. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng cần tuân thủ quy định về hóa đơn, thường yêu cầu phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Do đó, việc kiểm tra ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức sau này.
Thứ ba, hãy hiểu rõ về định dạng của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử của Vietjet Air thường được gửi dưới dạng file PDF hoặc file XML. File PDF là bản hiển thị mà bạn có thể dễ dàng đọc và in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet ra giấy nếu cần. Tuy nhiên, file XML là định dạng gốc có giá trị pháp lý để truyền nhận dữ liệu giữa các hệ thống. Để đảm bảo tính hợp lệ khi làm việc với cơ quan thuế hoặc các đối tác, đôi khi bạn cần phải cung cấp cả file XML hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng để đọc và kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn. Việc hiểu các định dạng này giúp bạn sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả và đúng mục đích.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng. Thay vì lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống, bạn cần lưu trữ hóa đơn điện tử trên các thiết bị lưu trữ kỹ thuật số như máy tính, ổ cứng ngoài hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây. Nên tạo các thư mục được sắp xếp hợp lý theo thời gian hoặc theo mục đích sử dụng để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Bạn cũng có thể sao lưu hóa đơn sang nhiều nơi khác nhau để phòng tránh mất mát dữ liệu. Theo quy định, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 10 năm), vì vậy việc có một hệ thống lưu trữ hiệu quả là điều cần thiết.
Cuối cùng, nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình yêu cầu, nhận hoặc kiểm tra hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Vietjet Air. Họ có các kênh liên lạc như tổng đài điện thoại, email, hoặc chat trực tuyến để hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Việc chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo quyền lợi của mình trong việc nhận được hóa đơn hợp lệ. Hệ thống chăm sóc khách hàng được thiết lập để hỗ trợ khách hàng trong mọi vấn đề liên quan đến dịch vụ bay, bao gồm cả các thủ tục hành chính như xuất hóa đơn.
In hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet: Từ file mềm ra bản cứng
Mặc dù là hóa đơn điện tử, trong nhiều trường hợp, bạn vẫn cần in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet ra bản giấy để thuận tiện cho việc lưu trữ, trình ký hoặc nộp cho bộ phận kế toán. Quá trình in hóa đơn điện tử từ file mềm (thường là PDF) khá đơn giản, tương tự như việc in bất kỳ tài liệu nào khác từ máy tính. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giá trị pháp lý chính thức của hóa đơn điện tử nằm ở file gốc có chữ ký số, không phải bản in ra giấy. Bản in chỉ mang tính chất tham khảo hoặc phục vụ mục đích nội bộ. Dù vậy, bản in vẫn cần rõ ràng và đầy đủ thông tin.
Để in hóa đơn điện tử, bạn cần có file hóa đơn điện tử đã nhận từ Vietjet Air (thường là file PDF), một máy tính hoặc thiết bị có kết nối máy in và một máy in hoạt động tốt. Đầu tiên, hãy mở file hóa đơn điện tử bằng phần mềm đọc file PDF phổ biến như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader hoặc trình duyệt web (như Chrome, Firefox, Edge). Hầu hết các hệ điều hành đều tích hợp sẵn trình đọc PDF hoặc bạn có thể tải về và cài đặt các phần mềm miễn phí này một cách dễ dàng. Khi file hóa đơn đã mở, hãy kiểm tra lại lần cuối thông tin trên hóa đơn để đảm bảo không có sai sót trước khi tiến hành in.
Tiếp theo, chọn chức năng in trong phần mềm hoặc trình duyệt bạn đang sử dụng. Thường là biểu tượng máy in hoặc menu “File” > “Print”. Cửa sổ cài đặt in sẽ hiển thị, cho phép bạn lựa chọn máy in, số lượng bản sao, khổ giấy, hướng giấy (dọc/ngang), và các tùy chọn nâng cao khác. Đối với hóa đơn, thông thường bạn chỉ cần in một bản trên khổ giấy A4 thông dụng. Hãy chắc chắn rằng máy in đã được kết nối và có đủ giấy, mực hoặc toner. Chọn máy in mà bạn muốn sử dụng từ danh sách các máy in đã được cài đặt trên hệ thống của bạn.
Trước khi nhấn nút “In”, bạn nên xem trước bản in (Print Preview) để kiểm tra bố cục và chắc chắn rằng toàn bộ nội dung hóa đơn nằm gọn trong trang giấy và không bị cắt xén. Điều chỉnh tỷ lệ in (Scale) hoặc tùy chọn “Fit to page” (Vừa với trang) nếu cần thiết để đảm bảo tất cả thông tin hiển thị rõ ràng. Sau khi đã thiết lập xong, nhấn nút “Print” để gửi lệnh in tới máy in. Máy in sẽ bắt đầu xử lý và cho ra bản in giấy của hóa đơn điện tử.
Việc in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet đòi hỏi máy in của bạn phải hoạt động ổn định để bản in sắc nét và dễ đọc. Một máy in chất lượng tốt cùng với mực in/toner chính hãng sẽ đảm bảo các chi tiết nhỏ trên hóa đơn, đặc biệt là mã vạch hay QR code (nếu có), được in rõ ràng. Đối với nhu cầu in ấn tài liệu văn phòng thường xuyên như hóa đơn, hợp đồng, báo cáo, việc sở hữu một thiết bị in đáng tin cậy là điều quan trọng. Bạn có thể tham khảo các loại máy in phù hợp với nhu cầu của mình tại maytinhgiaphat.vn. Chúng tôi cung cấp đa dạng các dòng máy in từ các thương hiệu uy tín, đáp ứng tốt các yêu cầu in ấn tài liệu chuyên nghiệp và cá nhân.
Những vấn đề thường gặp và cách xử lý khi nhận hóa đơn điện tử Vietjet Air
Trong quá trình yêu cầu và nhận hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet Air, người dùng có thể gặp phải một số vấn đề. Việc nắm rõ các sự cố thường gặp và cách khắc phục sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Một trong những vấn đề phổ biến nhất là không nhận được email chứa hóa đơn sau khi đã gửi yêu cầu thành công trên website của hãng. Nguyên nhân có thể là do email bị rơi vào mục spam, quảng cáo hoặc các thư mục phụ khác trong hộp thư của bạn. Do đó, việc kiểm tra kỹ tất cả các thư mục, bao gồm cả thư mục rác, là bước đầu tiên bạn cần làm.
Một nguyên nhân khác dẫn đến việc không nhận được hóa đơn là do nhập sai địa chỉ email khi gửi yêu cầu. Nếu bạn nhập sai một ký tự hoặc nhầm lẫn địa chỉ email, hóa đơn sẽ được gửi đến một địa chỉ không tồn tại hoặc không phải của bạn. Trong trường hợp này, bạn cần thực hiện lại quy trình yêu cầu hóa đơn và đảm bảo nhập đúng địa chỉ email. Nếu không thể yêu cầu lại qua hệ thống online, hãy liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của Vietjet Air để họ kiểm tra và gửi lại hóa đơn đến đúng địa chỉ email của bạn.
Vấn đề thứ ba thường gặp là thông tin trên hóa đơn bị sai lệch so với thông tin đã yêu cầu, ví dụ như sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ hoặc sai thông tin chuyến bay. Lỗi này có thể xảy ra do bạn đã nhập sai thông tin ban đầu hoặc do lỗi xử lý từ phía hệ thống. Khi phát hiện sai sót, bạn cần liên hệ ngay với Vietjet Air để yêu cầu điều chỉnh hóa đơn. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử yêu cầu hãng hàng không phát hành một hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định hiện hành. Hãy cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn gốc bị sai và thông tin chính xác cần điều chỉnh để quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng.
Đôi khi, hệ thống yêu cầu hóa đơn trực tuyến của Vietjet Air có thể gặp sự cố kỹ thuật hoặc đang trong quá trình bảo trì, khiến bạn không thể truy cập hoặc gửi yêu cầu. Trong tình huống này, bạn nên thử lại sau một khoảng thời gian ngắn. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, cách tốt nhất là liên hệ trực tiếp với tổng đài hỗ trợ của Vietjet Air để được thông báo về tình trạng hệ thống và hướng dẫn cách yêu cầu hóa đơn thông qua các kênh khác, ví dụ như qua email hoặc form yêu cầu đặc biệt. Đội ngũ hỗ trợ sẽ có thông tin cập nhật nhất về tình hình và có thể cung cấp giải pháp thay thế.
Cuối cùng, một số người dùng có thể nhầm lẫn giữa email xác nhận đặt chỗ/vé điện tử và hóa đơn điện tử. Vé điện tử chỉ là bằng chứng về việc bạn đã mua vé và có thông tin chuyến bay, nhưng nó không có giá trị pháp lý của một hóa đơn tài chính. Hóa đơn điện tử là một tài liệu riêng biệt, được phát hành sau và chứa đầy đủ thông tin theo quy định về hóa đơn. Hãy phân biệt rõ hai loại tài liệu này và đảm bảo rằng bạn đang yêu cầu đúng loại tài liệu cần thiết. Email chứa hóa đơn điện tử thường có tiêu đề rõ ràng liên quan đến “hóa đơn” hoặc “invoice” và có file đính kèm là hóa đơn dưới dạng PDF/XML.
Hóa đơn điện tử và giá trị pháp lý của bản in
Theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử tại Việt Nam, hóa đơn điện tử gốc là file dữ liệu được ký bằng chữ ký số của người bán (trong trường hợp này là Vietjet Air) và có giá trị pháp lý đầy đủ. Bản in của hóa đơn điện tử từ file này chỉ mang tính chất chuyển đổi từ định dạng điện tử sang định dạng giấy và không có giá trị pháp lý gốc. Điều này có nghĩa là, khi cần xuất trình hóa đơn cho các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, bạn có thể được yêu cầu cung cấp file hóa đơn điện tử gốc (file XML) thay vì chỉ bản giấy đã in ra. Tuy nhiên, trong nhiều giao dịch nội bộ của doanh nghiệp hoặc khi làm thủ tục thanh toán công tác phí thông thường, bản in hóa đơn vẫn được chấp nhận như một chứng từ đính kèm.
Mặc dù bản in không có giá trị pháp lý gốc, việc in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet vẫn rất hữu ích cho nhiều mục đích thực tiễn. Bản in giúp việc đối chiếu thông tin, lưu trữ hồ sơ giấy, hoặc trình ký các thủ tục nội bộ trở nên dễ dàng hơn. Khi in, hãy đảm bảo rằng bản in rõ ràng, không bị mờ nhòe, và chứa đầy đủ các thông tin quan trọng như thông tin người bán, người mua, chi tiết giao dịch, mã số thuế và mã tra cứu hóa đơn. Một số hóa đơn điện tử còn có mã QR hoặc mã vạch để dễ dàng tra cứu thông tin trực tuyến, do đó, việc in rõ ràng các mã này cũng là điều cần thiết.
Để bản in có độ tin cậy cao hơn, bạn nên in hóa đơn điện tử từ file PDF gốc đã nhận từ hãng hàng không. Không nên chỉnh sửa file PDF trước khi in, vì điều này có thể làm thay đổi nội dung gốc và ảnh hưởng đến tính chính xác của hóa đơn. Khi nộp bản in hóa đơn cho bộ phận kế toán hoặc các bên liên quan, bạn có thể cần giải thích rõ rằng đây là bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Một số đơn vị có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin về cách thức tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc trên website của Vietjet Air.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là, bất kể bạn có in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet ra giấy hay không, việc lưu trữ an toàn file hóa đơn điện tử gốc là điều bắt buộc. File gốc này cần được bảo quản cẩn thận trong suốt thời gian quy định theo luật kế toán và thuế. Việc mất mát file gốc có thể gây khó khăn nghiêm trọng khi cần truy xuất lại thông tin hoặc khi có kiểm tra từ cơ quan thuế. Do đó, hãy áp dụng các biện pháp sao lưu dữ liệu hiệu quả để đảm bảo an toàn cho các file hóa đơn điện tử quan trọng của bạn. Các giải pháp lưu trữ đám mây hoặc ổ cứng gắn ngoài đều là những lựa chọn phù hợp để bảo quản dữ liệu.
Tóm lại, bản in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet có giá trị sử dụng trong nhiều trường hợp thực tế, nhưng giá trị pháp lý gốc nằm ở file điện tử có chữ ký số. Hãy hiểu rõ sự khác biệt này để sử dụng hóa đơn một cách đúng đắn và hiệu quả nhất, đồng thời luôn chú trọng việc lưu trữ an toàn file gốc của hóa đơn điện tử.
Tra cứu và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử Vietjet Air
Một trong những ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử là khả năng tra cứu và xác minh tính hợp lệ một cách dễ dàng và minh bạch. Đối với hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet Air, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra thông tin và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn thông qua các cổng thông tin chính thức. Việc này giúp đảm bảo rằng hóa đơn bạn nhận được là thật, chưa bị chỉnh sửa và đã được đăng ký với cơ quan thuế. Quá trình xác minh thường chỉ mất vài phút và mang lại sự yên tâm cho người sử dụng.
Cách phổ biến nhất để tra cứu và xác minh hóa đơn điện tử là sử dụng Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế. Hầu hết các hóa đơn điện tử hợp lệ đều được báo cáo và lưu trữ trên hệ thống này. Bạn cần truy cập vào website của Tổng cục Thuế và tìm đến mục tra cứu hóa đơn. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập các thông tin cần thiết để tra cứu, bao gồm Mã số thuế của đơn vị bán (Vietjet Air), Mã số thuế của đơn vị mua (công ty hoặc cá nhân của bạn), Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, và Mã tra cứu hóa đơn (thường được in trên hóa đơn PDF). Nhập chính xác tất cả các thông tin này và nhấn nút tra cứu.
Kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm tình trạng hóa đơn (đã phát hành, đã hủy, đã điều chỉnh…), thông tin người bán, người mua, giá trị hóa đơn… Nếu thông tin hiển thị trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế khớp với hóa đơn bạn đang có, điều đó xác nhận rằng hóa đơn của bạn là hợp lệ. Nếu không tìm thấy hóa đơn hoặc thông tin hiển thị không chính xác, có thể có vấn đề với hóa đơn đó và bạn cần liên hệ với Vietjet Air để được hỗ trợ. Việc tra cứu trên Cổng Tổng cục Thuế là cách xác minh chính xác và đáng tin cậy nhất về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
Ngoài Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, một số hãng hàng không (bao gồm cả Vietjet Air) cũng cung cấp công cụ tra cứu hóa đơn điện tử trực tiếp trên website của họ. Công cụ này giúp bạn tra cứu hóa đơn chỉ bằng cách nhập mã đặt chỗ và một số thông tin hành khách. Mặc dù tiện lợi, việc tra cứu trên website của hãng chỉ nên xem là bước kiểm tra ban đầu. Để có xác minh pháp lý đầy đủ, bạn vẫn nên tra cứu trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế, vì đây là hệ thống quản lý tập trung của Nhà nước. Thông tin trên website của hãng có thể chưa được cập nhật kịp thời hoặc chỉ mang tính chất nội bộ của hãng.
Việc thường xuyên kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, đặc biệt là những hóa đơn có giá trị lớn hoặc dùng cho mục đích thanh toán quan trọng, là một thói quen tốt. Điều này giúp bạn chủ động phát hiện các sai sót hoặc vấn đề (nếu có) và kịp thời liên hệ với hãng hàng không để được hỗ trợ xử lý. Việc đảm bảo hóa đơn luôn hợp lệ sẽ giúp các thủ tục tài chính và kế toán của bạn diễn ra suôn sẻ, tránh được những rắc rối không đáng có liên quan đến chứng từ.
Kết luận
Việc in hóa đơn điện tử vé máy bay Vietjet hay chính xác hơn là nhận và sử dụng hóa đơn điện tử từ Vietjet Air là một quy trình cần thiết cho nhiều mục đích khác nhau, từ hoàn ứng công tác phí đến kê khai thuế. Bằng cách truy cập website chính thức của hãng, cung cấp mã đặt chỗ và thông tin người nhận hóa đơn, bạn có thể dễ dàng yêu cầu và nhận được hóa đơn điện tử qua email. Luôn kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn, lưu trữ file gốc cẩn thận và chủ động tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn trên các cổng thông tin chính thức sẽ giúp bạn quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp hiệu quả hơn. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình này, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Vietjet Air để nhận được sự giúp đỡ kịp thời.